HIS: Komplexe Projektportfolios effizient managen

Über HIS

Branche: Software & Beratung 

Umsatzklasse: 10 – 50 Mio. Euro 

Hauptsitz: Hannover, Deutschland 

Mitarbeiter: 300 

Webseite: https://www.his.de

HIS ist das Systemhaus der Hochschulen in Deutschland. Seit mehr als 50 Jahren unterstützt das genossenschaftlich organisierte Unternehmen Hochschulen mit spezialisierter Software bei der Verwaltung ihrer Studierenden von deren Bewerbung um einen Studienplatz bis zum Studienabschluss und darüber hinaus. Der Genossenschaft gehören rund 230 Hochschulen als Mitglieder an. Für sie entwickeln rund 300 Mitarbeiter*innen von HIS innovative Lösungen für Hochschul-ERP, Campusmanagement, Forschung und Business Intelligence. Die Software von HIS wird als on-premise-Installation oder als Software-as-a-Service angeboten.

Unsere Genossenschaft ist in den vergangenen Jahren sehr schnell gewachsen und bearbeitet heute mehr und komplexere Projekte. Dazu benötigten wir eine leistungsfähige Lösung für die Steuerung unseres Projektportfolios. Mit Sciforma schaffen wir Mehrwert für uns und unsere Mitglieder und Kunden.

Dr. Jan Bührig 
Leiter Arbeitsbereich Projektmanagement/Supportorganisation/Referenzprozesse

Ausgangssituation

Die HIS eG (Hochschul-Informations-System Genossenschaft), die von rund 230 deutschen, staatlichen Hochschulen als Mitglieder getragen wird, entwickelt und betreut digitale Lösungen für die gesamte Hochschulverwaltung. Dazu zählen die Bereiche Zulassung, Studierendenverwaltung, Prüfungsverwaltung, sowie Lehre, Studium, Forschung und Hochschul-ERP. Hauptaufgabe der HIS neben der Softwareentwicklung ist die Beratung der Hochschulen zur Implementierung, zur Nutzung und zum Betrieb der Produkte. Hochschulen, die nicht selbst über die notwendige Infrastruktur verfügen, beauftragen HIS zudem mit dem Hosting der Services. 

Derzeit verwalten die Genossenschaftsmitglieder rund 80% aller Studierenden in Deutschland mit HIS Lösungen. An vielen Hochschulen wird die Software von 20.000 bis 30.000 Anwendern (Lehrenden, Studierenden und Verwaltungsmitarbeiter*innen) genutzt. 

In den letzten Jahren brachte die umfassende Digitalisierung der Hochschulverwaltung enorme Herausforderungen für HIS mit sich. Mit jeder neuen Generation der HIS-Software wuchsen die Anforderungen an die Beratung, Installation und den Support. Jahr für Jahr mussten mehr Projekte parallel betreut werden. Auch das Projektportfolio wurde breiter und umfasst heute ein Spektrum von Vorbereitungsprojekten, die auf wenige Tage begrenzt sind, bis zu umfangreichen Implementierungen, die HIS mit mehreren Tausend Manntagen unterstützt.  

Um diesen Aufgaben gerecht zu werden und insbesondere die immer komplexeren Beratungsprojekte steuern zu können, benötigte HIS ein modernes PPM-System.

Handlungsbedarf & Herausforderungen

Fundiert Planen – Effizient Umsetzen

In der Vergangenheit planten und verwalteten die jeweils involvierten Unternehmensbereiche von HIS ihre Projekte bestmöglich mit Excel-Anwendungen oder mit Open Source-basierten Einzellösungen. Diese Lösungen kamen jedoch bald an ihre Grenzen. Bedingt durch Defizite bei der Datenerfassung, mangelnde Übersicht und das Fehlen eines Projektportfoliomanagements konnten Ressourcen – in erster Linie Berater – nicht effizient geplant und eingesetzt werden. Es kam zu teilweise erheblichen Über- oder Unterplanungen mit entsprechend negativen Folgen für HIS, die Berater und die Kunden. Auswertungen über mehrere Projekte und/oder längere Zeiträume hinweg waren nicht möglich. Außerdem wurden Implementierungsprojekte mit neueren Softwaregenerationen, Modulen und Funktionen nochmals anspruchsvoller. Sie dauern heute bis zu 8 Jahre und binden erhebliche Ressourcen. Und schließlich wuchs die Zahl gleichzeitig zu bearbeitender Projekte in den vergangenen 10 Jahren von maximal 20 auf aktuell 190. 

