Ihr PMO spielt eine entscheidende Rolle bei der Vorbereitung Ihres Unternehmens auf künftige Herausforderungen. Sie haben viel investiert, um Ihr PMO als eine wichtige Instanz für Stakeholder und Ihre Kunden – die Projektmanagement-Community – zu etablieren. Auf Dauer wird das Erreichte dennoch nicht genügen. Die Entwicklung muss weitergehen, Ihr Unternehmen muss reifen. Sie müssen dynamisch und stets auf dem neuesten Stand bleiben. Dafür steht das PMO.
Im Folgenden nennen wir einige Warnzeichen, die darauf hindeuten, dass Sie die Entwicklung nicht mit der nötigen Konsequenz verfolgen oder Sie den Anschluss verlieren. Achten Sie auf diese Hinweise. Schließlich wollen Sie sicherstellen, dass Ihr PMO auch weiterhin als Autorität wahrgenommen wird und Mehrwert für Ihr Unternehmen generiert.
1. Fehlende Konzentration auf zukunftsorientierte „Next Practices“
Unternehmen nutzen zu Recht allgemeingültige, in der Branche anerkannte Erkenntnisse aus der Vergangenheit. Sie werden gemeinhin als Best Practices bezeichnet und akzeptiert. In Zukunft werden sich diese bewährten Verfahren allerdings nicht mehr ohne Weiteres anwenden lassen, vor allem deshalb, weil Best Practices grundsätzlich darauf abzielen, Erkenntnisse aus der Vergangenheit in die Gegenwart zu übertragen. Die immer häufigeren wirtschaftlichen Umbrüche und das hohe Tempo, in dem sich Rahmenbedingungen verändern, zwingen Unternehmen zu einer intensiveren Auseinandersetzung damit, was heute und in einer immer weniger berechenbaren Zukunft funktionieren wird. Geschäftsmodelle werden durch eine Vielzahl von Technologien wie künstliche Intelligenz und IoT grundlegend neu definiert. Die Entwicklung, die Bereitstellung und die Anwendung solcher neuen Technologien konnten bislang noch nicht in Best Practices einfließen. Um dem gerecht zu werden, wurde der Begriff Next Practices geprägt. Verstehen Sie ihn zunächst als Beschreibung der Kultur, Fähigkeiten und Kompetenzen, die Unternehmen benötigen oder anwenden, um das Potenzial dieser disruptiven Technologien zu nutzen. Während Best Practices auf Erfahrungen beruhen (Reflektion der Vergangenheit), werden Next Practices notwendigerweise auf Erwartungen (Zukunftsprognosen) basieren.
2. Beziehungen im Unternehmen werden als selbstverständlich betrachtet
Für die Zukunft des PMO ist es von entscheidender Bedeutung, dass seine Führung den Sponsoren und Champions des Unternehmens weiterhin Zeit widmet. Engagieren sich die obersten Führungskräfte und Fachverantwortlichen noch aktiv in Lenkungsgremien? Gibt es eindeutig benannte, großen und komplexen Transformationsprojekten zugeordnete Sponsoren oder Champions?
Tauschen Sie sich regelmäßig mit Ihren Geschäftspartnern aus und klären Sie strategische Prioritäten für die Zukunft, anstatt nur über die Vergangenheit zu berichten. Diskutieren Sie fortlaufend die Rolle von disruptiven Technologien, die Digitalisierung und Transformationsinitiativen im Unternehmen.
