Wie erstelle ich ein Arbeitsmodell für das Ressourcenmanagement?

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

• Ressourcenmanagement und -zuteilung sind wichtige Aufgabenfelder im Projektmanagement.
• Da im Ressourcenmanagement zahlreiche Variablen auftreten, existiert dafür kein Universalmodell. Eine Reihe von Faktoren wirken zusammen und sollten bei der Auswahl des für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Modells berücksichtigt werden.
• Um die notwendige Akzeptanz zu gewährleisten, hat es sich als Best Practice bewährt, das Ressourcenmanagementmodell nach der Entscheidung in einer Charta zu formalisieren.

Festlegung und Implementierung eines Ressourcenmanagementmodells, das optimal zu Ihrem Unternehmen passt

Eines der wichtigsten Anliegen für jedes Projektmanagementbüro ist die Optimierung der Ressourcenzuteilung und des Ressourcenmanagements. Ein meist begrenzter Ressourcenpool soll so verteilt werden, dass maximaler Wert und Nutzen für ein Unternehmen erzielt werden. Wie Sie Ihre wichtigsten Ressourcen verwenden, wirkt sich unmittelbar auf die Rentabilität Ihres Unternehmens aus. Damit steht nichts weniger als dessen Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit auf dem Spiel.

Das Ziel ist klar: Sie müssen Ihre Ressourcen optimal auslasten und sicherstellen, dass den Projekten, die den größten Mehrwert erzielen, die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Nicht ganz so klar ist, wie dieses Ziel erreicht werden kann. Ressourcenmanagement ist eine komplexe Aufgabe mit vielen verschiedenen Variablen. Daher existieren zahlreiche, verschiedene Ressourcenmanagement- und -zuteilungsmodelle.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die verschiedenen Optionen und Hinweise dazu, wie Sie das für Ihren Bedarf am besten geeignete Modell auswählen können.

Ressourcenzuteilung durch Projektmanager oder durch Ressourcenmanager

Wenn Projektmanager ihre eigenen Ressourcen ohne Unterstützung eines dedizierten Ressourcenmanagers verwalten, können Sie Ressourcen ohne weitere Abstimmung zuteilen. Sie müssen lediglich ermitteln, welche Ressource Sie benötigen und sicherstellen, dass sie verfügbar ist.

Sobald jedoch ein Ressourcenmanager ins Spiel kommt, müssen beide – Projekt- und Ressourcenmanager – zusammenarbeiten, Beschränkungen im Projekt und bei den Ressourcen abgleichen und sich über die beste und effizienteste Lösung verständigen.

Meist formulieren die Projektmanager ihre Anforderungen. Auf dieser Grundlage analysieren die Ressourcenmanager benötigte Kapazitäten und schlagen geeignete Ressourcen zur Zuteilung vor. Akzeptiert der Projektmanager den Vorschlag, kann er die zugeteilten Ressourcen in das Projekt aufnehmen.

In einigen Fällen übernehmen Ressourcenmanager die Arbeitsorganisation auch selbst. Sie teilen ihre Ressourcen dann direkt spezifischen Projekten und Aktivitäten zu.

Generische vs dedizierte Zuteilungen

Manchmal, beispielsweise, wenn ein Projekt oder eine Aktivität, die Sie mit Personal ausstatten wollen, erst später beginnt, kann es schwierig sein, die spezifischen Ressourcen, die Sie benötigen werden, vorab zu identifizieren.

Aus diesem Grund können Projektmanager “generische Zuteilungen” vornehmen. Einfach ausgedrückt bedeutet das, dass sie im ersten Schritt festlegen, welche Rolle benötigt wird (basierend auf Tätigkeit, Funktion oder Fähigkeiten – zum Beispiel ein leitender DevOps-Spezialist). Später, wenn die Anforderungen des Projektes und die Verfügbarkeiten von Ressourcen klarer erkennbar werden, können die Projektmanager eine konkrete Ressource benennen und damit die generische Zuteilung in eine dedizierte Zuteilung umwandeln.

