Klare Verantwortungen sind ein wichtiger Baustein für erfolgreiche Projekte. Deshalb gehört das RACI-Chart für viele Projektmanager auch fest zur Planungsphase dazu. Die RACI-Matrix hält fest, wer wofür verantwortlich ist und worüber in Kenntnis gesetzt werden sollte. Ein sorgfältig erstelltes RACI-Diagramm sorgt entsprechend dafür, dass jeder seinen eigenen Verantwortungsbereich kennt und bei Bedarf schnell nachsehen kann, welche Kollegen informiert werden sollten.
Was ist ein RACI-Chart?
RACI ist ein Akronym aus dem Englischen und wird etwa wie „Reisi“ [reɪsɪ] ausgesprochen. Die Buchstaben stehen für:
- Responsible – Verantwortlich
- Accountable – Zuständig
- Consulted – Beraten
- Informed – Informiert
Die verantwortliche Person führt die Aufgabe aus. Accountable ist, wer letztlich Rechenschaft für die Ergebnisse ablegen muss und als Consulted gelten Kollegen, die Informationen zur Ausführung bereitstellen. Alle, die informiert (Informed) werden sollten, erhalten üblicherweise ein Status-Update, wenn jemand die Aufgabe ausgeführt oder abgesegnet hat.
Ein Diagramm mit vielen Namen
Im Projektmanagement haben viele Begriffe zahlreiche Synonyme. RACI bildet da keine Ausnahme. Hier ist eine kleine Auflistung der gängigen Namen.
- RACI-Chart
- RACI-Diagramm
- RACI-Matrix
- Verantwortungszuweisungsmatrix oder RAM (Responsibility Assignment Matrix)
- Projektzuweisungsmatrix oder PAM (Project Assignment Matrix)
Welcher Begriff ist in Ihrem Projektmanagementbüro oder in Ihrer Abteilung üblich?
Das RACI-Chart fördert Transparenz
Im RACI-Chart wird klar und deutlich kommuniziert, wer welche Verantwortung für die unterschiedlichen Aufgaben im Projekt trägt. Das Diagramm sollte für alle zugänglich sein, damit jeder Informationen schnell abrufen kann. Dadurch fallen die typischen Fragen an das Projektmanagement wie „bei wem gebe ich das ab?“ und „wer hat denn diese Infos für mich?“ weg. Dementsprechend fördert das RACI-Chart nicht nur die Transparenz. Im Idealfall sorgt es auch für effizientere Prozesse und einen schnelleren Projektablauf.
RACI-Diagramm erstellen
Das RACI-Diagramm ist recht einfach zu erstellen. Wenn Sie bereits Projektmanagement-Software nutzen, verfügen Sie wahrscheinlich über ein spezialisiertes Tool, um Matrizen und Diagramme in Windeseile zu entwerfen. Ansonsten bietet Excel die nötigen Funktionen. Mit dieser Anleitung können Sie ein RACI-Chart erstellen, unabhängig davon, welches Tool Sie nutzen.
1. Projektaufgaben definieren
Identifizieren Sie zunächst alle relevanten Projektaufgaben. Sei es die Ausrichtung eines Meetings oder ein spezielles Lieferergebnis. Beachten Sie dabei sowohl einmalige als auch wiederholende Aufgaben und tragen Sie diese in die y-Achse ein.
2. Teammitglieder zuweisen
Listen Sie alle Teammitglieder, die in das Projekt involviert sind, sowie deren Rollen auf. Namen und Position weisen Sie dann der x-Achse zu.
3. Rollen verteilen
Im nächsten Schritt tragen Sie die RACI-Rollen – Responsible, Accountable, Consulted, Informed – ein. Tippen Sie dazu einfach die Anfangsbuchstaben R, A, C, I in die Schnittpunkte der Matrix ein.
4. Ergebnis überprüfen
Abschließend überprüfen Sie das Diagramm mit Ihrem Team und nehmen gegebenenfalls Anpassungen vor. Sprechen Sie auch mit Beteiligten, um sicherzustellen, dass alle wissen, wie sie das RACI-Chart richtig interpretieren.
