Was PPM für eine Organisation bedeutet

Die Methoden und Werkzeuge des Projektportfolio-Managements haben in letzter Zeit an Bedeutung gewonnen. Immer mehr Unternehmen und Organisationen haben in den letzten Jahren Projektmanagementbüros, professionelle PPM-Lösungstools und PPM-Prozesse implementiert. Viele andere Unternehmen haben jedoch Projekte durchgeführt und Portfolios von Projekten verwaltet, ohne auf die Unterstützung dedizierter Methoden und Teams zurückgreifen zu können. Und sie berichten, dass es ihnen gut geht.

Dies wirft die Frage auf, warum das Projektportfolio-Management als so wichtig angesehen wird? Lohnt es sich wirklich, bestimmte Prozesse zu definieren und zu implementieren, um Projektportfolios zu verwalten, in weitere Tools zu investieren, professionelle Portfoliomanager einzustellen — die, um es ganz offen zu sagen, selbst nichts produzieren — und möglicherweise ältere Praktiken oder etablierte Arbeitsweisen zu stören, um den PPM-Prozess zu einzuführen?

Wie immer im Geschäft gibt es keine vorgefertigte Antwort, denn es ist alles eine Frage der Wertschöpfung. Die Frage, die sich Organisationen, die sich fragen, ob sie PPM einführen sollen, stellen sollten, lautet: Würden die Vorteile und der Wert der Einführung von PPM-Prozessen und -Funktionen in der Organisation die Gesamtinvestition und die Kosten für das Änderungsmanagement überwiegen?

Versuchen wir, die Frage einzugrenzen, indem wir die Ergebnisse und Vorteile des Projektportfolio-Managements untersuchen.

Lassen Sie uns zunächst klar definieren, was wir unter PPM verstehen. Das Project Management Institute definiert Projektportfolio-Management als eine Disziplin, die „sich darauf konzentriert, die richtigen Projekte zur richtigen Zeit durchzuführen, indem Projekte als Portfolio von Investitionen ausgewählt und verwaltet werden“. Das Projektportfolio-Management soll Unternehmen dabei helfen, ihren begrenzten Pool von Ressourcen und Mitteln für die wertvollsten Projekte einzusetzen, um ihre strategischen Ziele umsetzbar zu machen.

In dieser Hinsicht unterscheidet sich PPM deutlich vom traditionellen Projektmanagement, bei dem es darum geht, die ordnungsgemäße Ausführung einzelner Projekte sicherzustellen. Erfolg bedeutet für reguläre Projektmanager, die Projekte in Schach zu halten, um eine termingerechte Lieferung innerhalb des Budgets und des Umfangs sicherzustellen.

Der PPM-Prozess hingegen geht weit über den Rahmen des regulären Projektmanagements hinaus. In der Tat können Praktizierende des Projektportfolio-Managements folgende Funktionen und Verantwortlichkeiten übernehmen wie:

• Auswahl, Überprüfung und Priorisierung der durchzuführenden Projekte und Initiativen
• Festlegung, ob und wann Projekte verschoben oder sogar abgebrochen werden sollen
• Aufbau ausgewogener, konsistenter Projektportfolios
• Bewertung des Geschäftswerts von Projekten, einschließlich finanzieller Maßnahmen
• Bewertung des Risiko-Chancen-Verhältnisses
• Sicherstellung der Projektausrichtung an strategischen Zielen
• Verwaltung von Projekten gemäß den Zielen und verfügbaren Ressourcen

Da diese Verantwortlichkeiten über die typischen Aufgaben traditioneller Projektmanager hinausgehen, erfordert der Projektportfolio-Management-Prozess möglicherweise Eingaben und Beiträge einer Vielzahl anderer Stakeholder und Unternehmensfunktionen: Betriebsleiter, Finanzmanager, Marketingexperten, Personalabteilungen usw. Dementsprechend erfordert der Einsatz von PPM die Implementierung breiterer, umfassenderer Prozesse, um diesem erweiterten Anwendungsbereich gerecht zu werden.

Kommen wir nun zum Kern der Sache und versuchen, die Vorteile abzubilden, die ein Unternehmen von der Einführung und Implementierung von Projektportfolio-Management-Methoden erwarten kann.

