Im Projektportfoliomanagement kann ein gut strukturiertes Projektmanagementbüro (Project Management Office – PMO) der entscheidende Erfolgsfaktor sein. Dies gilt vor allem in solchen Unternehmen, die Best Practices wie beispielsweise eine sachgerechte Datenintegration anwenden. Sehen wir uns diese Kunst der Datenintegration für PMOs doch einmal näher an.
Datenintegration – wichtige Best Practice für PMOs
Das Konzept der Datenintegration zielt darauf ab, unterschiedliche, für Projekte relevante Datenströme zusammenzuführen und daraus eine umfassende, ganzheitliche Darstellung der Projektlandschaft zu gewinnen. Datenintegration ist nicht nur ein Fachbegriff. Es ist vielmehr ein strategischer Ansatz, mit dem PMOs Daten aus verschiedenen Quellen nahtlos zusammenfügen und so die Grundlage für fundierte Entscheidungen und proaktives Projektmanagement schaffen können. Die meisten Experten zählen daher die Datenintegration zu den Best Practices für PMOs.
Datenintegration bietet diverse Vorteile, u. a. mehr Transparenz, in Echtzeit verfügbare Informationen, Minimierung von Risiken und eine bessere Kommunikation mit den Beteiligten. So kann sie beispielsweise die Koordination großer Projekte unterstützen. Unternehmen, die die Daten verschiedener Teams integriert haben, konnten damit Arbeitsabläufe optimieren, Projekte effizienter durchführen und komplexe Projekte erfolgreich managen.
Auch für fundierte Entscheidungen auf Portfolioebene und um Projekte mit Unternehmenszielen abgleichen und Ressourcen optimal zuweisen zu können, müssen Unternehmen Daten integrieren.
Best Practices für PMOs für die Datenintegration
Um Daten integrieren zu können, müssen sie aus verschiedenen Quellen gesammelt und in einem Verzeichnis zentralisiert werden. PPM-Spezialisten können Informationen beispielsweise aus Projektmanagementsoftware, Finanzsystemen oder Ressourcendatenbanken beziehen. Nachdem alle Informationen erfasst wurden, sollten die PMOs die Daten konvertieren und zuordnen, um sicherzustellen, dass sie konsistent und fehlerfrei sind.
Kompatibilität stellt eine immer wiederkehrende Herausforderung bei der Datenintegration dar. Verschiedene Datenquellen können auf unterschiedlichen Technologien basieren. Eine weitere Best Practice für PMOs ist es, Voraussetzungen für eine nahtlose Integration der Daten zu schaffen. Dafür stehen Integrationstools und -technologien von benutzerdefinierten APIs bis zu Integrationsplattformen zur Verfügung. Sie sollen eine effiziente Verbindung und Synchronisierung von Projektdaten ermöglichen.
Ein weiterer, kritischer Aspekt ist die Datensicherheit. PMOs sollten Strategien implementieren, die die Vertraulichkeit und den Schutz sensibler Projektdaten über den gesamten Prozess hinweg garantieren.
Ein weiterer Vorteil: Bereitstellung von Informationen in Echtzeit
PPM-Spezialisten können die Informationen direkt nach der Integration der Daten durch Ihr PMO nutzen, um die Performance zu steigern.
Beispielsweise können sie Berichte und Analysen in Echtzeit erstellen, die die Grundlage für datengestützte Entscheidungen bilden und helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Integrierte Daten unterstützen auch prädiktive Analysen und Prognosen zum Ressourcenbedarf durch die PMOs. Damit lassen sich Zuweisungen optimieren und Engpässe vermeiden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Datenintegration nicht nur ein Trend ist. Es ist eine Best Practice für PMOs mit dem Potenzial zur Transformation.
