Im Projektportfoliomanagement (PPM) ist es immer gut zu wissen, welche Projekte die Unternehmensziele wirklich unterstützen. Sei es, um neue Projektkandidaten auszuwählen, um die Ressourcen neu zu verteilen oder um „sinnlose“ Projekte abzubrechen. Allerdings nehmen die Analyse und der Vergleich der Projekte viel Zeit in Anspruch. Meistens ist auch die Kommunikation der Ergebnisse recht aufwendig. Ein Blasendiagramm zur Priorisierung von Projekten hilft in diesen Fällen, die qualitativen und quantitativen Eigenschaften von Projekten direkt zu vergleichen und die Ergebnisse mit Stakeholdern zu kommunizieren.
Warum ein Blasendiagramm zur Projektpriorisierung verwenden?
Ein Blasendiagramm ist ein Punktdiagramm, bei dem Datenpunkte durch Blasen repräsentiert werden. Je größer die Blase, desto werthaltiger ist der dargestellte Faktor. Dabei kann es sich beispielsweise um quantitative Daten wie finanzielle Werte oder Ressourcenbedarf handeln. Im Gegensatz zu klassischen Diagrammen, die meist nur zwei vergleichende Dimensionen auf der x- und y-Achse optisch abbilden, ermöglicht das Blasendiagramm die Einbeziehung einer dritten Dimension. So können Entscheidungsträger komplexe Datenmengen optisch schnell erfassen und effizienter entsprechende Prioritäten setzen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie Projekte hinsichtlich Marktanteil, Wachstum und Umsatz bewertet möchten.
Neben der Größe der Blasen kann auch die Farbgebung zur Kommunikation bestimmter Eigenschaften genutzt werden. Beispielsweise eignen sich dunklere Töne für besonders belastbare Daten, während hellere oder halbtransparente Blasen eher auf Schätzwerten basieren.
Vorteile des Blasendiagramms
- Darstellung und Vergleich von drei verschiedenen Dimensionen für eine umfassende Analyse.
- Zusammenhänge lassen sich dank der visuellen Darstellung schnell erkennen.
- Einfache Kommunikation und strategische Planung aufgrund der Übersichtlichkeit.
Nachteile des Blasendiagramms
- Bei vielen Datenpunkten und Kategorien wird das Blasendiagramm unübersichtlich.
- Blasen ähnlicher Größe lassen sich nicht so gut miteinander vergleichen, weil sie gleich groß erscheinen.
- Blasendiagramme sind nicht für die Darstellung von zeitlichen Verläufen oder Beziehungen zwischen Daten geeignet.
Blasendiagramm zur Priorisierung von Projekten erstellen
Zunächst brauchen Sie das richtige Tool, um Ihr Blasendiagramm zur Priorisierung von Projekten zu erstellen. Excel ist hierfür wie immer der Klassiker, allerdings geht es mit spezialisierter PPM-Software einfacher. Idealerweise verfügt Ihr PPM-Tool bereits über die Daten, die Sie im Blasendiagramm darstellen möchten. Die Datenerfassung ist auch schon der erste Schritt, wenn Sie ein Blasendiagramm erstellen.
Daten sammeln und formatieren
Sammeln Sie die wesentlichen Daten der Projekte, die Sie vergleichen und priorisieren möchten. Achten Sie darauf, dass die Formate relevant und einheitlich sind. Schließlich sollen keine Monatswerte neben Jahreswerten abgebildet werden. Gegebenenfalls können Sie auch die Verlässlichkeit der Daten anhand einer Skala von 1 bis 10 oder 1 bis 3 bewerten. Legen Sie außerdem fest, welche Werte Sie auf der x- und y-Achse darstellen wollen. Etwa Kosten, Risiko oder potenzielle Rendite.
Hier ein paar Beispiele für mögliche Blasendiagramm-Formate:
Beispiel 1
x-Achse: Projektumfang (in Stunden oder Personentagen)
y-Achse: Projektkomplexität (niedrig, mittel, hoch)
z-Blasenwert: Dringlichkeit (niedrig, mittel, hoch)
Beispiel 2
x-Achse: Kosten des Projekts (in Euro)
y-Achse: Zeitrahmen für die Fertigstellung (in Monaten)
z-Blasenwert: Geschäftsnutzen des Projekts (niedrig, mittel, hoch)
Beispiel 3
x-Achse: Risikograd des Projekts (niedrig, mittel, hoch)
y-Achse: Ressourcenbedarf (Anzahl der Teammitglieder)
z-Blasenwert: Strategische Bedeutung des Projekts (niedrig, mittel, hoch)
Diagramm generieren
Sobald Sie alle Daten gesammelt, konsolidiert und eingefügt haben, können Sie das Diagramm erstellen. Je nachdem, welches Tool und welche Vorlagen Sie dafür benutzen, geht das bereits mit wenigen Klicks. In Excel finden Sie das Blasendiagramm unter den Punktdiagrammen und in Sciforma rufen Sie das Bubble-Chart über den Arbeitsbereich Portfolioplatzierung auf.
Ergebnisse interpretieren
Wer das erste Mal auf ein Blasendiagramm schaut, benötigt möglicherweise ein paar Minuten, um die Daten zu interpretieren. Achten Sie auf die Beschriftung der Achsen und Blasen. Die Position der Blase und ihre Größe sind die wichtigsten Faktoren in einem Blasendiagramm zur Projektpriorisierung. Darüber hinaus können auch die Farben und Transparenz der Blasen aussagekräftig sein. Einige Tools zeigen zudem genauere Zahlen an, wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Blasen fahren.
Dos and Don’ts für Bubble-Charts
Damit Blasendiagramme zur Priorisierung von Projekten ihr volles Potenzial entfalten, sollten Sie ein paar Tipps beachten und einige Fehler vermeiden.
Dos
- Einheitliches und aussagekräftiges Farbschema auswählen
- Klare Beschriftungen vornehmen
- Aussagekräftige Datenpunkte selektieren
Don’ts
- Diagramm mit überlappenden Blasen vollpacken
- Kriterien willkürlich gewichten
- Blasengrößen zu kleinteilig einstellen
Achten Sie auch darauf, dass die Daten für das Blasendiagramm aktuell bleiben, insofern Sie es nicht nur punktuell verwenden möchten. Sobald neuere oder belastbarere Daten vorliegen, sollte das Bubble-Chart diese auch reflektieren. In einem ordentlichen PPM-Tool läuft das meist automatisch ab, sobald die Bezugsdaten aktualisiert werden. In Excel müssen Sie gegebenenfalls händisch vorgehen.
Mit dem Blasendiagramm Projekte bewerten
Das Blasendiagramm ist ein praktisches Werkzeug zur Priorisierung von Projekten. Durch die visuelle Darstellung können Sie schließlich Projekte schneller miteinander vergleichen. Allerdings vereinfacht das Diagramm die nachfolgende tiefgehende Analyse nicht. Dementsprechend ist das Bubble-Chart nicht als alleiniges Werkzeug zur Projektbewertung geeignet. Praktisch ist es trotzdem. Vor allem, wenn Sie das Diagramm mit Ihrer PPM-Software auf Basis bereits vorhandener Daten mit wenigen Klicks erstellen können.