3. Strategien werden nicht zukunftsorientiert umgesetzt
PMOs schaffen den größten Nutzen für Unternehmen, wenn sie die Umsetzung der Unternehmensstrategie vorantreiben. Das bedeutet, dass Programme und Projekte durchgeführt werden, um eine Priorität oder ein Ziel des Unternehmens zu erreichen (beispielsweise die Unterstützung eines neuen strategischen Dienstes, Bereitstellung eines neuen Produkts, Implementierung einer Transformationsinitiative oder die Digitalisierung eines unternehmenskritischen Prozesses). Diese “Top-Down”-Aufgaben müssen höher priorisiert werden als Projektwünsche, die teilweise „Bottom-Up“ mit der Ausrichtung an Unternehmensstrategien begründet werden. Nur weil ein Projekt im Einklang steht mit einer wichtigen Unternehmensstrategie, bedeutet das nicht, dass es Mehrwert generiert. Tatsächlich werden Projektanträge manchmal leichtfertig mit Unternehmensstrategien verknüpft, um Projektwünsche zu rechtfertigen. Andererseits sind Projekte, die aus der Notwendigkeit heraus entstanden sind, ein strategisches Ziel zu erreichen, per Definition geschäftskritisch. Wenn Sie den Schwerpunkt Ihres Portfolios immer mehr in Richtung auf die Umsetzung von Strategien verlagern (statt die Projekte an Strategien auszurichten), werden Sie den Wert des PMOs für das Unternehmen langfristig weiter steigern können.
4. Falscher Umgang mit disruptiven Veränderungen
Ein von Umwälzungen geprägtes, wirtschaftliches Umfeld ist die “neue Normalität”. Sollten Sie feststellen, dass disruptive Technologien und ständig veränderte Prioritäten immer neue Frustrationen im Unternehmen erzeugen, sollten Sie Ihre Einstellung ändern und Ihre Mitarbeiter, Prozesse und Technologien entsprechend optimieren, um wieder mehr Agilität und Flexibilität zu gewinnen. Dies ist der einzige, wirklich dauerhafte Wettbewerbsvorteil. Wer agiler ist und sich schneller an Chancen anpasst oder schnell auf Bedrohungen reagiert, wird überleben und erfolgreich sein. Wird Disruption in Ihrem Unternehmen als Bedrohung oder Chance gesehen? Passen Sie die Rahmenbedingungen an und stellen Sie sicher, dass Veränderungen angenommen und als Möglichkeiten genutzt werden, sich vom Wettbewerb abzuheben – statt nur Ablehnung hervorzurufen.
5. Defizite in der Weiterbildung von Beschäftigten
Aufgrund der schnellen Veränderungen wirtschaftlicher Rahmenbedingungen müssen die Fähigkeiten, Neigungen und Kompetenzen Ihrer Beschäftigten an neue Realitäten angepasst werden. Solche neuen Anforderungen können beispielsweise durch geopolitische und demografische Veränderungen, den Klimawandel, Fusionen, finanzielle und regulatorische Rahmenbedingungen, eine Vielzahl anderer Faktoren oder auch durch disruptive Technologien verursacht werden. Künftig sind traditionelle Projektmanagementfähigkeiten ebenso bedeutsam wie Investitionen in Form von Initiativen, Programmen und Portfolios. Gefragt sind:
- Unternehmensführung und strategisches Denken, um auf Leitungsebene besser mit Interessengruppen und Kennzahlen arbeiten zu können
- Zusammenarbeit und Führungsqualitäten, um Veränderungen und Transformationen innerhalb der Projektorganisationen und im gesamten Unternehmen voranzutreiben
- Expertise in neuen Technologien wie Advanced Analytics, künstlicher Intelligenz und IoT
Prüfen Sie Ihr Portfolio und erstellen Sie einen Plan, um mögliche Lücken proaktiv zu schließen.
Ihr PMO wird gebraucht, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig zu machen
Die Zeiten, in denen Ihr PMO seine Aufgaben erfüllt hatte, wenn Projekte im Termin- und Budgetplan und mit den vorgesehenen Inhalten umgesetzt wurden, sind vorbei. Diese Anforderungen bilden heute nur die Grundlagen. Darüber hinaus ist das PMO ein Motor für Veränderungen im Unternehmen – und Veränderungen sind Ihr Lebenselixier.
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