Best Practices für die Einrichtung eines Gremiums zur Steuerung des Projektportfolios
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
- Der Projektportfolio-Lenkungsausschuss ist ein hochrangiges Führungsgremium. Seine Aufgabe ist es, das Portfolio zu überwachen und zu “steuern”.
- Der Ausschuss ergänzt die Arbeit der Projekt- und Portfoliomanager und gibt ihnen Orientierung.
- Ein Lenkungsausschuss besteht in der Regel aus einer kleinen Gruppe von Führungskräften aus verschiedenen Funktionen.
- Die Mitglieder eines Projektportfolio-Lenkungsausschusses müssen über Fachwissen und Erfahrung sowie über hervorragende Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten und soziale Kompetenz verfügen.
Immer mehr Unternehmen nutzen Lenkungsausschüsse als Steuerungsgremien. Sie werden meist von wenigen, ausgewählten Führungskräften aus verschiedenen Abteilungen oder Bereichen des Unternehmens gebildet. Sie treffen sich regelmäßig und überwachen und steuern, dass Initiativen den Anforderungen entsprechend bearbeitet werden und verlaufen.
Viele Unternehmen, die Projekte durchführen, haben dedizierte Lenkungsausschüsse für ihre wichtigsten Projektportfolios installiert. Im folgenden Beitrag erläutern wir, wie sich ein Projektportfolio-Lenkungsausschuss einrichten lässt und wie er arbeitet.
Die Rolle eines Projektportfolio-Lenkungsausschusses
Lassen Sie uns zunächst ein gängiges Missverständnis ausräumen: Ein Portfolio-Lenkungsausschuss ist KEIN kollegial arbeitendes Projektmanagementbüro. Tatsächlich verfügen große und/oder komplexe Projektorganisationen oft sowohl über ein PMO als auch über einen oder mehrere Portfolio-Lenkungsausschüsse mit jeweils unterschiedlichen Aufgaben. Ziel eines Lenkungsausschusses ist es nicht, in den Projektmanagementprozess einzugreifen oder die Vorrechte des PMO im Programm-/Projektmanagement in Frage zu stellen. Stattdessen unterstützt der Ausschuss die Projektmanagementspezialisten bei der Umsetzung der vom Unternehmen festgelegten, strategischen Vorgaben.
Ein Projektportfolio-Lenkungsausschuss kann beispielsweise:
- die strategische Ausrichtung von wichtigen Projekten festlegen und Initiativen (neu) priorisieren
- sich für wichtige Projekte einsetzen und sie in allen Bereichen des Unternehmens unterstützen
- Rat und Expertenwissen in geschäftliche Diskussionen wie beispielsweise zur Budgetierung, Neueinstellungenen, Marketing etc. einbringen
- Konflikte lösen oder zwischen verschiedenen Stakeholdern vermitteln
- Qualität und Ergebnisse des Projektmanagementprozesses überwachen und wenn nötig anpassen
- Richtlinien und Governance-Verfahren überarbeiten oder näher ausführen
- Markt- oder Organisationsrisiken mit Auswirkungen auf das Portfolio identifizieren und Ideen und Strategien zu ihrer Begrenzung vorschlagen
Obwohl die Mitglieder des Lenkungsausschusses die von ihnen empfohlenen oder vorgeschriebenen Maßnahmen üblicherweise nicht selbst ausführen, kann der Ausschuss einen erheblichen Mehrwert für Projekte sowie für das Unternehmen als Ganzes schaffen. Ihre Distanz zum Alltagsgeschäft erlaubt es den Mitgliedern, die Dinge objektiv zu betrachten und dem Portfoliomanagement wertvolle Perspektiven und Erkenntnisse zu vermitteln.
Um den Wert und Nutzen eines Projektportfolio-Lenkungsausschusses zu maximieren, sollten Unternehmen allerdings darauf achten, dass sich der Ausschuss nicht zu einem bürokratischen Gebilde entwickelt, das unnötigen Mehraufwand für Prozesse und die Administration erzeugt. Sollte ein Lenkungsausschuss parallel zu einem PMO und/oder anderen Management- oder Führungsgremien existieren, ist außerdem wichtig, sicherzustellen, dass bestimmte Rollen und Aufgaben nicht mehrfach bearbeitet werden.
Die Zusammensetzung eines Projektportfolio-Lenkungsausschusses
Mitglieder in einem Projektportfolio-Lenkungsausschuss sind üblicherweise Personen mit erheblichem Interesse an den Ergebnissen der Projekte im Portfolio. Meist sind das leitende Angestellte oder Führungskräfte, teilweise sogar Vorstandsmitglieder, Abteilungsleiter mit ausreichender Entscheidungsbefugnis, Experten oder Autoritätspersonen. Sie können aus dem Unternehmen oder von außerhalb kommen.
So jedenfalls lautet die Faustregel. Die individuelle Zusammensetzung eines spezifischen Portfolio-Lenkungsausschusses richtet sich nach dem Umfang, Zusammensetzung und Zielen des jeweiligen Portfolios. Je nachdem, welche Typen von Projekten verwaltet werden und welche Ziele sie erreichen sollen, kann es sinnvoll sein, wissenschaftliche Experten, Marketingfachleute, Menschen mit Finanzkompetenz etc. hinzuzuziehen.
Projektmanagementexperten sind normalerweise keine ständigen Mitglieder des Projektportfolio-Lenkungsausschusses. In Einzelfällen oder bei Bedarf können aber der Leiter des Projektmanagements oder der Portfoliomanager eingeladen werden.
Hier einige Tipps für Unternehmen, die die Einrichtung eines Projektportfolio-Lenkungsausschusses erwägen:
- Nicht größer als notwendig! Die Fähigkeit des Ausschusses, schnelle Entscheidungen zu treffen, entscheidet über seine Effizienz und seinen Nutzen. Daher müssen Sie die Anzahl seiner Mitglieder zwingend beschränken und das Gremium eher klein halten. Das mag nicht einfach sein bei großen Portfolios mit wichtigen Projekten, an denen verschiedene Abteilungen beteiligt sind, die alle im Lenkungsausschuss vertreten sein wollen.
- Wählen Sie die richtigen Leute aus. Sie sollten nicht nur nach Kompetenz, Autorität und Durchsetzungsvermögen entscheiden. Eine ebenso wichtige Rolle spielt die Persönlichkeit des Einzelnen. Sie müssen die Ausgewogenheit im Team gewährleisten und Mitglieder auswählen, die erfolgreich zusammenarbeiten können. Und schließlich sollten die Führungskräfte, die Sie als Mitglieder in den Projektportfolio-Lenkungsausschuss einladen, über nachgewiesene Soft Skills, insbesondere herausragende Kommunikationsfähigkeiten, verfügen.
