Was ist Business Agilität im Projektmanagement-Kontext?
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- Die Bereitschaft, agiler zu arbeiten, kann erhebliche Effizienzsteigerungen im Projekt- und Portfoliomanagement bewirken.
- Im Projektmanagement-Kontext umfasst und erfordert agiles Arbeiten, dass Unternehmen offen sind für Veränderungen und Unsicherheiten akzeptieren.
- Weitere, wesentliche Voraussetzungen für Agilität im Projektmanagement von Unternehmen sind solide und bedarfsgerechte Kompetenz beim Einsatz von Enterprise-IT und ein robuster PPM-Prozess.
Jeder Projektmanagement-Experte, der etwas auf sich hält, kennt sich zumindest in Grundzügen mit agilen Methoden für die Projektbearbeitung aus. Allerdings nutzen Projektmanager neben agilen Frameworks für die Softwareentwicklung eine weitere Form der Agilität: die Agilität von Unternehmen. Definiert ist diese Form der Agilität als “Agilität in der Kultur, im Führungsstil, in der Strategie und in der Steuerung einer Organisation, die Nutzen schafft für Beteiligte in unsicheren, komplexen oder nicht eindeutig definierbaren Umgebungen”. Mit ihrer Hilfe können Projektmanagement-Experten Bearbeitungszyklen verkürzen und bessere Produkte oder Services schneller bereitstellen.
Im Folgenden beschreiben wir einige wichtige Beiträge, die das Projektmanagement zur Agilität eines Unternehmens leisten kann.
Offenheit für Unsicherheit und Veränderung
Zunächst bedarf es der richtigen Einstellung. Die Welt ist weniger kalkulier- und planbar als jemals zuvor. Überall begegnen uns Veränderungen in immer kürzeren Abständen. Unternehmen und Organisationen müssen sich immer schneller auf veränderte Erwartungen ihrer Kunden, immer rascheren Wandel der Technologie mit einer umfassenden Neuordnung des Wettbewerbsumfeldes und auf gesteigerte Komplexität, bedingt durch immer anspruchsvollere regulatorische Rahmenbedingungen, einstellen.
Diese Trends betreffen selbstverständlich auch das Alltagsgeschäft von Projektmanagement-Experten. Eine laufende Produktentwicklung kann abgebrochen werden, weil ein Wettbewerber ein vergleichbares Erzeugnis zu günstigeren Preisen als Ihr Unternehmen auf den Markt bringt. Plötzliche Veränderungen bei staatlichen Förderungsprogrammen für die Wirtschaft können Projektbudgets über Nacht schrumpfen lassen. Bei wachsender Mitarbeiterfluktuation können Sie niemals sicher sein, dass nicht einige Ihrer besten Kräfte, die mit über den Erfolg Ihres Projektes entscheiden, Ihr Unternehmen plötzlich verlassen. Alles in allem wird es immer unwahrscheinlicher, dass die Annahmen, die Ihnen vor Projektbeginn als Planungsgrundlage dienten, auf Dauer Bestand haben werden.
Das bedeutet, dass Projektmanager und PMOs mit allem rechnen und darauf vorbereitet sein müssen, schnell und intelligent auf unerwartete Ereignisse und Probleme zu reagieren. Mit anderen Worten, sie müssen agil denken und handeln.
Die wichtige Rolle der Technologie
Unternehmen, die nicht grundsätzlich offen sind für Veränderungen, werden den Anschluss verlieren. Zudem benötigen sie aber auch Unterstützung durch robuste Technologien und Tools sowie entsprechende Kompetenzen, um erfolgreich auf ihren Märkten bestehen zu können. Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und zur Steigerung der Produktivität können Projektteams von Aufgaben mit niedriger Wertschöpfung entlasten und den gesamten Administrationsaufwand reduzieren. Das Unternehmen kann so mehr Energie in die Entscheidungsfindung, in Innovationen und in die Entwicklung neuer Ideen investieren. Die Konsolidierung von Daten in einem zentralen Verzeichnis, das in Echtzeit aktualisiert werden kann, bringt mehr Transparenz in die Projektaktivitäten auf Unternehmensebene. Das schafft einen besseren Überblick über alle Aktivitäten und erleichtert fundiertere Entscheidungen. KI-gestützte Analytics und Simulationstools ermöglichen es Entscheidungsträgern, verschiedene, hypothetische Szenarien durchzuspielen und die Wirksamkeit verschiedener Vorgehensweisen zu überprüfen. Letztlich können sich Projektmanagement-Experten und PPM-Verantwortliche mit Hilfe dieser Technologie-Bausteine schneller und besser auf unvorhersehbare Umstände einstellen.
Ohne einen gut funktionierenden Prozess erreichen Sie nichts
Falls Sie denken, Agilität in Unternehmen funktioniert wie die Karte “Verlassen Sie das Gefängnis kostenlos” im bekannten Gesellschaftsspiel und sie müssen damit keinen PPM-Prozess entwickeln und einhalten, sollten Sie darüber nochmals nachdenken. Agilität ist kein cooleres Wort für schlechte Organisation. Organisationsdisziplin ist einer der wesentlichen Gründe dafür, warum agile Projektorganisationen schnell auf Unerwartetes reagieren, nötigenfalls umsteuern und auch erkennen und anpassen oder verwerfen können, was nicht mehr benötigt wird. Ohne einen vernünftigen Prozess, der das Management von Projekten und die Interaktion zwischen Teams und Mitarbeitenden steuert, ist ein Unternehmen kaum in der Lage, überraschenden Problemen wirkungsvoll zu begegnen. Allerdings darf der Prozess, den Sie zur Strukturierung Ihrer Projektaktivitäten definieren und implementieren, keinesfalls zu schwerfällig sein. Idealerweise sollte eine agile Projektorganisation einen Prozess wählen, der ihr hilft, die Kompetenz seiner Teams und die Zusammenarbeit und das Teilen von Ideen und Best Practices zu stärken, den Administrationsaufwand zu minimieren und Innovation von unten nach oben zu fördern.
Wir empfehlen Ihnen folgende, weiterführende Informationen und Erläuterungen zum Thema Agilität:
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Benoît Boitard
Benoît ist seit 2020 stolzes Mitglied des Marketingteams von Sciforma. Durch zahlreiche Berufserfahrungen als Berater für digitale Strategien, sowohl in aufstrebenden Start-up-Unternehmen als auch in großen Unternehmen, besitzt er ein umfassendes Verständnis des Projektmanagements in sowohl traditionellen als auch agilen Arbeitsumgebungen.