Um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden, wurde die Zahl der Mitarbeiter*innen bis heute verdoppelt. Weiterhin beschloss HIS, ein leistungsfähiges und zukunftssicheres Projektportfoliomanagement-System einzuführen. Dafür wurde eine Lösung gesucht, die folgende Vorgaben erfüllt: 

• Multiprojektmanagement für alle Beratungsprojekte bei HIS 
• Projektportfoliomanagement mit Planungs- und Auswertungsmöglichkeiten nach Projektgruppen, Beratern, Kunden und Zeiträumen 
• Detaillierte Berichte, beispielsweise monatlich, für den Vorstand der Genossenschaft 
• Unterstützung der von HIS verwendeten PRINCE2^®-Standards 
• ITFplus-Kompatibilität, um den Austausch von Daten mit anderen Anwendungen und Datenquellen zu ermöglichen  
• Skalierbarkeit, um noch mehr Anwender bedienen und noch mehr Projekte verwalten zu können 
• Modularer Aufbau für die mögliche Einführung zusätzlicher Funktionen zu einem späteren Zeitpunkt 

Sciforma Lösung

Wichtige Funktionen

• Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement 
• Detaillierte Kapazitäts- und Ressourcenplanung 
• Leistungsfähiges Berichtswesen mit Projekt- und Portfolio-Reporting 
• Kommunikationsfunktionen für eine bessere Zusammenarbeit in und zwischen den Projektteams

Sciforma hat unsere besonderen Anforderungen an eine PPM-Lösung verstanden. Außerdem ist das System sehr flexibel und lässt sich individuell an unsere Arbeitsabläufe anpassen. Der Leistungsumfang und die Vielseitigkeit des Systems haben uns überzeugt. 

Dr. Jan Bührig 
Leiter Arbeitsbereich Projektmanagement/Supportorganisation/Referenzprozesse

Erwartete/Realisierte Leistungen und Nächster Schritte

Vorteile für Anwender und Kunden

HIS erzielte mit Sciforma umfassende Verbesserungen im Projekt- und Projektportfoliomanagement für die Arbeitsgebiete Beratung, Implementierung und Support. So liegt die Auslastung der Berater dank der zuverlässigen Kapazitätsplanung jetzt fast durchgängig im angestrebten Bereich. Sie können damit Projekte zügig, zuverlässig und mit optimalen Ergebnissen bearbeiten. Gleichzeitig konnte der Zeitaufwand für administrative Aufgaben wie beispielsweise die Erstellung von Berichten um bis zu 70% verringert werden. Die monatlichen Berichte für den Vorstand lassen sich jetzt in nur noch 2 bis 3 statt wie früher in bis zu 24 Arbeitsstunden erstellen. 

Dank der Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement-Funktionalitäten behalten der Vorstand sowie die Direktoren und Projektleiter bei HIS jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand der Projekte und erkennen rechtzeitig eventuellen Handlungsbedarf.

Bedarfsgerechte Konfiguration

Andere Software-Lösungen, die das gesamte Projektmanagement unterschiedlichster Unternehmen mit einer Standard-Version abdecken sollen, erfüllen den besonderen Bedarf von HIS nicht. Das Spezialgebiet der Hochschulverwaltung und die Organisationsform als Genossenschaft lassen sich nur mit einer maximal flexiblen und anpassbaren Lösung adäquat abbilden. Sciforma löst diese Aufgabe mit umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten. Damit wird auch die Bedienung des Systems vereinfacht und eine Überforderung der Administratoren oder Anwender vermieden.

Tradition Trifft Innovation

Mit Wurzeln, die bis zur Gründung ihres Vorläuferunternehmens im Jahr 1969 zurückreichen und ihrer ebenso bewährten wie zukunftsorientierten Organisationsform steht die HIS Hochschul-Informations-System eG auf einer soliden Basis. Das Unternehmen ist über Jahrzehnte gewachsen und wird sich weiterhin erfolgreich entwickeln. Mit der Entscheidung für Sciforma zeigt HIS exemplarisch, dass auch nicht klassisch strukturierte Unternehmen und Organisationen von einem leistungsfähigen und modernen Projektportfoliomanagement profitieren können. 

Organisationen, die satzungsgemäß keine oder nur geringe Gewinne erwirtschaften dürfen, verfügen oft auch nur über begrenzte Budgets für Investitions- und laufende Kosten. Sciforma wird diesen Ansprüchen mit einem optimalen Kosten-Nutzen-Verhältnis gerecht. Mit der Einführung der Lösung hat HIS einen wesentlichen Schritt hin zur Professionalisierung und Zukunftssicherung unternommen, wie sie die Mitglieder der Genossenschaft zurecht fordern.