7 Tipps für gelungene Kommunikation im IT-Projektmanagement

Digitale Transformation

Jeder, der in der IT (Informationstechnik) arbeitet, hat wahrscheinlich schon mal einen Seitenhieb bezüglich der Kommunikation abbekommen. Häufig heißt es, ITler könnten einfach nicht richtig kommunizieren. Ein ganz schön schlimmes Klischee. Schließlich ist es die Aufgabe der IT, mit der Technik zu „sprechen“ – und darin ist sie richtig gut. Dennoch ist die Kommunikation im IT-Projektmanagement häufig eine Herausforderung. Das liegt allerdings selten an den Teammitgliedern, sondern eher an der Komplexität der IT-Projekte. Dementsprechend sollten IT-Projektmanager der Kommunikationsstruktur besondere Beachtung schenken.

Kommunikation spielt immer eine Schlüsselrolle

Ziele setzen, Probleme lösen, Risiken managen – all diese Aktivitäten wäre ohne rigorosen Informationsaustausch gar nicht möglich. Kommunikation spielt in Projekten also immer eine Schlüsselrolle. Allerdings kommt sie ständig zu kurz, und das nicht nur im IT-Projektmanagement. Bei IT-Projekten fallen Kommunikationsfehler nur häufig stärker ins Gewicht.

Das IT-Projektmanagement ist typischerweise äußerst komplex. Dazu tragen unter anderem die zahlreichen verknüpften Komponenten und vielschichtigen Systeme bei. Ein simpler Kommunikationsfehler entwickelt sich da schnell zu Missverständnissen über technische Anforderungen oder Spezifikationen, die möglicherweise weitreichend Auswirkungen auf das gesamte Projekt haben. Stellen Sie sich vor, ein Team arbeitet monatelang an einer Software, deren Spezifikationen auf einem Missverständnis aufbauen, dass bereits im Anfangsstadium aufgekommen ist. In dem Fall geht viel Zeit für die Entwicklung und spätere Korrektur verloren. All das „nur“ wegen eines Kommunikationsfehlers.

Meetings sind harte Arbeit

Zusätzlich zu den Herausforderungen, die häufig bei technischen Projekten auftreten, kommen noch die typischen Komplikationen, die fast jeder kennt. Meetings, E-Mails und Telefonate werden häufig als Belastung empfunden. Kommunikation gilt dann nicht mehr als Teil der Arbeit, sondern als eine unliebsame Verantwortung die noch obendrauf kommt. Auch deshalb ist es im IT-Projektmanagement so wichtig, besonders auf die Kommunikation zu achten. IT-Projektmanager stehen daher in der Verantwortung, Strukturen und Prozesse zu schaffen, die einen gesunden Informationsaustausch ermöglichen und fördern.

Tipps für erfolgreiche Kommunikation im IT-Projektmanagement

Damit die Kommunikation im IT-Projektmanagement rund läuft, können IT-Projektmanager einiges unternehmen. Diese 10 Tipps bieten dazu etwas Inspiration.

1. Die richtige Balance finden

Zu viele Meetings, zu viele E-Mails, zu viele Anrufe – viele Mitarbeiter ertrinken förmlich in der Informations- und Terminflut. Dennoch zögern viele IT-Projektmanager den einen oder anderen Jour fixe aus dem Kalender zu streichen. Dabei ist genau das oft eine gute Herangehensweise. Fragen Sie Ihr Team, welche Meetings es streichen oder aussitzen möchte. Anschließend können Sie jegliche Änderungen vornehmen und einfach abwarten, was passiert. Im Idealfall sparen Sie viel Zeit und wenn es nicht funktioniert, setzen Sie die Termine einfach wieder an.

2. Gründe angeben

Meistens wird im IT-Projektmanagement kommuniziert, um Informationen einzuholen oder zu vermitteln. Der genaue Grund dafür geht allerdings regelmäßig unter. Das begünstigt Fehler und Missverständnisse. Stellen Sie sicher, dass Sie in Meetings und E-Mails das „Warum“ nicht vergessen. Warum sollten wir uns treffen? Warum brauche ich diese Informationen? Und warum solltet Ihr das wissen und beachten? Das ermöglicht dem Gegenüber auch mehr Eigeninitiative zu ergreifen. Beispielsweise wenn Sie nicht einfach nur einen Datensatz anfordern, sondern auch erklären, wofür Sie die Daten brauchen. Wenn Ihr Gesprächspartner weiß, worum es geht, kann dieser Sie besser unterstützen und etwa zusätzliche Dokumente anhängen, die nützlich sein können.

