Zahlreiche Unternehmen setzen auf Projektportfoliomanagement (PPM). 86 % aller Unternehmen verfügen über ein oder mehrere PMOs. Die PPM-Reife nimmt in allen Branchen stetig zu. Dementsprechend nutzen immer mehr Unternehmen professionelle Enterprise-PPM-Software. Für den Erfolg einer projektbasiert arbeitenden Organisation sind diese Tools unverzichtbar – vorausgesetzt, sie werden sinnvoll ausgewählt, konfiguriert, eingeführt und verwendet. Schauen wir uns doch fünf der wichtigsten Gründe einmal näher an, weshalb manche Enterprise-PPM-Software nicht die in sie gesetzten Erwartungen erfüllt.
Ihre Enterprise-PPM-Software passt nicht zur Ihrem Unternehmen
Möglicherweise setzen Sie momentan ein PPM-Tool ein, das nicht optimal zu Ihrem Unternehmen passt. Einige Unternehmen wählen das billigste Tool, das nicht allen Bedürfnissen und Anforderungen gerecht wird.
Andere schießen über das Ziel hinaus und investieren in ein teures, hochentwickeltes Enterprise-PPM-Tool mit einer Fülle von Funktionen und Optionen … nur um dann festzustellen, dass Umfang und Komplexität die Anwender überfordern. In beiden Fällen wird das Tool keinen Nutzen erbringen.
Ihre Enterprise-PPM-Software ist nicht sachgerecht konfiguriert
Im Projektportfoliomanagement gibt es keine allgemeingültige Wahrheit. Die für Sie beste Lösung ist diejenige, die Ihren spezifischen Erwartungen am besten gerecht wird. Mit anderen Worten: Was in Ihrem Unternehmen funktioniert, muss nicht zwangsläufig anderswo ebenso gut funktionieren – und umgekehrt.
Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen für eine individuelle Anpassung ihrer Enteprise-PPM-Software. Damit wollen sie sicherzustellen, dass die Lösung ihren individuellen Anforderungen und Prozessen gerecht wird. Eine zu weitgehende Anpassung ist allerdings riskant. Die Erfahrung lehrt, dass sie zu technisch bedingten Performanceproblemen, Störungen, Zusatzkosten, Verzögerungen bei der Implementierung und allen möglichen Problemen bei Wartung, Support und Upgrades führen kann.
Ihre Anwender akzeptieren die Enterprise-PPM-Software nicht
Ein weiterer Grund, weshalb Ihre Enterprise-PPM-Plattform möglicherweise nicht optimale Ergebnisse erzielt, sind unzureichende Schulungen und Unterstützung für die Anwender. Neben der Implementierung des Tools sollten Sie sich auch mit dem Onboarding der Anwender befassen. Ihre Anwenderteams benötigen angemessenes Training, um mit der Enterprise-PPM-Software arbeiten zu können. Nur so können sie ihre Möglichkeiten voll ausschöpfen. Schulungen spielen zweifellos eine wichtige Rolle. Ebenso bedeutsam ist aber, dass Sie Anreize für Anwender schaffen und ihnen die Einarbeitung so weit wie möglich erleichtern. Vielleicht ziehen Sie in Erwägung, zum Start zunächst eine begrenzte Anzahl von Funktionen einzuführen, mit denen sich die Mitarbeiter in einem ersten Schritt vertraut machen können.
Ihre Enterprise-PPM-Software ist nicht ausreichend integriert
Ihre Enterprise-PPM-Software sollte sich nahtlos an andere Systeme und Tools Ihres Unternehmens wie ERP-, PLM-, HR-Management-Tools usw. anbinden lassen. Wenn Sie Ihr PPM-Tool isolieren, ohne Datenaustausch mit anderen Systemen betreiben, zwingen Sie Ihre Mitarbeiter, einige Informationen manuell zu aktualisieren. Dies kann sich negativ auf die Anwendererfahrung, die Produktivität und die Datengenauigkeit auswirken.
Konnte Ihre Enterprise-PPM-Software nicht mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten?
Ziel der meisten Unternehmen ist es, zu wachsen und sich weiterzuentwickeln. Aber Wachstum bringt auch Nachteile mit sich: Wenn Ihr Unternehmen größer, komplexer und reifer wird, kann es vorkommen, dass Ihr Enterprise-PPM-Toolkit die gewachsenen Anforderungen nicht mehr erfüllen kann und nicht alle Funktionen bietet, die Sie benötigen. Bei der Auswahl einer Enterprise-PPM-Lösung sollten Sie daher nicht nur Ihren Status quo berücksichtigen, sondern auch Ihre Ziele für die Zukunft.
Richtig ausgewählt, bereitgestellt und angewendet, kann Enterprise-PPM ein sehr leistungsfähiges Tool für ein Unternehmen sein. Entdecken Sie unsere Best Practices für die Auswahl von Anbietern in unserem Leitfaden:
