Projektmanagementbüros (PMOs) sind in zahlreichen Unternehmen zu finden. Trotz ihrer weiten Verbreitung herrscht jedoch oft Unklarheit über ihre Rollen, Verantwortlichkeiten und Hauptaufgaben. Waren sie früher auf auf administrative Aufgaben und Funktionen beschränkt, bearbeiten PMOs heute ein breites Spektrum von Aktivitäten mit dem Ziel, die erfolgreiche Bearbeitung von Projekten zu unterstützen. Tatsächlich gibt es eine überraschende Vielfalt von Rollen und Verantwortlichkeiten, die PMOs in Unternehmen übernehmen können.
Wenn Sie die Einrichtung eines PMOs in Erwägung ziehen oder einem bestehenden PMO neue Aufgaben übertragen möchten, hilft Ihnen das Wissen darum, was auf Sie zukommen wird, bei der Ausrichtung Ihrer Arbeit im Projektmanagement an Ihren Unternehmenszielen.
Die zehn wichtigsten Aufgaben eines PMOs
Auch wenn kein Projektmanagementbüro dem anderen gleicht und sich ihre jeweiligen Aufgaben unterscheiden, gibt es doch einige in jedem Fall relevante Hauptaufgaben, die die meisten PMOs übernehmen. Schauen wir uns die einmal genauer an.
1. Leitlinien festlegen
Zu den wichtigsten Aufgaben eines PMOs zählt die Festlegung von Richtlinien und Prozessen für alle projektbezogenen Aktivitäten, die helfen, die Leistung und Produktivität eines Unternehmens zu maximieren.
Basierend auf Audits und Bewertungen der Herausforderungen und Anforderungen, die Unternehmen bewältigen müssen, ermitteln PMOs Best Practices und setzen sie um. Ein solcher Rahmen stellt sicher, dass Führungskräfte und Teams:
- die richtigen Projekte auswählen und priorisieren,
- Fristen und Budgets einhalten,
- Ressourcen optimal einsetzen,
- fundierte, auf verlässlichen Informationen beruhende Entscheidungen rechtzeitig treffen.
Ihr PMO kann sich für eine der gängigen Projektmanagement-Methoden entscheiden (z. B. Wasserfall, Agile, PRINCE2 usw.) oder ein eigenes, hybrides, maßgeschneidertes Modell entwickeln.
In jedem Fall sollte aber Ihr Projektmanagement-Framework kontinuierlich gepflegt und verbessert werden, um die Entwicklung Ihres Unternehmens zu unterstützen und Veränderungen in Ihrer Branche gerecht zu werden.
2. Rollen & Verantwortlichkeiten definieren
Ihr Projektmanagementbüro sollte die verschiedenen, an der Projektarbeit beteiligten Akteure ermitteln und ihre jeweiligen Zuständigkeiten klar definieren. Damit koordiniert es die Arbeiten und legt eindeutig fest:
- wer welche Entscheidungen trifft,
- wer wofür verantwortlich ist,
- wie Informationen an verschiedene Beteiligte und Zielgruppen kommuniziert werden
- wie diese Informationen in Berichten zusammengefasst werden
3. Ausgewogene Portfolios und deren planmäßige Bearbeitung überwachen
Projektmanagementbüros haben die Aufgabe, die richtigen Projekte und Programme auszuwählen, zu priorisieren und in Portfolios zu organisieren. Zu diesem Zweck können PMOs eine Reihe von Regeln und Bedingungen für die Aufnahme von Projekten definieren und dabei unternehmensspezifische Auswahlkriterien berücksichtigen.
Mithilfe eines solchen Frameworks können PMOs Projektaktivitäten effektiv kombinieren, um den ROI für das Unternehmen zu maximieren und den strategischen Einsatz seiner Ressourcen zu gewährleisten. Zudem unterstützen PMOs diese Entscheidungen mit angemessener Dokumentation für die Überprüfung und Genehmigung durch den Vorstand.
Die Optimierung des Projektportfolios ist ein dynamischer Prozess: Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, müssen die Portfolios angepasst werden, um relevant zu bleiben. Das PMO wird den Zustand von Portfolios laufend verfolgen und überprüfen, über erzielte Fortschritte berichten und bei Bedarf Änderungen empfehlen (beispielsweise die Verschiebung oder Streichung eines Projekts).
4. Standards durchsetzen
Ein PMO legt Verfahren und Arbeitsweisen fest und setzt bei Bedarf ihre Einhaltung durch. Das kann auch für übergeordnete Unternehmensstandards gelten, die nicht nur das Projektmanagement betreffen. Auf diese Weise kann Ihr PMO punktuelle Leistungsdefizite in Teams oder Arbeitsabläufen aufdecken und Maßnahmen ergreifen, um sie zu beheben.
5. Ein Framework für Projektaktivitäten bereitstellen
Die kontinuierliche Unterstützung von Projektleitern und anderen Stakeholdern sowie die Bereitstellung von Informationen zur Sicherung des Projekterfolgs sind wesentliche Teile der Aufgaben eines PMOs. PMOs geben ihre Erfahrung und ihr Wissen weiter und bilden eine zentrale Anlaufstelle für alle Fragen und Probleme eines Projektteams.
Im Rahmen dieser Unterstützungsfunktion kann ein PMO auch als Mentor für Projektmanager fungieren. Die Unterstützung und das Coaching durch ein PMO helfen Neueinsteigern im Projektmanagement, ihre Fähigkeiten auszubauen, ihre technischen Kenntnisse auf den neuesten Stand zu bringen und ihre Führungskompetenzen zu verbessern. In der Kombination kann all dies das Potenzial eines Unternehmens erheblich steigern.
