Visuelle Zusammenarbeit

• Vorgänge erstellen

Beim Erstellen einer Karte können Sie eine Vorgangsbeschreibung, Start- und Fertigstellungsdaten, Wiederholungen, Projektverbindung, den Status, gegenseitige Abhängigkeiten von Vorgänge, Vorgängszuteilungen, individuelle Textfelder, Untervorgänge , Arbeitszeiten pro Vorgäng und vieles mehr erfassen.

• Vorgängsbezogene Konversationen

Im „Discussion“-Bereich können Anwender gemeinsam und kontextbasiert an jedem Projekt/jeden Vorgang arbeiten und miteinander interagieren. Benachrichtigungen erleichtern die Kommunikation zwischen verschiedenen Beteiligten: @-Erwähnungen von Personen oder Gruppen, Push-Emails an Personen oder Teams …

• Neue Projekte erstellen

Das “Board” sichert jederzeit die notwendige Transparenz für verschiedene Bearbeiter und verbindet Beteiligte, Teams und Daten. Beschreiben Sie hier das Projekt, erstellen Sie individuelle Felder und Meilensteine, ordnen Sie Projektbeteiligte zu, definieren Sie Aufgaben und Unteraufgaben in Projekten, tauschen Sie sich über Projekte aus …

• Durchführung von Projekten

Mit Hilfe des “Slideboards” kann jeder Beteiligte problemlos mit einem KANBAN seine To-do-Liste für jedes Projekt und sämtliche Typen von Lieferobjekten darstellen: Meetings, Dokumente, Aufgaben.

• Vorlagen für Teams/Projekte

Anpassung von Vorlagen auf Abteilungen/Use Cases (HR, Marketing, Kundenservice, Rechtsabteilung, Kommunikation, Vertrieb …).

• Konversationen

Im „Discussion“-Block können Anwender miteinander interagieren oder die Share-by-Email-Funktion nutzen. Kontextbezogene Zusammenarbeit ist damit in jeder Projektkarte/Vorgänge möglich.
Einfache Kommunikation zwischen verschiedenen Beteiligten durch Benachrichtigungen: @-Erwähnungen von Personen oder Gruppen, Push-Emails an eine Person oder Gruppe …

• Arbeitsbereiche für Teams

Mit dem „Gridboard“ können Mitwirkende oder Projektmanager Fortschritte verfolgen und sich auf Themen konzentrieren, zu denen Warnhinweise erscheinen. Ansichten können auf verschiedenen Ebenen an Teams, Rollen oder persönliche Vorlieben angepasst werden. So lassen sich spezifische Vorgänge beispielsweise zur Prüfung von Warnmeldungen oder der Aufgabe der Woche darstellen. Eine Ansicht, die besonders bedeutsam für die gute Zusammenarbeit der Mitglieder einer Gruppe ist, kann geteilt oder auch auf dem Bildschirm angepinnt werden. Sie wird damit zur Hauptansicht für alle Gruppenmitglieder.

• Kollaborationsportal

Über die Projektkarte können Gruppenmitglieder zusammenarbeiten, sich austauschen und in Echtzeit den Status, Entscheidungen oder Resultate diskutieren, Dokumente verteilen und Warnhinweise und  Benachrichtigungen auslösen.

• Kollaboration in Echtzeit

Der “Discussion”-Block erlaubt Diskussionen in Echtzeit und den Zugriff auf frühere Konversationen. In der Übersicht im “Whiteboard”-Block können Sie Notizen aus Meetings erfassen, Brainstorming betreiben und gewonnene Erkenntnisse zur kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Arbeitsweisen festhalten.

• Speichern und Teilen von Dokumenten

Eine Projektkarte enthält einen anpassbaren “Document”-Block. Darin können Sie Dokumente mit beschreibenden Informationen in der Karte kontextualisieren.

Dieser Block kann einen oder mehrere, für die Klassifikation von Dokumenten hilfreiche Bereiche enthalten.

Der Block unterstützt sämtliche, lokal gehostete oder extern verlinkte Dokumentenformate (beispielsweise auf Google Drive oder SharePoint) wie Text, Bilder, Videos, Präsentationen etc. Sämtliche Dokumente werden zentral an einem Ort verwaltet.

Sie lassen sich als Vorschau darstellen, ohne dass die Anwender dazu ihre Arbeitsumgebung wechseln.

In der Karte kontextualisierte Dokumente können ganz leicht als URL-Link, in MS Teams oder als Email geteilt werden. Anwender haben damit jederzeit Zugriff auf eine aktuelle, gemeinsame Referenzversion.

• Responsives Design und mobile App

Mit der vor Kurzem überarbeiteten Sciforma App können Anwender:

– ihre Stundenzettel direkt auf ihrem Mobiltelefon zu jeder Zeit und an jedem Ort verwalten
– ihre gesendeten Stundenzettel im Blick behalten und sie direkt bearbeiten
– sich auf anstehende Termine für die Einreichung ihrer Stundenzettel hinweisen lassen und nie wieder einen Termin verpassen
– für alltägliche Aufgaben aufgewandte Iststunden notieren
– Stundenzettel wöchentlich an ihre zuständigen Vorgesetzten schicken

• Integration mit Systemen anderer Anbieter

beispielsweise mit Microsoft Teams oder Google Workspace oder auch mit BI, CRM, ERP etc. Anwender können Benachrichtigungen verschicken und empfangen und Inhalte oder dynamische Dashboards, Formulare usw. integrieren.

Beispiel mit Microsoft Teams

Sie müssen nicht auf eine für Ihre Mitarbeitenden ungewohnte Software umsteigen!

Mit Sciforma Deliver in Microsoft Teams können Teams ihre Notizen, Dokumente und Projektkalender in Microsoft Teams teilen. Ebenso können sie Aktivitäten in den von ihnen bearbeiteten Projekten verwalten, den Status aktualisieren und neue Sciforma Aufgaben direkt aus Konversationskanälen in Microsoft Teams anlegen.