Welche Vorteile bietet ein PMO einem Unternehmen?

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

• Projektmanagementbüros helfen Unternehmen, ihre langfristige Planung und notwendige Anpassungen an Veränderungen in einem zunehmend dynamischen Umfeld in Einklang zu bringen. Damit verschaffen sie modernen Unternehmen wesentliche Vorteile.
• PMOs überwachen die Auswahl und Durchführung von Projekten und helfen, die Qualität der Projektergebnisse zu gewährleisten. Außerdem etablieren sie ein nützliches PPM-Framework im Unternehmen und tragen dazu bei, dass benötigte Kompetenzen und Fähigkeiten tatsächlich bedarfsgerecht zur Verfügung stehen.
• Ein gut funktionierendes PMO kann Unternehmen erhebliche Vorteile bringen und eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung wesentlich unterstützen.

Das PMO (Project Management Office – Projektmanagementbüro) ist eine Funktion oder Abteilung mit der Aufgabe, den strategischen Nutzen sämtlicher Projektaktivitäten im gesamten Unternehmen zu maximieren.

Früher sollten PMOs Standards im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement definieren und durchsetzen, um die Konsistenz im gesamten Unternehmen zu sichern und die Projektarbeit effizienter zu machen. Heute, in einem immer komplexeren Marktumfeld und in Unternehmen mit immer leistungsfähigerem PPM, haben Projektmanagementbüros weltweit ihre Rolle und Stellung in den Unternehmen weiterentwickelt. Sie besetzen jetzt eher zentrale und strategische Positionen.

Unternehmen sehen sich heute mit wachsender Unsicherheit und immer schneller voranschreitenden Veränderungen konfrontiert – überall auf der Welt und in jeder Branche. Das Umfeld, in dem Organisatoren und Unternehmen agieren müssen, wird durch die Globalisierung, die Digitalisierung, die Stärkung der Verbraucherrechte und andere Faktoren immer komplexer. In dieser Situation können nur solche Unternehmen überleben und erfolgreich arbeiten, die langfristige Perspektiven und strategische Planung vereinbaren und gleichzeitig schnell auf sich häufig veränderte Anforderungen im Tagesgeschäft reagieren können.

Darin liegt eine große Herausforderung für die obere Führungsebene. Sie muss sicherstellen, dass:

1. die von der Unternehmensleitung entwickelten und definierten, strategischen Pläne, die das Unternehmen fit für die Zukunft machen sollen, wie vorgesehen umgesetzt werden;
2. die Unternehmensleitung die Informationen erhält, die sie benötigt, um strategische Initiativen erfolgreich durchzuführen und notwendige Anpassungen und Kurskorrekturen vorzunehmen.

An dieser Stelle kommt das Projektmanagementbüro ins Spiel. Ein PMO unterstützt die Realisierung wichtiger strategischer Programme, indem es Prozesse, Methoden und Tools optimiert und die Beteiligten betreut und wo notwendig Hilfe leistet. Außerdem beaufsichtigt es Projekte und Portfolios und fördert sie in jeder Phase. Weiterhin hilft das PMO der oberen Führungsebene, den erwarteten Nutzen wichtiger, strategischer Initiativen sicherzustellen. Dazu interpretiert es Daten und schafft so die Grundlagen für schnelle Reaktionen auf veränderte Bedingungen.

Projektmanagementbüros leisten damit wichtige Beiträge zum Erfolg jedes projektorientiert arbeitenden Unternehmens.

Obwohl verschiedene Projektmanagementbüros unterschiedliche Rollen, Zuständigkeiten und Aufgaben übernehmen können, erfüllen die meisten die folgenden, wesentlichen Funktionen im Unternehmen:

Aufbau eines nützlichen Frameworks

Ein erstes, wichtiges Problemfeld eines PMO ist die Definition und Einführung eines konsistenten PPM-Frameworks für die Auswahl und Durchführung von Projekten. Es soll sicherstellen, dass das Unternehmen seine Ziele erreicht. Projektmanagementbüros identifizieren auch Best Practices, die den Anforderungen des Unternehmens optimal entsprechen und die Einhaltung geeigneter Standards im Projektmanagement gewährleisten. Zusätzlich unterstützt es die Festlegung von Richtlinien für das Projektportfoliomanagement, von Berichts- und Kommunikationskanälen für Aktualisierungen von Projekten und Portfolios und von Eskalationsmechanismen. Und schließlich unterstützt und betreut ein PMO Projektteams und sichert so die Verankerung effektiver Arbeitsweisen für das Projektmanagement im Unternehmen.

