Wie ein PPM-Tool hilft, Projektressourcen effektiv zu verwalten
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- Effektives und effizientes Projektressourcenmanagement stellt auf Projektportfolioebene sicher, dass die für eingehende Arbeitsaufträge benötigten Ressourcen zur Verfügung stehen.
- Mit dem richtigen Ressourcenmanagement-Tool können PMOs die Ausführung optimieren, die Leistung der Ressourcen maximieren und die Rentabilität der Projekte steigern.
- Ein auf das Management von Ressourcen ausgerichtetes Projektportfoliomanagement-Tool leistet wertvolle Hilfe, indem es sowohl die Fähigkeiten und Kapazitäten von Ressourcen als auch Projektzeitpläne und Anforderungen transparent darstellt.
- Ein gutes Tool sollte eine Reihe von Optionen für das Ressourcenmanagement bieten. Es sollte verschiedene Prozesse und Techniken unterstützen und mit dem jeweiligen Ressourcenmanagement-Modell Ihres Unternehmens arbeiten können.
Optimale Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement sind wesentliche Voraussetzungen für effektives Projektportfoliomanagement. Allerdings ist es für viele Projektmanagementbüros und Portfoliomanagementprofis nicht einfach, Mitarbeitende sowie technische und finanzielle Ressourcen eines Unternehmens bestmöglich einzusetzen. Exzellentes Projektressourcenmanagement erfordert nicht nur einen erstklassigen Prozess für die Zuordnung der Ressourcen und die Mobilisierung der richtigen Kapazitäten für die Erfüllung der richtigen Aufgaben. Benötigt werden außerdem Mechanismen zur Maximierung der Auslastungsrate sämtlicher Ressourcen im Unternehmen.
Dabei steht nicht weniger auf dem Spiel als der Erfolg Ihres Unternehmens. Effektives Ressourcenmanagement auf der Basis von exakten Kostenschätzungen und Zeitplänen für Projekte steigert die Produktivität, verbessert Beziehungen zu Kunden, erhöht deren Zufriedenheit durch verlässlichere Planungen der Lieferobjekte, steigert das Engagement der Mitarbeitenden und erleichtert Entscheidungen über Neueinstellungen.
Wenn Sie Ihr Ressourcenmanagement manuell optimieren wollen, kann das echte Kopfschmerzen bereiten. Besser ist es, wenn Unternehmen, die Projekte durchführen, maßgeschneiderte Software-Tools und Systeme nutzen. Sie unterstützen, beschleunigen und verbessern den Prozess.
Voraussetzungen für effektives Ressourcenmanagement
Ein Maßstab für erfolgreiches Management von Projektressourcen ist die Fähigkeit eines Unternehmens, den richtigen Aktivitäten und Projekten die richtigen Ressourcen zuzuordnen und dabei deren Gesamtauslastung zu maximieren. Das zieht diverse Konsequenzen nach sich:
- Für Unternehmen besitzen nicht alle produktiven Ressourcen dieselbe Bedeutung: Einige können als “kritisch” betrachtet werden, entweder, weil sie knapp sind und nicht ohne Weiteres ersetzt werden können oder weil sie über einzigartige Kompetenzen oder Fähigkeiten verfügen, die dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Andere Ressourcen sind objektiv weniger wichtig für das Überleben und den Erfolg des Unternehmens. Diesen Unterschied müssen Sie bei der Zuordnung von Ressourcen berücksichtigen: Die Projekte, die die höchsten Renditen und den höchsten strategischen Wert erzielen können, sollten vorrangig mit den besten kritischen Ressourcen ausgestattet werden.
- Für maximalen ROI einschließlich der Arbeitskosten muss die perfekte Auslastung für Ressourcen ermittelt und gehalten werden. Hoch qualifizierte Vollzeitarbeitskräfte nur in Teilzeit zu nutzen, ist offensichtlich Geldverschwendung. Andererseits ist eine Überlastung des Personals sicher auch nicht der richtige Weg, um Top-Talente anzuziehen und zu binden. Die richtige Balance zwischen diesen Extremen finden Sie allerdings nur, wenn Sie Ressourcenbedarfe und -kapazitäten vorhersagen können.
- Sowohl die Verfügbarkeit von Ressourcen als auch Zeitpläne und Anforderungen von Projekten können sich mit der Zeit ändern. Das bedeutet, dass Unternehmen und PMOs in der Lage sein müssen, Verschiebungen beim Bedarf oder der Verfügbarkeit zu erkennen und nötigenfalls proaktiv umzusteuern, um ein stabiles Gleichgewicht zwischen Ressourcenbedarfen und -bereitstellung zu halten.
Die Bedeutung detaillierter Information für eine effektive Ressourcenzuordnung
Eine ineffektive Zuordnung von Ressourcen und unbefriedigende Leistungen gehen oft zurück auf ein entscheidendes Problem: fehlende Transparenz und Klarheit über den Pool verfügbarer Ressourcen und die Projekte in der Pipeline. Wenn Sie sicherstellen müssen, dass bei gegebenem Bedarf zu jeder Zeit genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, müssen Sie sowohl das Angebot als auch die Nachfrage verstehen und verfolgen können. Hier lesen Sie, wie ein auf Ressourcenmanagement ausgerichtetes PPM-Tool Sie unterstützen kann.
