Da Projektideen und -anforderungen die Grundlage für den Projekt- und Portfolio-Lebenszyklus bilden, wird der potenzielle Wert der Projektaktivitäten in Ihrem gesamten Unternehmen dadurch bestimmt, wie Sie die Projektaufnahme verwalten.
Vor der Ausführung tragen die richtige Auswahl, Priorisierung und Verwaltung der Projektanforderungen dazu bei, dass in die Projekte investiert wird, die den größten Nutzen haben. Es handelt sich dabei um die Projekte, die auf die effizienteste Art und Weise durchgeführt werden können, um einen maximalen ROI zu erzielen , und vor allem diejenigen, die zur Strategieumsetzung beitragen: zum Beispiel Projekte, die zur Erreichung von Geschäftszielen beitragen, Projekte mit dem Potenzial, gewünschte organisatorische Veränderungen auszulösen oder den Fortschritt des Unternehmens für die Entwicklung voranzutreiben.
Um den Wert der Projektinvestitionen zu maximieren, muss das PMO durch einen durchdachten Prozess unterstützt werden, und außerdem über professionelle Projektportfoliomanagement-Tools mit einer Reihe von Funktionen zum Verwalten von Ideen und Anforderungen verfügen.
Hier finden Sie eine Übersicht darüber, was Sie mit einer PPM-Software wie Sciforma erreichen können
Verbesserung der Projektaufnahme und der Auswahl der Projektanforderungen
Es sind jedoch die personellen, technischen und finanziellen Ressourcen, die nötig sind, um diese Ideen zum Leben zu erwecken, denn diese sind in der Regel begrenzt.. Sie brauchen also ein gut geöltes System, um die vielversprechendsten Projektideen und -anforderungen zu identifizieren – innerhalb eines akzeptablen Risikobereichs.
Zu diesem Zweck konsolidiert ein PPM-Tool alle Projektanforderungen über alle Abteilungen und Bereiche Ihres Unternehmens hinweg an einem einzigen Ort. Dies fördert den kollaborativen und umfassenden Ideenaustausch und die Zusammenstellung von Ideen, und macht es vor allem viel einfacher, die Spreu vom Weizen zu trennen.
Wenn Projektanforderungen anhand üblicher Beschreibungen und Bewertungen zusammengestellt und standardisiert werden, können sie verglichen werden. Das PMO kann Ideen somit auf einfache Weise bewerten und die guten, die anhand eines Business Case weiter bewertet werden sollten, von den nicht so guten unterscheiden. Das Tool zeigt Verbindungen an, um die Verwaltung von Abhängigkeiten und Einschränkungen zu vereinfachen.
Alle relevanten Stakeholder haben einfachen Zugriff auf einen Pool ständig aktualisierter Projektanforderungen, der kollaborativere Managementpraktiken ermöglicht, ohne dabei Kompromisse bei Objektivität und Konsistenz einzugehen.
Transformationsinitiative beteiligt hatte, war das IT-Büro mit einem massiven Zufluss von Projektanforderungen von Terrenas vielen Mitgliedsunternehmen konfrontiert. Es war also wichtig, dass die begrenzten Ressourcen den wichtigsten Projekten zugewiesen werden. Das Anforderungsmanagement mit Sciforma ermöglicht es der Genossenschaft, den strategischen Wert von Projekten zu bewerten, um zu entscheiden, welche weiter verfolgt werden sollen.
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Verbesserung der Priorisierung der Projektanforderungen und Kompromisse
Sobald Sie die besten Ideen identifiziert und ausgewählt haben, müssen Sie diese priorisieren. Auch hier zwingt Sie die Ressourcenknappheit, eine Wahl zu treffen!
Eine PPM-Lösung unterstützt das PMO mit erweiterten Bewertungsfunktionen, um die Bewertung potenzieller Projekte weiter zu verfeinern. Dazu gehören dynamische Bewertungsfunktionen für die Erstellung detaillierter Business Cases sowie die Möglichkeit, diese zu sortieren und anhand der wichtigsten Leistungsindikatoren, einschließlich Budget- und Finanzkennzahlen, zu bewerten.