Tipps & Tricks für die RACI-Matrix
Insbesondere bei kleineren Teams ist das RACI-Chart übersichtlich und hilfreich. Allerdings wirkt es bei größeren Projekten schnell überwältigend. In dem Fall ist es empfehlenswert, Aufgaben und Mitglieder in Gruppen aufzuteilen und diese farblich voneinander abzuheben. Beispielsweise das Entwicklungs-Team in Blau hinterlegen, Sales in Gelb und Service in Grün. Die Aufgaben lassen sich möglicherweise in Planung, Ausführung und Dokumentieren unterteilen. Wenn selbst das nicht hilft, sollten Sie darüber nachdenken, leistungsstarke Projektmanagement-Software einzuführen, die Verantwortungen auch bei umfangreichen Projekten deutlich darstellen kann.
Aktuelle Angaben im RACI-Diagramm sind Pflicht
Das RACI-Chart ist nur dann eine Hilfe, wenn alle Angaben korrekt und aktuell sind. Sobald sich etwas an den Verantwortungsbereichen der Teammitglieder ändert, muss das Diagramm diese auch reflektieren. Ansonsten melden sich Teammitglieder bei den falschen Kollegen und müssen sich anschließend auf eine möglicherweise langwierige Informationssuche begeben.
Auch Angaben zu Urlaubs- und Krankheitsvertretung sind im RACI-Chart nützlich. Je nachdem, welche Software Sie zur Erstellung der Matrix nutzen, können Sie Kommentare hinterlegen oder temporäre Änderungen vornehmen.
Unterstützung aus dem Team
Eventuell ist es hilfreich, wenn Ihr Team oder zumindest ausgewählte Mitglieder, wie beispielsweise Senior Entwickler, Änderungen am RACI-Chart selbst vornehmen dürfen. Dadurch verringert sich der Arbeitsaufwand für den Projektmanager oder RACI-Matrix-Verantwortlichen. Stellen Sie das Chart, wenn möglich, so ein, dass Teammitglieder bei Änderungen benachrichtigt werden.
Aufwand vs. Nutzen
Ein RACI-Chart ist in vielerlei Hinsicht nützlich. Zu Anfang unterstützt es Projektmanager dabei, Verantwortungen zu definieren und mögliche Lücken aufzudecken. Später ist es eine praktische Ressource für Teammitglieder, um Ansprechpartner zu identifizieren. Über die eigenen Verantwortungen sind sich die meisten schließlich bereits bewusst. Allerdings sollte der Aufwand, den die Pflege des Charts mit sich bringt, nicht unterschätzt werden. Insbesondere, wenn Sie das Chart ohne spezialisierte Software anpassen.
Vor allem in Teams in einem volatilen Umfeld, bei denen Verfügbarkeiten und Verantwortlichkeiten oft wechseln, überwiegt der Aufwand möglicherweise den Nutzen des Diagramms. Das kann beispielsweise in Unternehmen der Fall sein, in denen Beratern mit bestimmten Qualifikationen nur kurzweilig an Projekten arbeiten. Projektmanager sollten entsprechend die Zeit, die sie mit der Pflege des Charts verbringen, festhalten.
Generell läuft die Erstellung und Aktualisierung von RACI-Charts mit der richtigen Software schneller ab. Besonders praktisch sind Lösungen, die bereits über Profile der Mitarbeiter und Aufgabenlisten verfügen. Projektmanager können diese dann bequem im Chart platzieren, verschieben und Verantwortungen zuweisen.
Sind Sie bereit, ein RACI-Chart zu erstellen?
Ein RACI-Chart verdeutlicht, wer wofür verantwortlich ist und schafft Transparenz. Das ist vor allem in agilen und selbstverwalteten Teams hilfreich. Sie können eine RACI-Matrix mit einem Tabellen-Tool und spezieller Projektmanagement-Software erstellen. Insbesondere, wenn Sie mehrere Projekte verwalten, ist ein Blick auf die Lösungen von Sciforma eine gute Idee.
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