Ein Projektportfoliomanagement-System schafft ein zentrales Verzeichnis mit einer jederzeit aktuellen Gesamtdarstellung sämtliche Daten zu Ihren Projekten. Auf Knopfdruck können Sie zu jeder Zeit und an jedem Ort Ihren gesamten Ressourcenpool überblicken, Verfügbarkeiten auf einen Blick prüfen und erkennen, an welchen anderen Aktivitäten eine Ressource arbeitet.
PPM-Systeme bieten außerdem zahlreiche weitere Möglichkeiten, Beschäftigte nach Aufgaben, Fähigkeiten, Standort und anderen Attributen zu filtern, zu sortieren und zu kategorisieren. Diese Übersicht über Qualifikationen und mögliche Einsatzbereiche der Ressourcen kann abgeglichen werden mit einem ebenso detaillierten Bild der Anforderungen laufender und bevorstehender Projekte. Mit automatischen Features lassen sich zudem Angebot und Nachfrage ausbalancieren und Abweichungen und Missverhältnisse erkennen. Dank visuell aufbereiteter Darstellungen und Kalender sind diese Informationen leicht verständlich und können problemlos verwendet und in Berichten aufbereitet werden.
Die besten Tools enthalten außerdem Optionen zur Darstellung, Überwachung und Verwaltung von Kosten im Zusammenhang mit der Zuordnung von Ressourcen. Damit können Unternehmen Fristen und Finanzziele besser einhalten.
Warum benötigen Sie ein flexibles und möglichst vielseitiges Ressourcenmanagement-System?
Der Prozess für die Zuordnung und Verwaltung von Ressourcen kann sich von einem Unternehmen zum anderen deutlich unterscheiden und richtet sich nach einer Reihe von Faktoren in den jeweiligen Märkten und Unternehmen. Dazu zählen der für die Ressourcenzuteilung benötigte Detaillierungsgrad oder die jeweiligen Verantwortlichkeiten der verschiedenen, am Ressourcenmanagement Beteiligten (Projektmanager, Ressourcenmanager, das PMO, Projekteigner usw.). Ebenso die Art und Weise, wie sie miteinander interagieren. Hinzu kommt weiter, dass sich der Prozess, den ein Unternehmen eingeführt hat, mit der Zeit und mit Veränderungen im Geschäftsumfeld weiterentwickeln kann. Aus diesen Gründen sollten Sie sich in jedem Fall für ein Ressourcenmanagement-Tool entscheiden, das jede Option und jede Möglichkeit unterstützt.
- Beispielsweise finden viele Unternehmen und PMOs weiche Zuordnungen sehr hilfreich für vorläufig geplante Projekte (das heißt, es werden vor einer Entscheidung über benannte Ressourcen zunächst nur generische Rollen zugeordnet).
- Entsprechend der geographischen Verteilung Ihrer Standorte und der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, wollen Sie vielleicht Ressourcen nach Uhrzeit oder Tag oder einer Mischung aus beidem zuordnen. Ihre Ressourcenmanagement-Plattform sollte idealerweise beide Optionen bieten.
- Ein geeignetes Projektportfoliomanagement-Tool sollte es Ihnen ermöglichen, Ressourcen auf Aktivitäts-, Projekt- oder sogar auf Programm- oder Portfolioebene zuzuordnen. Die meisten Unternehmen müssen einen festen Pool gemeinsam genutzter Ressourcen auf verschiedene Initiativen verteilen. Ihr PPM- und Ressourcenmanagement-System sollte daher die gegenseitige Abhängigkeiten analysieren können und helfen, Konflikte bei der Zuordnung von Ressourcen zu vermeiden oder zu lösen.
- Und schließlich benötigen PMOs die Fähigkeit, künftige Arbeitsanforderungen und Kapazitäten abzuschätzen, um realistische Vorhersagen treffen zu können. Funktionalitäten der Tools wie voreingestellte Projektmodelle, die Standardressourcenbedarfe für Projekte vorschlagen, Informationen in Echtzeit und Reports zu Ressourcen sowie die Fähigkeit, Szenarien zu simulieren, erleichtern entsprechende Vorhersage. Damit lassen sich Projekte besser priorisieren und/oder Kapazitätsanpassungen frühzeitig vornehmen.
Mehr Informationen zu Ressourcenmanagement finden Sie hier:
Benoît Boitard
Benoît ist seit 2020 stolzes Mitglied des Marketingteams von Sciforma. Durch zahlreiche Berufserfahrungen als Berater für digitale Strategien, sowohl in aufstrebenden Start-up-Unternehmen als auch in großen Unternehmen, besitzt er ein umfassendes Verständnis des Projektmanagements in sowohl traditionellen als auch agilen Arbeitsumgebungen.