Trade-offs im Projektmanagement

Was sind sie und wozu dienen sie?

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

• Trade-off Entscheidungen sind Wahlmöglichkeiten, die dazu dienen, die am wenigsten sinnvolle Alternative aufzugeben.
• In ihrer Arbeit müssen Projektmanager sehr häufig Trade-off Entscheidungen treffen, um Kosten, Bearbeitungszeiten und Leistung von Projekten optimal auszubalancieren und diese Balance zu halten.
• Mit Trade-offs auf Portfolioebene können Unternehmen kritische Ressourcen bestmöglich zuteilen und nutzen und damit die gesamte Wertschöpfung maximieren.

Projektmanagement erfordert Entscheidungen. Zu den schwierigsten Entscheidungen, vor denen Projektmanager, PMOs und andere Projektmanagementspezialisten immer wieder stehen, zählen Trade-offs. Dabei geht es darum, ein Anliegen zugunsten eines anderen aufzugeben oder zurückzustellen. Auf dieses Thema gehen wir im Folgenden näher ein.

Trade-offs – eine Begriffsbestimmung

Wikipedia definiert eine Trade-off Entscheidung als “eine situative Entscheidung, die die Verringerung oder den Verlust einer Qualität, Quantität oder Eigenschaft eines Sets oder Designs im Austausch für Gewinne in anderen Aspekten beinhaltet. Einfach ausgedrückt bedeutet das: Man nimmt man in Kauf, dass eine Sache abnimmt, damit eine andere zunimmt. Man geht einen Kompromiss ein.”

Mit Trade-off bezeichnet man also die impliziten Kosten einer Entscheidung. Es ist eine Auswahl zwischen mehreren Optionen, möglicherweise auch ein Kompromiss, bei dem jede mögliche Entscheidung Opfer oder einen gewissen Verzicht erfordert. 

Wir alle gehen in unserem täglichen Leben Kompromisse ein, ohne darüber nachzudenken. Einen vegetarischen Salat zu bestellen, obwohl man mehr Appetit auf eine (allerdings weniger gesunde) Pizza hat, ist eine solche Entscheidung. Dasselbe gilt, wenn man etwas mehr für einen Sitzplatz im Flugzeug mit mehr Beinfreiheit bezahlt.

Sie verstehen, was gemeint ist. Kommen wir also zurück auf die Projektmanagement-Thematik. Unternehmen stehen in der Regel nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung. Im Grunde bedeutet das, dass nicht alles möglich ist. Eine Entscheidung für den Start eines Projektes bindet finanzielle Mittel und Ressourcen, die damit nicht mehr für andere Projekte zur Verfügung stehen. Bearbeitungszeiten mit allen Mitteln zu reduzieren, kann zusätzliche Kosten verursachen. Und so weiter.

Ihre persönlichen Vorlieben und sogar Ihre Stimmung beeinflussen, was Sie gerade essen möchten und wie Sie reisen. Als Spezialist für Projektmanagement sollten Sie Ihre Entscheidungen allerdings auf der Grundlage der möglichen Wertschöpfung treffen. Sie müssen auswählen, womit Sie den größten Nutzen für Ihr Unternehmen erzielen.

Trade-offs in einem Projekt

Trade-offs in Projekten werden üblicherweise getroffen, um Bearbeitungszeiten, Kosten und Leistung optimal auszubalancieren. (Mit betrachtet werden hier die Qualität der Lieferobjekte, die Abdeckung der geforderten Projektinhalte und die Effizienz in der Projektdurchführung.) Diese drei Bedingungen bilden ein Dreieck. Projektmanager müssen darin den idealen Punkt identifizieren.

Intelligente und effektive Trade-off Entscheidungen sollten allerdings auch Faktoren außerhalb des reinen Projektmanagements berücksichtigen. Je nach der Größe eines Unternehmens, seiner Prioritäten und des verfügbaren Cash Flows kann es sinnvoll sein, begrenzte Budgetüberschreitungen zu akzeptieren, um höchste Qualität erhalten, oder den Termin für die Fertigstellung ein wenig zu verschieben, um einen Anstieg der Kosten zu vermeiden.

Trade-offs auf Projektebene können sowohl in der Planungsphase als auch während der Projektdurchführung erforderlich werden, wenn unerwartete Ereignisse oder Probleme die ursprünglichen Annahmen hinfällig werden lassen und der Kurs neu festgelegt werden muss – was durchaus hin und wieder vorkommt.

Trade-Offs zwischen Projekten

Außerdem können Projekt- und Portfoliomanager vor der Notwendigkeit stehen, Trade-offs auf Programm- oder Portfolioebene durchzuführen.

Sowohl Entscheidungen zum Start neuer Initiativen als auch eine Priorisierung neuer und laufender Projekte müssen das Gesamtbild berücksichtigen. Verfügt das Unternehmen über die für die neuen Arbeiten notwendigen Mittel und Ressourcen? Würden die Kosten für eine externe Vergabe eines Teils der Arbeiten die geplanten Gewinne auf Portfolioebene übersteigen? Ist ein gewisses Risiko akzeptabel und kann ein Projekt mit großem Nutzen und hohem Risiko Vorrang vor einer sichereren aber weniger ertragreichen Initiative genießen? Basierend auf den Ergebnissen dieser Analyse und den Schlussfolgerungen daraus können Portfoliomanager und PMOs fundierte Entscheidungen treffen und den Beginn, den Abbruch, die Beschleunigung oder die Verzögerung eines Projektes in ihrem Zuständigkeitsbereich beschließen.Solche Überlegungen enthalten in der Regel viele Variablen. Unterstützung durch leistungsfähige, digitale Tools, mit denen sich hypothetische Szenarien simulieren lassen, kommt hier sehr gelegen, umso mehr, da sich Trade-off Entscheidungen für ein Portfolio oder ein umfangreiches Programm auf zahlreiche Bereiche und Beteiligte im gesamten Unternehmen auswirken können.

Weitere, interessante Informationen zu Projekt- und Portfoliomanagement finden Sie in diesen Beiträgen:

• PMO & Prozess – eine erfolgreiche Verbindung
• Optimierung der Projektsteuerung in Ihrem Portfolio
• eBook: Zuteilung und Trade-offs von ressourcen

Valerie Zeller

Valerie Zeller ist Chief Marketing Officer bei Sciforma. Valeries Hauptinteressen sind Digitale Transformation, Change Management und Strategieumsetzung. Teilen Sie Ihre Meinung mit @valeriezeller