Ebenso kann ein Projektmanagementbüro gezielte oder breit angelegte Schulungsprogramme anbieten und damit sicherstellen, dass alle Teammitglieder über die richtigen Fähigkeiten verfügen. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen, in denen Fachleute ohne ausreichende Projektkompetenzen und -erfahrung die Aufgaben des Projektleiters wahrnehmen.
6. Wissen im Unternehmen konsolidieren und teilen
Ein effektives Projektmanagementbüro erleichtert den Wissenstransfer zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen. Es zentralisiert Informationen und macht Ressourcen wie die folgenden für alle Beteiligten zugänglich.
- Erfahrungen aus früheren Projekten
- Standard-Kennzahlen und -vorlagen
- Tipps und Tricks
- Anleitungen und Schulungsmaterial
- Inspirierende Inhalte, wie beispielsweise Anwenderberichte
Das PMO wird die Beteiligten über Zugriffsmöglichkeiten auf diese zentral bereitgestellten Ressourcen informieren und dafür Sorge tragen, dass alle von der gemeinsamen Nutzung des im Unternehmen verfügbaren Wissens profitieren. Damit trägt das PMO auch zu einer Verkürzung der Lernkurve der Projektteams bei und ermöglicht es ihnen, schneller und produktiver zu arbeiten.
7. Die richtigen PPM-Tools finden
So wie PMOs Standards und Verfahren für andere entwickeln, müssen sie auch ihre eigenen Arbeitsabläufe optimieren. Professionelle Projektmanagement-Software und -Lösungen wie Sciforma erleichtern die Arbeit im Projektportfoliomanagement (PPM) erheblich. Eine PPM-Software kann eine Reihe von Aufgaben automatisieren, die früher manuelle Arbeit erforderten. Sie beschleunigt damit Arbeitsabläufe und verkürzt Projektlaufzeiten.
Ein gutes PPM-Tool sollte in der Lage sein, Daten in einem zentralen System zu analysieren und in Echtzeit Einblicke in Informationen zu verschiedene Projekten und Portfolios zu liefern. So können PMOs beispielsweise mit Sciforma Daten auf Knopfdruck an der Quelle abfragen und anspruchsvolle Analysen durchführen, die die strategische Entscheidungsfindung unterstützen.
8. Ressourcen maximal effizient einsetzen
Die effiziente Planung und Disposition von Ressourcen ist eine der wichtigsten Aufgaben eines erfolgreichen, nutzenorientierten PMOs.
Dafür gelten einfache Regeln: Einerseits muss das PMO dafür sorgen, dass die richtigen Ressourcen dem richtigen Projekt oder der richtigen Aufgabe zur richtigen Zeit zugewiesen werden.
Auf der anderen Seite muss es die Auslastung des Ressourcenpools des Unternehmens maximieren und sicherstellen, dass nichts und niemand überlastet wird und alle Beteiligten mit voller Kapazität arbeiten. Dies minimiert die Verschwendung von Ressourcen, steigert die Produktivität, senkt die Kosten für Projektressourcen und verbessert die Projektqualität.
Um dieses Ziel zu erreichen, sammeln und konsolidieren die PMOs aktuelle Informationen über die Fähigkeiten, Aufgabenbereiche und Erfahrungen ihrer Beschäftigten. Damit können sie eine gemeinsame Ressourcenbasis als Entscheidungsgrundlage für alle Beteiligten schaffen.
9. Vorbereiten auf die Zukunft
Zu den wichtigsten Aufgaben für PMOs zählt die Vorausschau in die Zukunft. Ihr Projektmanagementbüro sollte nicht nur Vorhersagen zum Ressourcenbedarf und zu verfügbaren Kapazitäten treffen, es sollte sich auch aktiv mit einer Reihe weiterer Prognosen befassen.
Das erfordert oft den Einsatz eines PPM-Tools wie Sciforma, mit dem Sie hypothetische Szenarien simulieren, die Folgen von Entscheidungen vorhersagen und die beste Vorgehensweise für Ihre Projekte ermitteln können.
10. Verlässliche Berichte für die Unternehmensleitung gewährleisten
Mit Projektmanagementberichten zur Information von Führungskräften und Entscheidungsträgern ermöglicht das PMO dem Management zeitnahe und fundierte Entscheidungen. Da das Projektmanagementbüro alle projekt- und portfoliorelevanten Informationen zentralisiert, ist es auch für deren Konsolidierung und Formatierung entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Stakeholder zuständig.
Um eine konsistente und klare Berichterstattung zu erreichen, definieren und pflegen die meisten PMOs eine Reihe von KPIs und verwenden Standardvorlagen für Berichte. Auch in diesem Bereich kann PPM-Software nützlich sein – mit den gespeicherten Vorlagen und dem schnellen Zugriff lassen sich Reports schnell und unkompliziert generieren.
Abschließende Überlegungen
Insgesamt sind die Aufgaben eines PMO ebenso vielschichtig wie zahlreich. Zu den wichtigsten Rollen eines Projektmanagementbüros gehören:- Best Practices in Arbeitsabläufen festlegen und implementieren
- Kosten managen und reduzieren
- die Zuordnung und Auslastung von Ressourcen optimieren
- die Zusammenarbeit verbessern
- die Produktivität steigern
- wertvolle Informationen an relevante Stakeholder weiterleiten
- strategische Entscheidungen unterstützen und Projekte mit den Zielen des Unternehmens abgleichen