Bereitstellung wichtiger Ressourcen

Eine weitere Aufgabe des Projektmanagementbüros ist es, sicherzustellen, dass Projekt- und Portfoliomanager effektiv arbeiten und auf die dafür benötigten Fähigkeiten, Möglichkeiten und Ressourcen zugreifen können. Dazu muss ein PMO auch die richtige PPM-Software auswählen. Sie muss optimal zum Unternehmen passen, seine Prozesse, Vorgaben der Unternehmensführung und die Unternehmenskultur unterstützen und gleichzeitig eine Reihe von Funktionen für zuverlässiges Projektmanagement bieten.

Auch die Weiterentwicklung qualifizierter Mitarbeiter durch Prozess- und Tool-Trainings, das Coaching von Projektmanagern, das Onboarding von Neueinsteigern, Change-Management-Programme für einen erleichterten Einstieg in neue Arbeitsweisen und umfassende Anstrengungen zur Einführung und Stärkung einer für das Projektmanagement förderlichen Kultur im gesamten Unternehmen zählen zu den Aufgaben eines PMO. Und schließlich muss das PMO dafür Sorge tragen, dass den Projekt-, Programm- und Portfoliomanagern sämtliche Informationen zur Verfügung stehen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben optimal erfüllen zu können. Das lässt sich oft mit einer Wissensdatenbank erreichen, die nützliche Dokumentationen, Best Practices und Erfahrungen aus früheren Projekten zentral bereitstellt.

Aktive Unterstützung eines effizienten Projektportfoliomanagements

Ein Projektmanagementbüro bietet weit mehr als nur Hilfe und Entlastung. Es betreut die Durchführung von Projekten und achtet speziell darauf, dass die Lieferobjekte den Qualitätsansprüchen genügen. Es übernimmt letztlich die Verantwortung für die Durchführung von Projekten für die verschiedenen Auftraggeber im Unternehmen – indem es Projektmanager beispielsweise bei der Auswahl von Projekten, bei der Planung und bei der Überwachung unterstützt.

Von noch größerer Bedeutung für Unternehmen ist allerdings, dass die ausgewählten, in Projektportfolios eingegliederten und realisierten Projekte die operativen Ziele der Unternehmen erreichen. Auch dies kann das Projektmanagementbüro gewährleisten, jedoch nur mit einem detaillierten Verständnis der relevanten, strategischen Faktoren und Vorgaben der Unternehmensleitung und engen Beziehungen zu leitenden Entscheidungsträgern, die den Kurs des Unternehmens festlegen.

Die Vorteile, die ein Unternehmen mit einem guten Projektmanagementbüro erzielen kann, variieren von einem Unternehmen zum anderen. Sie sind aber so bedeutsam, dass sie eigentlich einen eigenen Artikel erfordern (den wir tatsächlich bereits geschrieben haben). Dennoch listen wir die wichtigsten Verbesserungen, die PMOs in den meisten Unternehmen erreichen können, hier kurz auf:

• Verbesserte Projektkennzahlen (Mehr Projekte werden innerhalb der vorgegebenen Fristen und Budgets und mit dem geplanten Leistungsumfang fertiggestellt.)
• Mehr Transparenz bei den Kapazitäten verfügbarer Ressourcen, effizientere Zuteilung und bessere Auslastung von Ressourcen, zufriedenere Mitarbeiter
• Frühzeitiges Erkennen von Problemen und Konflikten und besseres Risikomanagement
• Verbesserte Synergien zwischen Teams und Abteilungen, bessere Zusammenarbeit und Kommunikation im gesamten Unternehmen
• Verbessertes Budgetmanagement und finanziell profitablere Projektaktivitäten
• Höhere Übereinstimmung der PPM-Aktivitäten mit den übergreifenden, strategischen Vorgaben des Unternehmens und verbesserte Chancen, strategische Ziele zu erreichen.

In den folgenden Blogbeiträgen finden Sie weiterführende Informationen zu Projektmanagementbüros:

• Welche verschiedenen Arten von Projektmanagementbüros gibt es?
• Welche Rolle spielt ein Projektmanagementbüro?