9 Hauptursachen für Projektversagen (und wie man sie behebt)

Müssen Sie das nächste Projekt auswählen, das gestartet werden soll? Die Frage, die sich dabei stellt – wie kann man sich des Projekterfolgs sicher sein? In diesem Artikel erklärt Ihnen Sciforma, die Projektportfoliomanagement-Software, 9 Hauptursachen für Projektversagen und wie Sie diese beheben können.

 

Identifizieren und antizipieren Sie potenzielle Risiken, um den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen.

In der Regel ist die nicht korrekte Identifizierung von Problemen der größte Fehler, den Projektverantwortliche und Sponsoren bei der Projektauswahl machen. Die Folgen sind immer die gleichen: Verzögerungen, Budgetüberschreitungen, Frustration oder gar ein völliger Stillstand des Projekts. Doch keine Angst, durch die Definition von Key Performance Indikatoren können Sie die größten Schwierigkeiten, die sich auf die Ergebnisse des Unternehmens auswirken, leicht identifizieren und quantifizieren. 

 

Projektballast – das größte Problem in einem Projekt

Arbeit ohne Wertschöpfung (Projektballast) macht einen viel größeren Prozentsatz des Ressourcenverbrauchs im Projekt aus als die wertschöpfende Arbeit (bis zu 90%). Daher führt die Verbesserung der Produktivität für Aufgaben ohne Wertschöpfung auch zu einem vergleichsweise viel größeren Einfluss auf die Gesamtproduktivität der Projektabwicklung. Wenn Sie sich nur auf die 10% wertschöpfende Arbeit konzentrieren, sagt Ihnen die einfache Mathematik, dass Sie auch nur mit einstelligen Produktivitätssteigerungen rechnen können.

Projektballast wird hauptsächlich durch die folgenden 3 Faktoren verursacht:

1. Fehlen eines formalen/zentralen Informationsspeichers

Das Fehlen eines zentralen Informationsspeichers spiegelt sich oft in einer schlechten Datentransparenz wider, die durch die allgemeine Verwendung verstreuter Einzeldokumente verursacht wird. Das macht es unmöglich, bei Bedarf schnell auf diese Daten zuzugreifen.

2. Ein manueller Prozess zur Aufgabendurchführung

Die meisten Aufgaben werden manuell ausgeführt, verschwenden damit Zeit und machen es zudem unmöglich, zuverlässige Berichte zu erstellen. In der Folge wird es immer schwieriger, potenzielle Probleme zu erkennen.

3.Fehlende Automatisierung einfacher, umfangreicher Aufgaben

Diese einfachen Aufgaben ohne Mehrwert sind Quellen der Frustration und Demotivation für den Projektmitarbeiter. Es ist wichtig, sie so weit wie möglich zu automatisieren.

Lesen Sie auch unseren Anwenderbericht von Incitec Pivot Ltd., wo durch Sciforma Daten zentralisiert und somit gute Managemententscheidungen ermöglicht wurden.

 

Eine lange Projektzykluszeit kann zu einer Verringerung der Produktivität der Ressourcen führen

Die Folge suboptimaler Projektzykluszeiten ist eine verzögerte Markteinführung, die direkt zu Umsatz-, Einsparungs-, Kundenzufriedenheits- und Marktanteilverlusten führen kann. Die Optimierung der Ressourcenauslastung und Produktivität ist der Schlüssel zur Minimierung der Projektdurchlaufzeiten.

Verschiedene Probleme können zu Projektverzögerungen führen:

4.  Fehlen eines Ressourcenmanagementprozesses und der Unterstützung der technologischen Reife

Nicht über die richtigen Ressourcen mit den richtigen Fähigkeiten zu verfügen, verlangsamt die Projektabwicklung. Ein Planungstool kann helfen, verfügbare Ressourcen einfach zu visualisieren und zu identifizieren. 

5.  Fehlende Prozesse und/oder Instrumente zur Überwachung der Sichtbarkeit und des Einsatzes von Ressourcen

Unterforderte (Bor-Out) oder überlastete (Burn-Out) Projektmitarbeiter wirken sich auf die Produktivität aus. Es ist wichtig, Prozesse einzurichten, die ihre tatsächliche Arbeit verfolgen, um dem entgegen zu wirken.

6. Fehlende Workload-Management-Prozesse

Die Unfähigkeit, den Ressourcenbedarf innerhalb des Unternehmens zu beurteilen und einzuplanen, zeigt ein generelles Problem mit der Kapazitätsplanung. Und Kapazitätsprobleme bedeuten oft weitere Verzögerungen…

Lesen Sie auch unseren Anwenderbericht von SIIH, wo die Kapazitätsauslastung durch Sciforma sichtbar und nachverfolgbar ist.

 

Wählen Sie Qualitätsprojekte aus, um Fehler zu vermeiden.

Eine falsche Investitionsentscheidung kann die Rentabilität des Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen und im schlimmsten Fall seine Rentabilität gefährden. Die Ausrichtung der Projekte an der Unternehmensstrategie ist daher das wichtigste Auswahlkriterium für Projekte.

Eine schlechte Projektauswahl oder eine Projektdurchführung mit geringer Wertschöpfung kann durch verschiedene Aspekte geschehen:

7. Ein permanenter Wandel der strategischen Prioritäten und der technologischen Entwicklungen

Eine der größten Schwierigkeiten bei der Durchführung von Unternehmensprojekten liegt in der Inkonsistenz der Unternehmensstrategie, bei der sich die Prioritäten regelmäßig ändern. Das Unternehmen verliert dann an Produktivität, indem es an den falschen Projekten arbeitet.

8. Keine Überwachung der Abweichungen zwischen Prognosen und Projekterfolgsindikatoren zum Verständnis des Projektmehrwerts

Zwischen Prognosen, Simulationen und Ausführung können die Abweichungen groß sein. Die Überwachung ist unerlässlich, um das Scheitern der Unternehmensinitiativen zu vermeiden.

9. Unklarheiten über die Ziele des Unternehmens und darüber, wie Projekte zum Unternehmenserfolg beitragen

Mangelnde Kommunikation über die Ziele und die Strategie des Unternehmens kann zu Missverständnissen über die getroffenen Entscheidungen und letztlich zu Frustration in den Teams führen. 

 

Wie können die Schwierigkeiten gelöst werden?

Die meisten der oben genannten Schwierigkeiten lassen sich leicht durch die Implementierung eines PPM-Tools lösen, das eine bessere Kommunikation, Planung und Überwachung von Projekten ermöglicht. Finden Sie Ihren Partner, indem Sie unserem Leitfaden “Wählen Sie den richtigen Partner aus” folgen.

Sie wollen noch weiter gehen? Laden Sie unseren Leitfaden zur Selbsteinschätzung der Effizienz und Effektivität Ihres PMOs herunter, um Ihre zu lösenden Probleme im Projekt- und Portfoliomanagement zu identifizieren und zu quantifizieren.