Ressourcen- und Kapazitätsmanagement ist ein Teilbereich des Projektportfoliomanagements. Es zielt darauf ab, mit weniger mehr zu erreichen. Wenn Unternehmen die Vergeudung personeller und materieller Ressourcen tolerieren, kann dies katastrophale Auswirkungen haben. Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung verbinden Strategie und Umsetzung und ermöglichen so eine optimale Nutzung vorhandener Ressourcen. Auf diese Weise lassen sich die Performance und die Ergebnisse von Projekten verbessern.
Oder, mit den Worten des PPM-Experten Harvey A. Levine: “Hieraus lässt sich ableiten, dass der Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens meist direkt auf seinen Umgang mit dem Ressourcenmanagement zurückgeführt werden kann.”
Vier Möglichkeiten zur Ressourcenoptimierung
Ressourcen- und Kapazitätsmanagement für die Projektplanung und die Festlegung der Roadmap
Der Ressourcenplan bildet das Rückgrat eines Projekts. Er legt fest, wer wann welche Aufgabe bearbeiten wird. Die Kapazitätsplanung stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter und Tools zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden. So bleibt das Projekt auf Kurs und die erwarteten Fortschritte werden erzielt. Mit Hilfe der Kapazitätsplanung können Projektmanager ihren Kunden, Projekteignern und -sponsoren und sonstigen Beteiligten einfacher und zuverlässiger realistische Projektergebnisse zusagen, die die vereinbarten Start- und Fertigstellungstermine eines Projektes einhalten.
Ein solides Ressourcen- und Kapazitätsmanagement trägt auch zu Verbesserungen in der Projektdurchführung bei. Es erhöht die Chancen des Unternehmens, Projekte mit den vorgesehenen Inhalten und innerhalb des Zeitplans zu realisieren.
Deshalb haben Projekte mit klar definierten Ressourcen- und Kapazitätsplänen bessere Erfolgsaussichten.
Ressourcen- und Kapazitätsmanagement für bessere Kostenkontrolle und mehr Budgettreue
Projektmanager suchen ständig nach Möglichkeiten, die Rentabilität ihrer Projekte zu steigern. Ressourcen- und Kapazitätsmanagement helfen ihnen, Projektkosten und Gewinnmargen genauer zu prognostizieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie ihre Projektressourcen effektiv einsetzen.
Das Ressourcenmanagement schafft einen besseren Überblick über die tatsächlichen Kosten und die Gesamtrentabilität des Projekts. Es kann nicht nur die Kosten senken und Ressourcenverschwendung vermeiden, sondern auch die Produktqualität verbessern, Kunden zufriedenstellen und den Umsatz steigern. All das zusammen steigert den ROI.
Ressourcen- und Kapazitätsmanagement für besseres Personalmanagement und mehr Loyalität der Beschäftigten
Das Ressourcenmanagement soll die optimale Produktivität der verfügbaren Ressourcen gewährleisten und gleichzeitig deren Überbeanspruchung verhindern. Die Beschäftigten eines Unternehmens sind sein wichtigstes Kapital. In vielen Unternehmen wird das Personal allerdings regelmäßig überbeansprucht – mit negativen Auswirkungen auf das Unternehmen.
Die übermäßige Arbeitsbelastung kann bei manchen Beschäftigten Stress und Ängste verursachen und ihre Motivation beeinträchtigen. Daraus entstehen Produktivitätsverluste, Arbeitsprozesse werden unterbrochen, letztlich werden Termine nicht eingehalten. Ebenso leidet auch die Qualität der Arbeit, was sich wiederum auf die Rentabilität des Unternehmens und das Image der Leistungen auswirkt, die es erbringt. Das Ressourcenmanagement zeigt auf, wo Ressourcen fehlen, und hilft damit, durch Arbeitsüberlastung verursachte Probleme zu vermeiden.
Ressourcen- und Kapazitätsmanagement für mehr Kongruenz zwischen Geschäfts- und IT-Strategien
Ein effektives Ressourcenmanagement schafft mehr Transparenz auf Unternehmensebene. Das Management gewinnt einen Überblick über die Leistungsbreite und Verfügbarkeit seiner Teams. So können Ressourcenmanager beispielsweise zusätzliche Kapazitäten frühzeitig erkennen und die Projektleiter benachrichtigen.
Wenn rechtzeitig erkennbar wird, welche Ressourcen verfügbar sind, hilft das auch, unvorhergesehene Konflikte zu vermeiden. Die meisten Unternehmen aller Größen und Branchen bearbeiten mehrere Projekte und Programme zur selben Zeit. Das kann zu einem harten Wettbewerb um knappe Ressourcen führen mit negativen Auswirkungen von Konflikten bei der Zuweisung auf die Qualität der Ergebnisse und die Fertigstellungstermine von wichtigen Projekten. Daher ist es wichtig, dass Projektmanager alle Möglichkeiten nutzen, um solche Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu entwickeln.
Zusammenfassung
Das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement zu optimieren, kann eine gewaltige Aufgabe darstellen. Eine Investition in eine Ressourcenverwaltungssoftware ermöglicht einen umfassenden Überblick über Ihre Ressourcen. Sie können alle Ressourceninformationen zentral speichern und als Grundlage für Ihre Entscheidungen und Projekte nutzen. (Und wenn alles gut läuft, erhalten Sie einen kompletten Workspace für die Ressourcenverwaltung aus Projekt- und aus Unternehmenssicht).
