Die wichtigsten Fähigkeiten großartiger Projektmanager

Welche Kompetenzen sollte ein Projektmanager in jedem Fall besitzen?

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

• Projektmanager tragen wesentlich zur Produktivität von Unternehmen bei, arbeiten in jeder Art von Organisation und werden immer stärker gesucht.
• Grundsätzlich verantworten sie die komplette Abwicklung von Projekten bis zur erfolgreichen Fertigstellung.
• Projektmanager sollten über Kenntnisse im Finanz- und im Technologiebereich verfügen, Methoden und Fachrichtungen beherrschen und analytisch denken können. Vor allem sollten sie jedoch besondere Fähigkeiten zur Kommunikation und soziale Kompetenz besitzen.

Projektmanager sind weltweit sehr gefragt. Mit dem immer rascher voranschreitenden Wandel investieren Unternehmen immer mehr in Projekte (weniger in bestehende Abläufe und den Routinebetrieb). Entscheidungsträger in der Unternehmensleitung und im Personalmanagement erkennen mehr und mehr den Bedarf an gut ausgebildeten und qualifizierten Projektmanagementexperten.

Allerdings kann nicht jeder die zahlreichen Aufgaben eines Projektmanagers adäquat erfüllen. Projektmanager müssen wirklich vielfältige Anforderungen erfüllen und dafür über ein komplettes Paket sich ergänzender Fähigkeiten verfügen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wesentlichen Kompetenzen – sowohl technische wie auch Soft Skills – eines großartigen Projekt- oder möglicherweise auch Programm- oder Portfoliomanagers.

Beginnen wir mit einem Blick auf die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines typischen Projektmanagers. Er ist dafür zuständig, Projekte innerhalb festgelegter Fristen und Budgets und mit festgelegten Inhalten erfolgreich abzuschließen.

Genauer gesagt ist ein Projektmanager verantwortlich für:

• die Initiierung von Projekten: Er definiert die Projektinhalte, die erwarteten Resultate und die Kennzahlen zur Erfolgsmessung. Außerdem beschreibt er Einschränkungen und Anforderungen;
• die Projektplanung: Er erstellt nach der Freigabe einen übersichtlichen, in Phasen gegliederten Plan zur Durchführung des Projekts, der auch Variablen wie Kosten und Risiken berücksichtigt und wichtige Meilensteine für das Projekt festlegt;
• die Steuerung der Projektdurchführung: Er stellt sicher, dass die Mitglieder des Projektteams Zugang zu sämtlichen benötigten Ressourcen (Tools, Fähigkeiten, Dokumentation etc.) haben. Er unterstützt die Lösung möglicher Konflikte oder Probleme und fördert eine kollaborative und erfolgversprechende Arbeitsumgebung;
• die Kontrolle und Überwachung: Er überwacht den Projektfortschritt und gleicht ihn mit den Zielen ab. Sein Fokus liegt dabei auf den festgelegten Meilensteinen und der Kosten- und Budgetkontrolle. Er aktualisiert Pläne nach Bedarf;
• die Fertigstellung und Übergabe des Projekts.

Organisiert arbeiten für die Disposition und das Task-Management

Kaum eine Kompetenz ist für einen Projektmanager ähnlich bedeutsam wie die Fähigkeit, klare und realistische Projektziele zu erstellen. Ausgehend von einem für das Projekt festgelegten Zeitrahmen und den zu erreichenden Zielen erarbeitet der Projektmanager eine Liste der Aktivitäten, Lieferobjekte und Meilensteine im zeitlichen Ablauf. Die Zeitplanung für Projekte wird normalerweise mit Hilfe von speziellen Tools wie beispielsweise Gantt Charts erstellt. Solche Tools stellen die Zeitpläne grafisch dar und berücksichtigen wechselseitige Abhängigkeiten und Meilensteine.

Wenn dann alle Beteiligten einem klaren Plan folgen, managt der Projektmanager die Ressourcen und Aufgaben entsprechend dem vorgesehenen Projektablauf und stellt so sicher, dass das Projekt fristgerecht, innerhalb des geplanten Budgets und mit den vorgesehenen Inhalten fertiggestellt wird. Er muss dazu quasi eine “Super-To Do-Liste” mit vielen, miteinander verbundenen Variablen managen, die sich ständig verändern. Deshalb müssen Projektmanager genau, akribisch, diszipliniert und mit Liebe zum Detail arbeiten.