Zuteilung auf Aktivitäts- oder Projektebene

Je nach Umfang und Dauer der Arbeit können Sie Ressourcen entweder auf Projektebene oder auf Aktivitätsebene zuordnen. Bei der Arbeit auf Projektebene bilden Projektmanager und Ressourcenmanager in der Regel ein Projektteam, das sich für einen bestimmten Zeitraum dem jeweiligen Projekt widmet.

Selbst-Zuteilung durch die Bearbeiter

Bei der Arbeit mit dem Agile Scrum Framework werden Ressourcen nicht formal einzelnen Projekten oder Aufgaben zugeteilt. Stattdessen teilen sich die Teammitglieder, die einen Sprint bearbeiten, selbst einzelnen Aktivitäten ihrer Wahl zu. Die geleistete Arbeit dokumentieren sie in ihrer Arbeitszeiterfassung.

Es gibt viele Variablen, die berücksichtigt werden müssen, um ein funktionales und effizientes Ressourcenmanagementmodell zu bestimmen. Zu ihnen zählen unter anderen die Organisation und Größe Ihres Unternehmens, sein Entwicklungsstand im Projektportfoliomanagement, seine Branche und seine Unternehmenskultur.

Wenn Sie beispielsweise Ressourcenmanagern die Verantwortung für die Ressourcenzuteilung übertragen, erfordert das eine enge Zusammenarbeit und Beziehungen zwischen dem Projektmanager und dem Ressourcenmanager, da Sie letzterem Schreibrechte im Projektplan gewähren müssen. Ein Modell mit Selbst-Zuteilungen kann in Unternehmen funktionieren, deren Teams sich auch außerhalb des Scrum Frameworks hervorragend selbst organisieren können. In traditionell hierarchisch oder matrixorganisierten Unternehmen unterscheiden sich dagegen Umfang und Qualität der Interaktionen zwischen Projektmanagern, Ressourcenmanagern und den Ressourcen selbst oft deutlich.

Vergessen Sie nicht, bei der Auswahl Ihres Ressourcenmanagementmodells den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Implementierung und Anwendung zu berücksichtigen: Je nachdem, wie detailliert der Prozess ist und wie viele Teammitglieder beteiligt sind, können die Ressourcenmanagementmodelle mehr oder weniger komplex sein und mehr oder weniger Aufwand verursachen.

Sie müssen also die charakteristischen Merkmale Ihres Unternehmens und die Bedürfnisse und Erwartungen der verschiedenen, beteiligten Stakeholder anaylsieren und auf dieser Grundlage organisatorische Entscheidungen treffen.

Jede Organisation steht vor individuellen Herausforderungen und benötigt ein eigenes, spezifisches Modell für die Ressourcenzuteilung. Eine Anforderung müssen jedoch alle Unternehmen gleichermaßen erfüllen: Sie brauchen einen geeigneten Ressourcenmanagementprozess, in dem Rollen und Verantwortlichkeiten eindeutig definiert sind.

Idealerweise formalisieren Sie das von Ihnen entworfene Ressourcenmanagementmodell in einer Charta, die die Regeln und Bedingungen für die Zuteilung und Zuweisung von Ressourcen zu Projekten und Aktivitäten klar festlegt. Unter anderem sollten folgende Fragen geregelt werden:

• Wer richtet Ressourcenanfragen an wen, und wann und wie geschieht das?
• Wie werden Konflikte beigelegt, die auftreten können, wenn sich Projektpläne oder die Verfügbarkeit von Ressourcen verändern? Wer trifft Trade-off-Entscheidungen bei unvorhergesehenen Ereignissen?

Stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess kommuniziert wird, dass jeder ihn nachlesen kann und dass er verstanden und praktiziert wird. Sie werden dann die Früchte eines leistungsstarken Ressourcenmanagementsystems ernten können.