Bei der Planung von Projekten oder Programmen ist es von entscheidender Bedeutung, angemessene und erreichbare Erwartungen darüber zu setzen, was in welcher Zeit und zu welchen Kosten erreicht werden kann. In einem Projektportfolio-Management-Framework können Projektfachleute und -manager mit verschiedenen Stakeholdern und Teams im gesamten Unternehmen zusammenarbeiten, um realistische Projektzeitpläne auszuhandeln. Auf diese Weise können sie Erkenntnisse aus vergleichbaren Projekten, sowohl aus vergangenen als auch aus laufenden, nutzen, um sicherzustellen, dass Budget- und Lieferschätzungen weder zu ehrgeizig noch zu niedrig angesetzt sind. Dies ist besonders wichtig in Organisationen mit einem geringeren Projektmanagement-Reifegrad, in denen Aufgaben eher unterschätzt und Zeitpläne komprimiert werden, um die Lieferung zu beschleunigen. Es hilft der Organisation nicht nur, Projekte innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens zu liefern, sondern trägt auch dazu bei, die Qualität der Projektleistung und der Ergebnisse aufrechtzuerhalten.

Des Weiteren verfolgen und überwachen PPM-orientierte Portfoliomanager oder Projektmanagementbüros den Fortschritt aller Projekte im Portfolio, um eine dynamische Portfoliooptimierung im Laufe der Zeit sicherzustellen. Dazu implementieren sie Tools und Prozesse, um die verfügbaren Daten zu sammeln und zu konsolidieren, um einen klaren Überblick über den Projektzustand und die Projektleistung auf Portfolioebene zu erhalten. Auf diese Weise können sie verstehen, welche Projekte erfolgreich sind, welche aktiv zu den Zielen der Organisation beitragen, und können möglicherweise den Kurs korrigieren, um sicherzustellen, dass die Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden. Letztendlich ermöglicht PPM dem Unternehmen ein besseres Verständnis der Vorteile jeder seiner Investitionen in Projekte.

Kurz gesagt, bietet Projektportfolio-Management eine systematische Möglichkeit zur Erfassung und Weitergabe von Daten im Zusammenhang mit Projektaktivitäten im gesamten Unternehmen, sodass das Unternehmen schnellere und intelligentere Entscheidungen treffen kann.

Verwaltung der Komplexität im Maßstab

Die klare und umfassende Transparenz, die die Entscheidungsfähigkeit auf Portfolioebene dank PPM verbessert, wird spätestens dann unverzichtbar, wenn eine Organisation ihre Projektaktivitäten ausweitet.

Zu Beginn und in den frühen Phasen seiner Entwicklung kann ein junges Start-up oder kleines Unternehmen seine Projekte sehr gut mit einem traditionellen, projektorientierten Ansatz unter Verwendung von Excel oder anderen derartigen Tools verwalten. Durch kleinere Datenmengen, weniger Initiativen zum Verwalten und Koordinieren und weniger funktionsübergreifende Abhängigkeiten, sind grundlegende Desktop-Tools und Lösungen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten zur Verfolgung des Projektfortschritts möglicherweise ausreichend.

Doch was passiert, wenn durch Wachstum und Expansion größere Datenmengen zu analysieren sind und komplexere Verknüpfungen zwischen Projekten, Ressourcen und Funktionen entstehen? An einem bestimmten Punkt ihres Lebens- und Wachstumskurses werden Organisationen zu datenreichen Unternehmen. Wenn Sie Dutzende von Projekten über Standorte, Länder oder sogar Zeitzonen hinweg verwalten, reichen isolierte Microsoft Office-Tools möglicherweise nicht mehr aus, um zu verstehen, ob Ihre Projekte rentabel sind, auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet und auf dem richtigen Weg zum Erfolg sind. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass eine Verbreitung nicht konsolidierter Tabellenkalkulationen tatsächlich zu einem großen Problem für ein Unternehmen werden kann.

Angesichts der Notwendigkeit, eine wachsende Zahl von Abhängigkeiten und Termin- oder Ressourcenkonflikten zwischen zusammenhängenden Projekten zu managen, können Sie es sich einfach nicht leisten, auf die Transparenz zu verzichten, die Ihnen die Methoden des Projektportfolio-Managements bieten.

Das Projektportfolio-Management bietet nicht nur einen Einblick in den aktuellen Status der Projektportfolios, sondern auch in ihre zukünftigen Bedingungen. Ziel ist es, Ereignisse und Probleme im Voraus zu antizipieren, um schneller und angemessener reagieren zu können. Kurz gesagt, soll Projektportfolio-Management der Organisation helfen, von einem reaktiven zu einem proaktiven Ansatz für das Management von Projekten und Portfolios überzugehen.