Des Weiteren bietet ein Projektmanagement-Tool mit speziellen Funktionen für das Anforderungsmanagement konfigurierbare Vorlagen zur Bewertung und Planung verschiedener Projekttypen mit spezifischen Beschreibungsfeldern und Bewertungskriterien sowie Standardprojektfristen, Meilensteinen und Ressourcenanforderungen. Außerdem bekommen Projektteams eine Bibliothek mit Berichten, KPIs und Standardmethoden zur Verfügung gestellt.
Alles ist darauf ausgelegt, dem PMO einen umfassenden Überblick über Projektanforderungen und Business Cases zu geben, um fundierte und konsistente Entscheidungen zu unterstützen. Ein Tool mit klaren, übersichtlichen Dashboards und Analyseberichten erleichtert die Entscheidungsfindung und Verwaltung.
Für das Interkommunale Zentrum für Spezialversorgung in Lüttich (Intercommunale de soins spécialisés de Liège, ISoSL) hat die Verwaltung der Projektanforderungen in Sciforma die Projektaufnahme und den Arbeitsablauf erheblich verbessert. Führungskräfte können jetzt aufschlussreiche Kompromissentscheidungen treffen, die auf aktuellen, hochwertigen Daten basieren. Bessere und zeitnähere Entscheidungen haben zu einem beschleunigten Projektabschluss und einer verbesserten Strategieausrichtung geführt.
Lesen Sie mehr über die Erfahrungen von ISoSL mit Sciforma
Die Verwaltung von Projektanforderungen auf Portfolioebene
Es gibt kein völlig eigenständiges Projekt – schon allein aufgrund gemeinsamer Ressourcen zwischen Initiativen. Mit Sciforma können Sammlungen von Projekten als Portfolios oder Programme verwaltet werden. Mit den Funktionen für das Ideen- und Anforderungsmanagement können PMOs die relativen Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken einer Vielzahl von Aktivitäten im Zusammenhang mit einer Sammlung von Projekten bewerten.
Zu den Funktionen gehören n-zu-n-Verbindungen zwischen Ideen, Business Cases und Projekten, um die Sichtbarkeit und Transparenz zu erhöhen und ein vollständiges Bild des Projektportfolio-Lebenszyklus zu ermöglichen. Infolgedessen kann das PMO die Projektanforderungen anhand der Zusammensetzung, des Zustands, des Risikoprofils und der strategischen Eignung des Gesamtportfolios bewerten und dabei Einschränkungen und Abhängigkeiten zwischen den Projekten berücksichtigen.
Die Simulation mehrerer Was-wäre-wenn-Szenarien in einem oder mehreren Portfolios ermöglicht es, die Gesamtauswirkung verschiedener Verschiebungen in verschiedenen Bereichen anhand verschiedener Kriterien zu bewerten. Diese Simulationen können sowohl miteinander als auch mit Live-Projekten verglichen werden, um die gewonnenen Erkenntnisse zu maximieren.
Mit diesen Tools kann das PMO nicht nur die Projekte mit dem besten Potenzial auswählen und priorisieren, sondern auch aktuelle Projekte neu bewerten und priorisieren, um sie an organisatorische oder Marktveränderungen anzupassen.
Retraites Populaires, ein führender Anbieter von Lebensversicherungs- und betrieblichen Altersversorgungsprodukten in der Schweiz, haben Sciforma als Anlaufstelle für alles Projektbezogene auserkoren. Infolgedessen haben enorme Verbesserungen bei der Projektauswahl und -priorisierung das Portfoliomanagement in eine völlig neue Ära geführt, was die gewonnenen Erkenntnisse und die strategische Ausrichtung des Unternehmens angeht.
Optimieren Sie Ihr Projektanforderungsmanagement!
Da das Ideen- und Anforderungsmanagement den potenziellen Wert von Projektaktivitäten bestimmt, ist es für PMOs von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sie über die nötigen Mittel für deren Optimierung verfügen. Sie benötigen einen soliden und klaren Prozess, aber auch ein robustes Projektportfoliomanagement-Tool, das alle Funktionen bietet, die für datengesteuerte Entscheidungen erforderlich sind.
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Camélia Docquin
Camélia ist Sciforma's Marketing Manager für Europa und lernt gerne verschiedene Perspektiven des aktuellen Geschäftsumfelds und der Projektmanagement-Herausforderungen kennen, denen Unternehmen täglich gegenüberstehen. Zu ihren Hauptinteressen gehören: Innovation, digitale Transformation und Strategieumsetzung.