3. Gemeinsame Sprache entwickeln

Vor allem in Teams mit Mitgliedern aus unterschiedlichen Kulturen und Branchen ist ein gemeinsames Verständnis für die gängigen Begriffe besonders wichtig. SQL zum Beispiel beschreibt je nach Kontext entweder einen Sales Qualified Lead oder die Structured Query Language. Wenn das IT-Team an einem Projekt für den Vertrieb arbeitet, könnten entsprechend Missverständnisse auftreten. Der einfachste Weg diese zu vermeiden, ist ein Glossar mit den typischen Begriffen und einer kurzen Erläuterung dazu zu erstellen. Dieses Glossar sollte für alle Beteiligten leicht zugänglich sein. Am besten erstellen Sie dieses Verzeichnis gleich zu Anfang des IT-Projekts.

4. Feedback-Kultur im IT-Projektmanagement etablieren

In agilen Teams findet die Retrospektive häufig am Ende von jedem Sprint statt. Dabei erhalten alle Teammitglieder die Möglichkeit, ihre Meinung zum Projektablauf loszuwerden. Was läuft gut? Was könnte besser sein? Warum sind Probleme aufgetreten und wie wurden sie gelöst? Am wichtigsten sind jedoch die folgenden Fragen: Was wollen wir in Zukunft genauso weiter machen und was wollen wir ändern? Von dieser Feedback-Kultur profitieren nicht nur agile Teams, sondern alle, die im IT-Projektmanagement arbeiten.

5. Kompetenzen vermitteln

Seminare zur Kommunikation richten sich im IT-Projektmanagement häufig bevorzugt an Führungskräfte. Daher nehmen auch meistens nur Manager an diesen Fortbildungen Teil. Allerdings profitieren auch Entwickler, Tester, Designer und Admins von Kursen in diesem Bereich. Wenn IT-Profis die komplexen Sachverhalte verständlicher erläutern können, vereinfacht das die Kommunikation auf ganzer Linie. Sei es innerhalb von abteilungsübergreifenden Teams, bei direktem Kontakt mit den Kunden oder wenn andere Stakeholder involviert sind. Nicht zu vergessen: Diese Fortbildungen zahlen sich auch beim nächsten IT-Projekt noch aus.

6. Visuelle Hilfen verwenden

Eine gute Grafik sagt manchmal mehr als 1000 Worte. Vor allem im IT-Projektmanagement leisten RACI und Burndown-Charts ganze Arbeit. In einem Burndown ist beispielsweise schnell zu erkennen, ob und wann das Projekt in Verzug geraten ist und wie welche Veränderungen nötig sind, um es wieder auf den Kurs zu bringen. Mit der richtigen Software können Sie unterschiedliche visuelle Hilfen mit wenigen Klicks erstellen. Außerdem bieten Dashboards eine gute Übersicht des Projektverlaufs und eignen sich ebenfalls Kommunikations-Unterstützer. Die richtige Software leistet im IT-Projektmanagement noch einiges mehr.

7. Die richtigen Tools im IT-Projektmanagement einsetzen

Mit der passenden Software ist es um einiges einfacher, die Kommunikation im IT-Projektmanagement zu optimieren. Eine Lösung, mit der Sie innerhalb des Teams Daten und Informationen zugänglich machen können, reduziert etwa das E-Mail-Volumen. Vielleicht wird sogar das eine oder andere Meeting dadurch überflüssig. Zusätzlich können Sie Glossars aus dem letzten Projekt einfach übernehmen und anpassen oder die Weiterbildung Ihrer Teammitglieder im Auge behalten. Sie haben dabei die Option einzelne Tools für unterschiedliche Aufgaben zu nutzen oder eine umfangreichere Lösung einzusetzen.

PPM-Software hilft bei der Kommunikation im IT-Projektmanagement

Eine umfangreiche Lösung stellt zum Beispiel Software zum Projektportfoliomanagement (PPM) dar. Diese zentralisierte Plattformen hilft IT-Projektmanagern dabei, die Tipps aus diesem Beitrag bequem umzusetzen. Letztendlich verbessern Sie damit nicht nur die Kommunikation im IT-Projektmanagement. Auch die Ressourcenzuweisung und die Projektüberwachung werden so optimiert. Insgesamt bietet PPM-Software die notwendigen Werkzeuge, um eine klare und einheitliche Kommunikation sicherzustellen, was letztlich den Erfolg des IT-Projekts fördert.