Zu diesem Zweck nutzen Projektmanager, Portfoliomanager oder PMO-Manager prädiktive oder sogar präskriptive Funktionen und beschäftigen sich mit der Modellierung und Simulation von Was-wäre-wenn-Szenarien. Sie bemühen sich, zukünftige Kosten und Ausgaben zu antizipieren oder die Verfügbarkeit kritischer Ressourcen an die erwarteten Projektanforderungen anzupassen. Durch laufende Überwachung und Kontrolle achten sie auf schwache Signale, die darauf hindeuten könnten, dass ein Projekt von seinem beabsichtigten Kurs abzuweichen droht.

Eine weitere wichtige Facette des Projektportfolio-Managements ist ein strukturierter Umgang mit Risiken. Es ist immer verlockend vorzutäuschen, dass kein Risiko besteht. Tatsächlich aber ist die Berücksichtigung von Risiken für das erfolgreiche Management von Projektportfolios von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei komplexen Initiativen mit hohem Risiko. PPM-orientierte Organisationen definieren und implementieren einen soliden Prozess, um Risiken zu identifizieren, zu verwalten und zu mindern, um dadurch zu verhindern, dass Projekte aus der Bahn geraten und den verhältnismäßigen Wert des Portfolios zu erhalten. Dementsprechend zeichnen Portfoliomanager alle möglichen Bedrohungen auf. Sie führen eine detaillierte, quantifizierte Bewertung und Analyse der Risiken durch und entwickeln Strategien zur Risikominderung und Kontingenzplanung, um das Unternehmen vor Bedrohungen zu schützen.

Wie bereits erwähnt, tritt das Projektportfolio-Management einen Schritt zurück und betrachtet Projektportfolios als Ganzes, anstatt sich ausschließlich auf die Ausführungsspezifikationen und den täglichen Fortschritt einzelner Projekte zu konzentrieren. Dazu müssen wichtige funktionsübergreifende Entscheidungen getroffen werden – beispielsweise die Auswahl von Projekten –, die eine Abstimmung mit einer Vielzahl von Stakeholdern in verschiedenen Unternehmensabteilungen und -regionen erfordern.

Mit PPM können Projektmanagementbeauftragte oder Portfoliomanager die Projektaktivität im gesamten Unternehmen verwalten und leiten. Sie schaffen eine Vision für erfolgreiche Projektportfolios, halten die verschiedenen Teams zusammen, sichern die Unterstützung der Stakeholder für wichtige Initiativen und sorgen dafür, dass sich alle jederzeit einig sind, um sicherzustellen, dass das Unternehmen mit kontrolliert und zweckmäßig voranschreitet.

Der PPM-Prozess hilft bei der Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten über Funktionen und Teams hinweg, indem mithilfe methodischer Tools wie RACI-Diagrammen klare Verantwortungsbereiche festgelegt werden. Es hilft dabei, die Kluft zwischen Teams mit unterschiedlichen Kulturen, Ansätzen und Prioritäten zu überbrücken – zum Beispiel, um kreative Mitarbeiter und Personal in der Entwicklung, die normalerweise unterschiedliche Ziele verfolgen, zu einer gemeinsamen Vision zusammenzubringen. Es stellt sicher, dass jeder im Unternehmen zur richtigen Zeit das Richtige tut.

Im Rahmen dieser Zusammenhalt-bildenden Rolle bieten PMOs in der Regel Schulungen oder Coachings an und bemühen sich, Teams auf Organisationsebene zu inspirieren. Des Weiteren bietet das Projektportfolio-Management Frameworks, um eine konstante Qualität der Projektleistung und der Ergebnisse sicherzustellen.

Strategische Ausrichtung

Das Projektportfolio-Management fördert nicht nur die horizontale Ausrichtung über Geschäftsbereiche, Abteilungen und Teams hinweg, sondern auch die vertikale Ausrichtung, indem die Projektausführung wieder mit auf die strategischen Ziele der Organisation ausgerichtet wird.

Durch die zentralisierte Verwaltung von Portfolios können Führungskräfte und Manager sicherstellen, dass ein angemessener Plan vorhanden ist, um Geschäftsmöglichkeiten wirklich zu nutzen und strategische Ziele zu erreichen. Dies beinhaltet die Auswahl und Priorisierung der Projekte, die am wahrscheinlichsten strategieorientierte Vorteile bieten, die Überprüfung der Projektportfolios im Laufe ihres Lebenszyklus, um die Überwachung sicherzustellen, sowie eventuell erforderliche Kurskorrekturen. Dank der Vogelperspektive auf alle Projekt- und Portfolioaktivitäten können Führungskräfte effiziente Entscheidungen treffen, um Projekte, Programme und Operationen an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten – auch wenn dies bei Bedarf strategische Kürzungen erforderlich machen kann.

