Projekte, die auf wichtige Geschäftsinitiativen, -ziele und/oder -kennzahlen ausgerichtet sind, haben eine wesentlich größere Erfolgschance. Das leuchtet ein, denn wenn es keinen klaren Zusammenhang zwischen den wichtigsten Geschäftszielen und Ihrem Projekt gibt, ist das Projekt per Definition ein Misserfolg bevor es überhaupt gestartet wurde. Schließlich kann es keinen Unternehmenswert geben, wenn Sie diesen nicht kennen.

Das ist vielleicht der Grund dafür, dass 75% der Projektleiter glauben, dass ihre Projekte von Anfang an zum Scheitern verurteilt sind. [Geneca, 2017]

Wenn wir also davon ausgehen, dass die Geschäftsausrichtung der wichtigste Treiber für Projekterfolg ist, müssen wir uns die Frage stellen: Was können wir tun, um die Geschäftsausrichtung voranzutreiben?

1. Machen Sie die Unterstützung durch Führungskräfte zu einem wichtigen Auswahlkriterium für Ihre Projekte

Aktiv mit einbezogene Führungskräfte sind nach wie vor einer der wichtigsten Treiber dafür, ob Projekte ihre ursprünglichen Unternehmensziele erreichen oder nicht – und dennoch gibt es bei 38% der Projekte immer noch keine Unterstützung durch Führungskräfte. [PMI, 2017]

Wenn ein vorgeschlagenes Projekt keine aktive Unterstützung durch Führungskräfte erhält, sollten Sie seine Priorität senken bis es diese erhält oder es sofort unnachgiebig streichen. Das ist die taktische Antwort.

Es gibt auch eine strategischere Antwort, die die Rolle der Führungskräfte aus einer nachhaltigeren Perspektive unterstützt. Diese besagt, dass Sie die Führungskräfte in ihrer Rolle als Projektunterstützer stärken sollten. Das heißt, bieten Sie Führungskräften ein Coaching an, um das Verständnis für ihre Rolle während des gesamten Projektlebenszyklus zu vertiefen. PMO-Leiter unterschätzen deutlich, wie wichtig dies auch den Führungskräften selbst ist. Eine aktuelle Studie zeigt, dass nur 28% der PMO-Leiter dies als eine hohe oder etwas hohe Priorität sehen, während 63% der Führungskräfte dies hoch oder etwas hoch priorisieren. [PMI, 2017]

Es gibt also Anzeichen dafür, dass Führungskräfte die Bedeutung ihrer Rolle als Projektunterstützer kennen und ihren Job besser machen wollen. PMOs haben die Möglichkeit, diese Lücke zu schließen, indem sie ein Projektumfeld schaffen, das die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Projektteams fördert und das auf einem Fundament aus Transparenz, Vertrauen und Anerkennung des gegenseitigen Wertes basiert.

2. Machen Sie die Geschäftsausrichtung zu einer Kernaufgabe Ihres PMOs

Die meisten PMOs (79%) sehen ihre primäre Rolle in der Erstellung und Überwachung von Erfolgskennzahlen. [PMI, 2017] Die Erreichung von Geschäftszielen und -absichten (d.h die Geschäftsausrichtung) ist neben der termin- und budgetgerechten Abwicklung zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor für Projekte geworden. Die Weisheit dieses Ansatzes wird durch Daten untermauert. Unternehmen, die ihr EPMO an die Strategie anpassen, berichten, dass 38 Prozent mehr Projekte ihre ursprünglichen Ziele und Geschäftsabsichten erreichen und 33 Prozent weniger Projekte als Misserfolge gelten.

Wenn Sie es also noch nicht getan haben, sollten Sie die Geschäftsausrichtung zu einer Kernkompetenz Ihres PMOs machen. Außerdem sollten Sie die Geschäftsausrichtung auch formal in Ihre Ziel- und Missionserklärung aufnehmen.

Verstärken Sie dies noch weiter, indem Sie neue Techniken zur Verwaltung des Geschäftsnutzen integrieren, die sich an der Strategieumsetzung als wesentliches Erfolgskriterium orientieren. Letztendlich sollten sich die Bemühungen des Projektteams in Sachen Mitarbeiter und Weiterbildung auf strategische und betriebswirtschaftliche Fähigkeiten sowie auf technische Fähigkeiten und Führungsqualitäten konzentrieren.

Fördern Sie die Projektauswahl und die Automatisierung Ihres Portfoliomanagements

PPM-Werkzeuge bieten Demand-Management-Funktionen, mit denen geschäftsorientierte Projekte im Rahmen eines standardisierten Bottom-up-Prozesses ausgewählt und priorisiert werden können. Portfolio- und Programmmanagement-Funktionen können verwendet werden, um strategische Initiativen, Programme und Investitionen aus einer Top-Down-Perspektive zu bewerten und zu optimieren.

Daher empfehlen wir Ihnen zunächst, das Anforderungsmanagement (Projektauswahl und Genehmigungsworkflow) zu optimieren, um die Geschäftsausrichtung als Kriterium für die Projektbewertung und -priorisierung zu institutionalisieren. Des Weiteren können Sie Portfolios durch abgestimmte strategische Initiativen organisieren und verwalten und Funktionen zur Optimierung von Investitionen und Risikoüberlegungen nutzen.

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Valerie Zeller

Valerie Zeller ist Chief Marketing Officer bei Sciforma. Valeries Hauptinteressen sind Digitale Transformation, Change Management und Strategieumsetzung. Teilen Sie Ihre Meinung mit @valeriezeller