Analytische Fähigkeiten für das Kosten-, Qualitäts- und Risikomanagement

Jedes Projekt soll innerhalb eines vorab festgelegten Budgets abgeschlossen werden. Manchmal ist das jedoch einfacher gesagt als getan. Projektmanager müssen zunächst sicherstellen, dass ein dem Bedarf und den Anforderungen des Projekts entsprechendes, realistisches Budget geplant wird. Ist das der Fall, sind sie auch für die Überwachung der Kosten und Ausgaben während der gesamten Projektdurchführung verantwortlich. Und sie müssen Probleme oder Abweichungen frühzeitig erkennen, um rechtzeitig eingreifen zu können.

Kostenüberschreitungen sind nicht die einzigen Risiken, die Projekte belasten. Technische, organisatorische oder Marktrisiken sind nur einige weitere Möglichkeiten, die ein Projekt aus der Bahn werfen oder verhindern können, dass es den erwarteten Nutzen erzielt. Eine wesentliche Aufgabe des Projektmanagers ist es, vorauszusehen, was passieren kann, und schnell und intelligent auf Unerwartetes zu reagieren.

Und schließlich zählt auch das Qualitätsmanagement zu den – zu Unrecht – oft übersehenen Fähigkeiten eines Projektmanagers. Erfolgreiches Projektmanagement muss in der Lage sein, Produkte oder Services bereitzustellen, die die Anforderungen – und damit die Erwartungen der Kunden – erfüllen. Es ist sinnlos, sich um die fristgerechte Fertigstellung eines Projektes zu bemühen, wenn es nicht die geforderten Ergebnisse erzielt.

Dazu bedarf es – zusätzlich zu (mindestens) grundlegendem Wissen über häufig genutzte Finanzkennzahlen und Qualitätsstandards – analytischer Fähigkeiten. Ein fähiger Projektmanager kann Muster wahrnehmen, Trends erkennen, komplexe Sachverhalte untersuchen und Verbindungen oder Abhängigkeiten erkennen und so Probleme in Lösungen verwandeln.

Ebenso unverzichtbar sind kritisches Denken und die Fähigkeit, bei der Analyse von Problemen oder Situationen objektiv zu bleiben und unvoreingenommen urteilen zu können.

Kommunikation und Führung

Ein guter Projektmanager benötigt nicht nur ausgeprägte Fachkompetenz. Nach Einschätzung des Project Management Institute sind Projektmanager “organisiert, leidenschaftlich und zielorientiert. Sie verstehen die gemeinsamen Merkmale von Projekten. Und sie erkennen ihre strategische Rolle für den Erfolg ihrer Unternehmen und für deren Fähigkeit, zu lernen und sich zu verändern”.

Die wichtigste soziale Kompetenz eines herausragenden Projektmanagers ist die Fähigkeit zu kommunizieren. Projektmanager koordinieren die Arbeit von Projektteams. Sie verfolgen Projektfortschritte, informieren regelmäßig zum aktuellen Status, warnen Teammitglieder vor jeglichen Problemen oder Verzögerungen, überprüfen Prioritäten und kommunizieren Korrekturen. Zusätzlich fungieren sie als Ansprechpartner für alle Projektbeteiligten: interne Stakeholder, Lieferanten, Auftragnehmer und möglicherweise auch Kunden.

Deshalb müssen Projektmanager die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Fertigstellung eines Projektes klar artikulieren können. Oft müssen sie dazu verhandeln (geänderte Anforderungen von Stakeholdern oder Auftraggebern managen, Konflikte und Dispute lösen, die unweigerlich zwischen Menschen entstehen, Übereinkünfte mit Ressourcenmanagern und anderen Projektmanagern finden, um geteilte Ressourcen optimal nutzen zu können, und vieles mehr). Das gelingt ihnen nur mit starken sozialen Kompetenzen und viel Empathie.

Weitere Informationen zum Projektmanagement:

• Wie sich Risiken in Projekten begrenzen und beherrschen lassen
• Ein Überblick über Methodiken für das Projektmanagement
• Wie erstelle ich ein Arbeitsmodell für das Ressourcenmanagement?