Eine effektive, konsistente und erfolgreiche Bereitstellung des Projektportfolio-Management-Prozesses im gesamten Unternehmen erfordert die Unterstützung von wichtigen Supportern, darunter ein formelles PMO (Projektmanagementbüro) und ein robustes, industrietaugliches PPM-Tool.

Für Organisationen, die noch nicht über ein solches verfügen, kann die Einrichtung eines Projektmanagementbüros die Implementierung von PPM-Methoden und -Prozessen erheblich erleichtern.

Ein Projektmanagementbüro ist dafür verantwortlich, einheitliche Standards und Best Practices für die Verwaltung von Projekten, Programmen und Portfolios festzulegen und aufrechtzuerhalten. Das PMO ist traditionell für die Überwachung der Projektaktivitäten auf Unternehmensebene zuständig, einschließlich der Auswahl der Projekte und ihrer Platzierung in Portfolios. Insgesamt fungiert das PMO als zentraler Knotenpunkt für PPM-bezogene Aktivitäten.

Aufgrund dieser zentralen Rolle und Aufsichtskapazität ist das PMO am besten in der Lage, die Einführung und Verbreitung von PPM-Methoden voranzutreiben und zu koordinieren.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Rolle eines Projektmanagementbüros besteht darin, die Änderungen zu verwalten, die durch die Prozessverbesserung entstehen. Dementsprechend führt ein PMO Schulungen und Coachings für verschiede Nutzergruppen durch. Außerdem wird sichergestellt, dass Projektmanager und Projektteams über die Informationen, Ressourcen und Tools verfügen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Aus diesem Grund besteht eine der ersten Maßnahmen neu eingerichteter PMOs in der Regel darin, ein professionelles Projektportfolio-Management-Tool zu erwerben. Die PPM-Software zentralisiert und konsolidiert projektbezogene Informationen, um den PPM-Prozess zu ermöglichen. Es liefert die unschätzbaren Daten, die erforderlich sind, um den Fortschritt zu verfolgen, den Zustand von Projekten und Portfolios zu bewerten sowie Analysen und Simulationen durchzuführen. Intelligente Analysefunktionen erweitern die Fähigkeit von PMO-Leitern, intelligente und fundierte Entscheidungen zu treffen und den PPM-Prozess des Unternehmens auf eine höhere Stufe zu bringen.

Kurz gesagt, ist die Unterstützung einer leistungsstarken Plattform entscheidend für die erfolgreiche Implementierung der Projektportfolio- Management-Methoden in einem Unternehmen.

Projektportfolio-Management ist eine Disziplin und ein Prozess, der die Erfolgschancen projektorientierter Organisationen erheblich verbessern kann – insbesondere solcher, die eine große Anzahl kritischer Projekte durchführen.

Durch die Transparenz und Konsistenz der Projektmanagementaktivitäten hilft PPM dabei, klare Ziele zu definieren und zu verfolgen, eine realistische Planung zu gestalten, die Ressourcenzuweisung zu optimieren, die Qualität der Ergebnisse zu verbessern und vor allem die strategische Ausrichtung der Projekte sicherzustellen. Tatsächlich hat eine Studie des Project Management Institute ergeben, dass Unternehmen, die das Projektmanagement als strategische Kompetenz unterbewerten, im Durchschnitt 50 % mehr gescheiterte Projekte verzeichnen.

 

Wichtige Schlussfolgerungen

• Projektportfolio-Management hat einen viel größeren Umfang als traditionelles Projektmanagement, das sich in erster Linie darauf konzentriert, einzelne Projekte von Termin, Budget und Umfang zu liefern.
• Projektportfolio-Management ist ein unternehmensweiter Prozess und umfasst eine Vielzahl verschiedener Beteiligter.
• Durch die ordnungsgemäße Implementierung von PPM-Prozessen wird die Verwaltung von Projektportfolios transparenter, vorausschauender und besser ausgerichtet, wodurch messbare Verbesserungen für viele Geschäftsergebnisse erzielt werden.
• Für Unternehmen, die Projektportfolio-Management implementieren möchten, ist es eine gute Idee, ein Projektmanagementbüro einzurichten und ein professionelles PPM-Softwaretool zu erwerben.

Weitere Informationen zu PPM-Tools finden Sie hier:

• Vom Projektmanagement zum Projektportfolio-Management
• Einfache Möglichkeiten und Tipps, um komplexe Portfolios zu bewältigen
• PPM, PMO, EPMO, PgMO, PPMO… Akronyme des Projektmanagements