Die Bedeutung von Agilität für PMOs in unserem heutigen Geschäftsumfeld kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Ein agiles PMO kann schnell reagieren und ermöglicht es dem Unternehmen, sich schnell an veränderte Prioritäten, Anforderungen der Märkte und unvorhergesehene Herausforderungen anzupassen. Es fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und ermutigt Teams, sich auf Veränderungen einzulassen und Projektprozesse zu verbessern. Die Auswahl des richtigen PPM-Frameworks entscheidet mit über den Erfolg Ihres agilen PMOs. Daher ist diese Anpassungsfähigkeit in einer Zeit des raschen technologischen Fortschritts und sich wandelnder Kundenerwartungen besonders wichtig.
Überblick über Frameworks für ein agiles PMO
Ein agiles Framework bildet die Grundlage für iteratives und adaptives Projektmanagement.
Als “agil” bezeichnet man Dutzende verschiedener PMO-Methoden und -Frameworks, die teils proprietär, teils frei verfügbar sind.
- Scrum ist ein mittlerweile allgegenwärtiger Ansatz für das Projektmanagement und die Softwareentwicklung. Dabei werden Projekte in kurze, iterative Sprints unterteilt, um die Erwartungen der Kunden oder Benutzer besser erfüllen zu können.
- Six Sigma ergänzt das Projektmanagement mit Qualitätskontroll- und Managementtechniken, mit denen sich Ineffizienzen und Fehler rechtzeitig erkennen lassen.
- Kanban, ein weiteres, weit verbreitetes System, verfolgt einen visuellen Ansatz für das Projektmanagement. Dabei werden die Projektabläufe grafisch dargestellt und allen Beteiligten zugänglich gemacht, um die Selbstorganisation der Teams zu fördern.
- Lean-Methoden überprüfen Prozesse, um Verschwendung und Ineffizienzen aufzuspüren und Arbeitsabläufe zu rationalisieren.
- Das Scaled Agile Framework (SAFe) wurde entwickelt, um Unternehmen bei der Skalierung agiler Praktiken über einzelne Teams hinaus zu unterstützen.
- Das Disciplined Agile Framework schließlich bietet ein Toolkit, das verschiedene Agile- und Lean-Strategien miteinander verbindet, um unterschiedlichen Projektkontexten gerecht zu werden.
Jedes der oben genannten, agilen PMO-Frameworks nutzt eigene Prozesse und Taktiken, erfordert spezifische Voraussetzungen und bringt individuelle Auswirkungen und Vorteile mit sich. Nicht alle erfüllen aber die spezifischen Herausforderungen und Erwartungen eines agilen PMO gleich gut.
Auswahlkriterien für ein agiles PMO-Framework
Für die richtige Entscheidung spielt eine Reihe von Faktoren eine wesentliche Rolle: Die Größe des Unternehmens, seine Kultur oder der PMO-Typ sind nur einige der Parameter, die betrachtet werden müssen.
Zunächst ist es also wichtig, dass Sie verstehen, warum Ihr PMO agiler werden muss. An welche Grenzen stoßen Sie mit Ihrer bisherigen PPM-Methodik? Wie soll Agilität die Probleme lösen? Welche weiteren Vorteile erhoffen Sie sich? Und, ganz wichtig: Wer unterstützt die Initiative in Ihrem Unternehmen?
Es ist wichtig, dass Sie die Entscheidung darüber, welches agile PMO-Framework Sie benötigen, gut und umfassend vorbereiten. Beispielsweise eignet sich Scrum hervorragend für Software-/Technologieentwicklungsprojekte und für andere Initiativen mit unberechenbaren und sich verändernden Anforderungen. Eine ebenso gute Wahl ist es für PMOs, die den Übergang zu digitalen Arbeitsweisen beschleunigen wollen. Anfangs kann jedoch die Einführung von Scrum einen gewissen Aufwand für das Change-Management bedeuten.
Andererseits legen neuere, agile Frameworks wie OpenAgile den Fokus auf systematisches Lernen und den Zusammenhalt von Teams. Sie können oft Wunder bewirken für PMOs, die ein agileres Management möglichst einfach einführen wollen.
Wer zum ersten Mal agile Methoden einsetzt, sollte ein Framework bevorzugen, das sich deutlich von der bisher im Unternehmen eingesetzten PPM-/PMO-Methodik (in der Regel Waterfall) unterscheidet. Das vermeidet Verwirrung und wirkt der menschlichen Tendenz, in alte Gewohnheiten zurück zu verfallen, entgegen.
Wie sollte die Entscheidung getroffen werden?
Letztendlich ist die richtige Lösung diejenige, die den größten Nutzen für das PMO-Team bringt. Schließlich ist ein Kerngedanke des agilen Ansatzes, dass Teams leistungsfähiger werden sollen. Es ist deshalb empfehlenswert, die Entscheidung über ein agiles PMO gemeinsam zu treffen. Meist ist es eine gute Idee, die Teams, die von den Veränderungen betroffen sein werden, frühzeitig einzubeziehen. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, mit verschiedenen Frameworks zu experimentieren!
Auf diese Weise können Sie eine Gruppe hoch engagierter Anwender zusammenstellen, die Ihre Maßnahmen für das Change-Management aktiv unterstützen können. Diese Champions werden dazu beitragen, dass Sie den Übergang zu einem aglien PMO-Framework erfolgreich bewältigen.
Welches Framework sich am besten für Ihr agiles PMO eignet, hängt letztlich von Ihren Zielen und Ambitionen ab. Die richtige Entscheidung werden Sie nur treffen können, wenn Sie verstehen, auf welche Weise Sie Ihre Ziele am besten erreichen und welche Faktoren Ihnen dabei im Weg stehen könnten.
