Bei Sciforma nutzen wir Telearbeit seit über 25 Jahren erfolgreich. Im Grunde war das bereits lange vor der Ausbreitung von COVID-19 normal für uns, lange vor der Anordnung, zu Hause zu bleiben. Für einige Organisationen kann das Projektmanagement in Zeiten der COVID-19-Pandemie jedoch eine echte Herausforderung darstellen. Vor allem, wenn Ihr Unternehmen plötzlich gezwungen ist, ohne jegliche Vorbereitungen mit Home Office zu experimentieren. Es kann darüber hinaus auch unüberwindbar erscheinen, wenn Ihr Unternehmen sich mit großen Projekten, Portfolios oder Programmen befasst, an denen Hunderte von Menschen beteiligt sind.
Mit den richtigen Tools, Methoden und strategischer Organisation muss dies jedoch kein so großes Hindernis sein. Laut einer Analyse von Global Workplace Analytics von Daten des American Community Service (ACS) aus dem Jahr 2018 arbeiteten derzeit 5 Millionen Beschäftigte (3,6 % der Erwerbstätigen) mindestens zur Hälfte zu Hause, und die reguläre Telearbeit von zu Hause aus sei seit 2005 um 173 % gestiegen.
Die gegenwärtige Krise könnte also tatsächlich zu einer willkommenen Realitätsprüfung führen. Da all die kleinen Probleme und Ineffizienzen vergrößert werden, die wir normalerweise in unserer täglichen Arbeit tolerieren, kann die Krise uns dabei helfen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und zu verstehen und somit den Anstoß geben, den wir brauchen, um diese zu lösen. Damit kann der Weg für eine bessere, effizientere Projektmanagementstrategie von morgen geebnet werden.
Remote-PM-Probleme unterscheiden sich nicht wesentlich von den üblichen PM-Problemen
In diesem extrem ungewissen Kontext gibt es zumindest einige vertraute Aspekte und zwar Ihre PPM-Probleme. Falls Ihr Team jetzt geografisch auf verschiedene Regionen oder Länder verteilt ist, sind die meisten Probleme, auf die Sie stoßen, dieselben alten Schwachstellen, die Sie auch schon zuvor hatten. Denn Projektmanager, PMOs oder Programm-Manager können selbst im Büro nicht immer alles im Griff haben (es sei denn, sie haben Superkräfte und in diesem Fall sollten Sie sie niemals gehen lassen). Obwohl jetzt eine physische Barriere hinzukommt, bleiben die Probleme jedoch gleich. Sie müssen nur lernen, wie Sie aus der Ferne mit ihnen umgehen.
Aus unserer Sicht gibt es drei wesentliche Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches Remote-Projektmanagement:
- Klare Kommunikation und Kollaboration
- Datenzentralisierung
- Effiziente Überwachung
Wie können Projektmanagement-Probleme bei Telearbeit gelöst werden?
Die gute Nachricht ist, dass Sie alle Ihre Probleme mit nur einem oder zwei Tools lösen können. Sie ahnen wahrscheinlich, wie es weitergeht.
Die Lösung, die sich gestern nur schön anhörte, könnte sich 2020 tatsächlich als ein Lebensretter für Ihr Unternehmen herausstellen. Verstehen Sie das nicht falsch: Dies bedeutet, dass Ihr Team über die richtige technische Ausstattung verfügt (Computer, Internetverbindung, Fernzugriff auf Unternehmenssoftware), um die Telearbeit auszuführen und dass der Arbeitsumfang und die Verantwortlichkeiten klar definiert sind (sowohl für Teammitglieder als auch für Manager).
1 – Klare Kommunikation und Kollaboration
Die Möglichkeit, Fragen zu klären oder sich einfach schnell abzustimmen, bietet sich nicht so einfach an, ohne regelmäßige Statusbesprechungen und ohne die Kollegen jeden Tag im Büro zu sehen. Hier eröffnet sich die Möglichkeit, andere Kommunikationsmittel zu nutzen. Kompensieren Sie das jedoch nicht, indem Sie auf einmal 10.000 E-Mails pro Tag senden. Dies würde den Zweck verfehlen und Ihre Teams nur frustrieren. Der Grundgedanke ist, virtuelle Teams aufzubauen, die sich miteinander verbunden fühlen und regelmäßig in Kontakt bleiben.
Bei Sciforma haben wir die Anzahl interner E-Mails erheblich reduziert. Für einfache Fragen, die keine ausführlichen Antworten erfordern, nutzen wir die Chat-Funktion. Es macht keinen Sinn, eine E-Mail zu senden, wenn Sie sofort eine Antwort erhalten können. Wir sind außerdem keine Fans von ewigen Telefonanrufen oder Konferenzschaltungen, denn die Chat-Funktion erlaubt es unseren Kollegen ihre Zeit selbst zu verwalten und dann zu antworten, wenn es für sie am besten passt.
Für regelmäßige Besprechungen können Sie ein einfaches Videokonferenz-Tool wie Zoom, Skype oder sogar Google Hangouts verwenden (kostenlos). Diese Tools stellen eine Konferenzatmosphäre her, die die Kommunikation erleichtert und die Verbindung zwischen Teammitgliedern aufrechterhält, die sich sonst leicht isoliert fühlen können.
Eine durchgängige Kommunikation ermöglicht es Ihnen als Projektmanager, Probleme leicht zu identifizieren und zu lösen, sodass Sie Ihre Fristen einhalten und Projekte pünktlich abliefern können.
