Bei der Suche nach einem Technologiepartner für die Digitalisierung Ihres Projektportfoliomanagements kann man sich angesichts der vielen verfügbaren Lösungen zu Recht ein wenig desorientiert fühlen. Der Markt bietet ein überwältigendes Ausmaß an Lösungen – mit unterschiedlichen Stufen von Entwicklungsgrad und Komplexität. Sie könnten sogar versucht sein, sofort in die Details der verschiedenen angebotenen Funktionen einzutauchen.
Eine Projektmanagementlösung wird jedoch entwickelt, um auf die Bedürfnisse und Probleme zu reagieren, mit denen Sie konfrontiert werden. Und um die richtige Antwort auswählen zu können, müssen Sie die Frage klar formulieren! Mit anderen Worten, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Lösung auswählen, müssen Sie mit sich selbst beginnen und nicht mit den Tools. Der richtige Partner für Sie ist derjenige, der am besten auf die Herausforderungen und Probleme Ihres Unternehmens im Hinblick auf das Projektmanagement reagieren kann. Konzentrieren Sie Ihre Analyse dazu auf Ihre wichtigsten Bedürfnisse: diejenigen, die einen direkten Einfluss auf die Wertschöpfung Ihrer Projekte und damit auf die Gesundheit und Vitalität des Unternehmens haben.
Egal ob Sie zum ersten Mal ein professionelles Tool einsetzen oder veraltete Technologie verwenden, sollten Sie einige Kriterien berücksichtigen, um Ihre Bewertung zu informieren und Ihnen bei der Auswahl des richtigen Partners zu helfen.
Produktivität: Die Hauptkriterien für die Auswahl eines PPM-Tools
Die Projektproduktivität ist einer der Hauptfaktoren für die Rentabilität Ihres Projektmanagementbüros. Nahezu alle Unternehmen verfügen über ungenutzte Produktivitätsquellen, sodass häufig die Möglichkeit besteht, Zeitverschwendung bei Aufgaben mit geringem Mehrwert zu vermeiden.
Nehmen Sie zum Beispiel die Zeit, die Ihre Teams damit verbringen, Informationen einzugeben, zusammenzustellen oder zu suchen, Berichte zu formatieren und zu teilen, Warnungen zu Projekten zu senden, usw. Könnte diese Arbeitszeit nicht besser genutzt werden?
Eine derartige Zeitverschwendung kann vermieden werden, da sie durch die Automatisierung von Schlüsselaufgaben leicht beseitigt werden kann. Solche Aufgaben aufzuspüren und zu vermeiden, um Ihre Produktivität zu steigern, sollte daher eines der Ziele sein, anhand derer Sie die Softwarelösungen bewerten können.
Marktposition: Software zur Verkürzung der Projektlebenszyklen
Neben der Produktivität ist ein wohlüberlegter Einsatz der verfügbaren Ressourcen entscheidend, um die Dauer von Projekten zu optimieren – was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation beeinflusst. Ihre Fähigkeit, den Lebenszyklus Ihrer Projekte zu minimieren, um Ihre Produkte und Dienstleistungen schneller zu vermarkten und die Innovationskette zu beschleunigen, wirkt sich nicht nur auf den Umsatz und den Cashflow des Unternehmens aus, sondern auch auf die Kundenzufriedenheit und den Marktanteil.
Die Verkürzung der Projektdauer setzt voraus, dass die entsprechenden Ressourcen problemlos mobilisiert werden können und dass sie bei Projekten mit höherer Wertschöpfung maximal ausgelastet sind. Die Fähigkeit, die mit einem Projekt verbundenen Risiken bei der Umsetzung bereits in der Bewertungsphase richtig einzuschätzen, hilft Ihnen außerdem dabei, Ungewisses zu vermeiden. Schließlich hängt die Geschwindigkeit der Umsetzung auch von der Geschwindigkeit der Entscheidungen ab, weshalb es wichtig ist, effektive Kanäle für den Informationsaustausch und die Kommunikation mit Entscheidungsträgern einzurichten und zu pflegen.
Es gibt so viele Anforderungen und Kriterien, die Sie möglicherweise bei Ihrer Bewertung berücksichtigen möchten.
Strategische Ausrichtung: Eine Lösung für die Auswahl der richtigen Projekte
Auch wenn sich die bisher berücksichtigten Kriterien hauptsächlich auf die Qualität und Relevanz der Umsetzung konzentrierten, ist die Auswahl der durchzuführenden Projekte noch wichtiger. Investitionen in Projekte, die nicht an strategische Ziele gebunden sind, schaffen keinen wirklichen Mehrwert für Ihr Unternehmen – was das ultimative Ziel jeder Projektmanagementaktivität sein sollte. Die Notwendigkeit eines strukturierten Prozesses zum Sammeln, Bewerten, Auswählen und Priorisieren von Projektideen muss daher ein weiteres Kriterium für die Auswahl eines Technologiepartners sein.
Wenn Sie in jedem dieser Bereiche Ihre Bedürfnisse und Erwartungen richtig identifizieren, werden diese in Voraussetzungen umgesetzt, anhand derer Sie die Relevanz der verfügbaren Funktionen und Lösungen beurteilen und dementsprechend Ihre Auswahl treffen können.
Diese auf Rentabilität und Wert ausgerichtete Analyse kann auch dazu verwendet werden, Ihre Manager von der Relevanz Ihrer Entscheidung zu überzeugen. Tauchen Sie tiefer in die Materie ein und laden Sie unseren Leitfaden über die „Auswahl des richtigen Technologiepartners“ herunter, in dem wir eine strukturierte Methode zur Auswahl der am besten geeigneten Projektportfoliomanagement-Lösung beschreiben.
