Ressourcen- und Kapazitätsmanagement bilden den Kern des Projektmanagements. Bekanntermaßen stellt jedoch die Optimierung der Ressourcennutzung und der Kapazitätsplanung viele Unternehmen vor große Herausforderungen. In größeren Organisationen können dafür komplexe Abwägungen und komplizierte Kompromisse notwendig werden.
Glücklicherweise bietet die Technologie Projektmanagern heute eine Reihe von Tools, die diesen Prozess erleichtern und beschleunigen.
Dedizierte Tools für das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement
Auf dem Markt sind eine Reihe von speziellen Tools für das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement erhältlich. Sie vereinen die Grundlagen des Projektmanagements und des Personalmanagements und sollen Unternehmen dabei helfen, sowohl das Wohlbefinden als auch die Produktivität ihrer Mitarbeitenden zu optimieren.
Software für das Ressourcenmanagement und die Kapazitätsplanung bietet Funktionen zur Überwachung und Planung der für Projekte benötigten personellen, materiellen und manchmal auch finanziellen Ressourcen. Mit Hilfe dieser Funktionen können Projekt- und Ressourcenmanager den Bedarf mit der Verfügbarkeit von Ressourcen abgleichen und sie so optimal zuteilen und nutzen.
Allerdings unterstützen diese ressourcenorientierten Tools nicht die Verwaltung von Projektideen, Aufgaben, Meilensteinen usw. Außerdem werden sie oft als eigenständige Produkte angeboten, die anschließend in andere Unternehmenssoftware integriert werden müssen.
Projektmanagement-Tools mit Funktionen für das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement
Viele der beliebtesten Projektmanagement-Tools enthalten Funktionen für das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement. Trello, Asana und Smartsheet sind mit Funktionen ausgestattet, mit deren Hilfe Projektmanager Ressourcenpläne erstellen, bestimmte Ressourcen einzelnen Aufgaben zuweisen und die Auslastung verfolgen können.
Diese Tools sind in der Regel erschwinglich, einfach einzurichten und anzuwenden. Sie verfügen über benutzerfreundliche Schnittstellen und Prozesse, mit denen auch kleinere Teams arbeiten können. Und sie weisen zahlreiche Merkmale und Funktionen für das Projektmanagement auf.
Beim Ressourcen- und Kapazitätsmanagement stoßen sie jedoch an ihre Grenzen. Reporting- und Risikomanagementfunktionen sind nur begrenzt verfügbar, und die Systeme sind letztlich nicht dafür ausgelegt, komplexe Projekte in großem Umfang zu managen.
Projektportfoliomanagement-Tools für das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement
Unternehmen, die nach einer zuverlässigen Lösung für das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement suchen, sollten PPM-Tools in Betracht ziehen. Diese hochmodernen Unternehmensplattformen bieten umfangreiche und leistungsfähige Funktionen für die optimale Zuweisung von Ressourcen und für die Kapazitätsplanung im gesamten Unternehmen.
Sie unterstützen die exakte Verwaltung von Ressourcen mit hochmoderner Technologie und Funktionen beispielsweise für:
- die Zusammenstellung maximal effektiver Teams aus einem klar definierten Ressourcenpool
- die Zusammenfassung und Kategorisierung von Ressourcen nach Rollen
- die einfache Überprüfung bevorstehender Anforderungen an einen Ressourcenpool
- die Identifikation ressourcenbedingter Risiken und Doppelbuchungen
- die Erstellung von Kapazitätsberichten für die Unternehmensleitung auf Knopfdruck
- Detailauswertungen zu einzelnen Teammitgliedern zur exakten Ermittlung ihrer Auslastung auch in Echtzeit
Und das für alle Managementmethoden: manuelle Ressourcenergänzung, dedizierte Ressourcen, zugewiesene Ressourcen, gebundene Ressourcen.
Noch wichtiger ist, dass PPM-Lösungen eine Plattform bieten, mit der sich Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung mit anderen projektbezogenen Überlegungen und Informationen abgleichen lassen. Solche Plattformen verbinden unterschiedliche Arten von Stakeholdern im gesamten Unternehmen und darüber hinaus miteinander. Sie generieren ein Gesamtbild der Projektaktivitäten auf Unternehmensebene, das auch zeigt, inwieweit sie dazu beitragen, dass Unternehmen ihre strategischen Ziele erreichen.
Aufgrund ihrer vermeintlichen Kosten und Komplexität mögen einige Enterprise-PPM-Plattformen auf kleinere Unternehmen abschreckend wirken. Diese Befürchtungen sind jedoch keinesfalls für alle verfügbaren Lösungen berechtigt. Einige Anbieter haben es sich zur Aufgabe gemacht, erschwingliche und anwenderfreundliche PPM-Lösungen für Unternehmen jeder Art und Größe zu entwickeln, die ihnen bei der Optimierung ihrer Ressourcenverwaltung und Kapazitätsplanung helfen. Sehen Sie sich dazu doch einmal diese Erfahrungsberichte an.