TIPP: Informelle Treffen nicht vergessen. Planen Sie zwischendurch auch „Kaffeepausen und kleine Chat-Meetings“ ein, um eine Büroatmosphere zu schaffen und den Zusammenhalt aufrechtzuerhalten, ohne dabei den Dialog auf die Arbeit einzuschränken. Dies trägt auf lange Sicht zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und hilft Ihren Teammitgliedern, langfristig motiviert zu bleiben.
2 – Datenzentralisierung
Fehlende oder unzuverlässige Daten sind eines der größten Probleme, mit dem unsere Kunden konfrontiert sind. Jedes Team arbeitet an einer anderen Excel-Tabelle, was daher die Notwendigkeit erfordert, alle diese Daten erfassen und synchronisieren zu können. Im aktuellen Zusammenhang der auferlegten Einschränkungen haben Unternehmen keine andere Wahl, als die benötigten Informationen (Kommunikation, Excel-Tabellen, Berichte, Dokumente) zu zentralisieren. Ohne ein zentrales Informationssystem ist ein ordnungsgemäßes Projektmanagement nicht mehr möglich.
Die Lösung hierfür ist relativ einfach: ein Projekt- und Portfolio-Management-Tool. Der Projektmanager sollte in der Lage sein, sich anzumelden, sofort alles zu sehen, was in Echtzeit geschieht und den Fortschritt jedes Projekts zu verfolgen und sicherzustellen, dass alles wie geplant verläuft. Sie können für die Kollaboration natürlich auch Tools wie Google Drive verwenden, aber wenn Sie keine organisatorischen Prozesse auf Unternehmensebene einführen, verschwenden Sie dann immer noch Zeit damit, im Labyrinth einzelner Projektordner nach Dokumenten zu suchen.
Wenn Sie alles an einem Ort aufbewahren, wissen alle Teammitglieder, wofür sie verantwortlich sind und woran sie arbeiten müssen. Niemand kann dann behaupten, dass man zugewiesene Aufgaben nicht gesehen hat oder man nicht wusste, dass etwas fällig ist.
TIPP: Projektmanager gehören zu denjenigen, die dafür verantwortlich sind, Ihr Tool oder Ihr Tracking-System auf dem neuesten Stand zu halten. Sorgen Sie also dafür, dass sie sich innerhalb ihres wöchentlichen Zeitplans Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben erledigt sind, die Fristen eingehalten und die Ressourcen nicht überlastet werden (oder dass Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, falls dies erforderlich wird). Die Projektpflege ist für alle Teammitglieder, einschließlich der Manager, wichtig.
3 – Effiziente Überwachung
Genau wie bei der Datenzentralisierung zwingt uns der aktuelle Zustand, den Projektstatus genauer zu überwachen. Die meisten Unternehmen können sich gerade jetzt keine zusätzlichen Kosten, Verzögerungen oder fehlenden Ressourcen leisten, die das ganze Jahr über zu massiven ROI-Verlusten führen würden. Selbst in einem wirtschaftlich günstigen Umfeld könnte eine Verzögerung von einem Tag einen enormen monetären Verlust bedeuten. Eine sorgfältige Überwachung ist daher mehr denn je der Schlüsselfaktor zu einem effizienten Projektmanagement. Ein gutes Tool zur Datenzentralisierung sollte es Ihnen ermöglichen, eine effiziente Berichterstellung zu erzielen. Die von Ihnen eingesetzten Systeme zur Überwachung und Zentralisierung sollten synchronisiert sein, damit Sie Echtzeitinformationen erhalten, um bei Bedarf sofort Maßnahmen ergreifen zu können.
Definieren Sie Ihre KPIs, erstellen Sie Überwachungs-Dashboards und stellen Sie sicher, dass Sie sie in Echtzeit visuell darstellen können. Mit Sciforma können Sie beispielsweise jedes Projekt mithilfe eines Health Scores verfolgen, der jedem Projektmanager, PMO-Manager oder Stakeholder einen Überblick davon gibt, wo sich das Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet. Stellen Sie sicher, dass Sie Benachrichtigungen und Warnungen für potenzielle Probleme oder Risiken festlegen.
Sie werden sehen, dass diese 3 Faktoren miteinander verbunden sind. Ohne effiziente Kommunikation können Sie Vorgänge beliebig überwachen, werden aber niemals in der Lage sein, auf Probleme zu reagieren. Ohne zentralisierte Informationen macht es keinen Sinn, unvollständige oder falsche Daten zu überwachen. Und letzten Endes können Sie gar nichts erreichen, wenn sich Ihr Team nicht verbunden, unterstützt und befugt fühlt, um Projekte weiter voranzutreiben.
Wenn Sie diese drei Erfolgsfaktoren richtig einsetzen, können Sie nicht nur den derzeitigen Sturm überstehen, sondern auch das PPM in Ihrem Unternehmen langfristig verbessern. Falls Sie über Lösungen für das Projekt- und Portfolio-Management nachdenken, ist jetzt möglicherweise ein guter Zeitpunkt, um dies näher zu betrachten. Wenn Sie jetzt Maßnahmen ergreifen, könnten Sie in den kommenden Monaten von den Vorteilen profitieren.
Was halten Sie davon? Packen wir’s an! Lassen Sie uns wissen, mit welchen PM-Problemen Sie bei der Telearbeit konfrontiert sind und wir helfen Ihnen gerne bei der Suche nach einer schnellen Lösung.
Camélia Docquin
Camélia ist Sciforma's Marketing Manager für Europa und lernt gerne verschiedene Perspektiven des aktuellen Geschäftsumfelds und der Projektmanagement-Herausforderungen kennen, denen Unternehmen täglich gegenüberstehen. Zu ihren Hauptinteressen gehören: Innovation, digitale Transformation und Strategieumsetzung.