Die Hauptaufgaben eines Projektmanagementbüros

Ein Überblick über die wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten des PMO

Project Management Offices (PMOs) sind in der Geschäftswelt zunehmend allgegenwärtig. Dennoch werden die Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten dieser immer häufiger vorkommenden Unternehmensfunktion oft unterschätzt. Einst auf administrative Aufgaben beschränkt, führen PMOs heute ein sehr breites Spektrum an Aktivitäten zur Unterstützung einer erfolgreichen Projektabwicklung aus. Tatsächlich ist die Vielfalt der Rollen und Verantwortlichkeiten, die ein Projektmanagementbüros innerhalb einer Organisation innehaben kann, ziemlich überwältigend.

Hier finden Sie eine umfassende Liste der wichtigsten Aufgaben, die ein PMO übernehmen kann. Unabhängig davon, ob Sie erwägen, ein Projektmanagementbüro einzurichten oder ein bestehendes umzuorganisieren, soll dieser Beitrag Ihnen helfen zu verstehen, was von einem PMO zu erwarten ist.

Ein Projektmanagementbüros bietet einen Rahmen für die Projektaktivität

Zu den Hauptaufgaben eines PMOs gehört in erster Linie die Festlegung von Richtlinien und Prozessen für alle projektbezogenen Aktivitäten. Traditionell und in den meisten Organisationen entwickelt das Projektmanagementbüro einen gemeinsamen Satz von Projektmanagement-Systemen, -Praktiken, -Methoden, -Verfahren, -Standards und -Richtlinien, die darauf ausgelegt sind, die Leistung und Wirkung von Projektaktivitäten zu maximieren.

Auf der Grundlage von Audits und durch Bewertungen der spezifischen Probleme und Anforderungen des Unternehmens werden Best Practices identifiziert und umgesetzt. Der Zweck eines solchen Rahmenwerks ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Projekte ausgewählt und priorisiert werden, dass Projekte innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens bleiben, dass Ressourcen optimal genutzt werden und dass zuverlässige Informationen zu aufschlussreichen und zeitnahen Entscheidungen führen.

Ihr PMO kann sich für eine der gängigen, allgemein anerkannten Projektmanagement-Methoden (Waterfall, agile Methoden, PRINCE2, usw.) entscheiden oder ein eigenes, maßgeschneidertes Hybridmodell entwickeln.

Dieses Projektmanagement-Rahmenmodell sollte gepflegt und im Laufe der Zeit kontinuierlich verbessert werden, um die Transformation des Unternehmens zu unterstützen, Änderungen der Marktkräfte zu reflektieren und neue Best Practices der Branche einzubeziehen.

Ein PMO richtet eine eigene Struktur zur Projektverwaltung ein

PMOs sind typischerweise für die Einrichtung eines Governance-Rahmens für Projekte zuständig. Ihr Projektmanagementbüro identifiziert die verschiedenen Stakeholder, die an Projekten beteiligt sind (Projektmanager, Ressourcenmanager, Projektsponsoren und -eigentümer, Teammitglieder, Finanzcontroller usw.) und definiert klar ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Rollen und Entscheidungskompetenzen.

Ziel ist es, die Maßnahmen zu koordinieren und eindeutig festzulegen, wer welche Entscheidungen trifft, wer für was verantwortlich ist, wie Informationen zwischen den verschiedenen Beteiligten und Interessengruppen kommuniziert werden sollen und wie Reportings sein sollen. Der Rahmen rund um die Verwaltung sollte einen besonderen Schwerpunkt auf die Risikobewertung und Konfliktlösung legen.

Ein PMO optimiert Projektportfolios

Eine weitere wichtige Aufgabe eines Projektmanagementbüros besteht darin, sicherzustellen, dass die Projektportfolios des Unternehmens gesund und optimal ausgewogen sind. Nachdem unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Auswahl- und Gewichtungskriterien eine Reihe von Regeln und Bedingungen für die Aufnahme von Projekten in ein Portfolio festgelegt werden, hilft das PMO bei der Auswahl und Priorisierung von Projekten und Programmen und nimmt diese in die richtigen Portfolios auf. Diese Entscheidungen sollten durch eine angemessene Dokumentation zur Überprüfung und Genehmigung durch den Vorstand unterstützt werden.

Die sich daraus ergebende Kombination von Projekten wird so konzipiert, dass sie entscheidende Business-Anforderungen erfüllt und den Return on Investment für das Unternehmen maximiert, während gleichzeitig eine strategische Nutzung der Ressourcen sichergestellt wird.

Die Optimierung des Projektportfolios ist ein dynamischer Prozess: Wenn sich die Bedingungen ändern, sollten die Portfolios angepasst werden, um relevant zu bleiben. Das Projektmanagementbüros verfolgt und überprüft kontinuierlich den Zustand und die Leistung des Portfolios, berichtet über den Fortschritt und empfiehlt bei Bedarf Änderungen (z. B. die Verschiebung oder Streichung eines Projekts).

Ein PMO steuert und überwacht das Projektportfoliomanagement

Das PMO hat die Aufgabe, projektbezogene Aufgaben zu verfolgen, sicherzustellen, dass die festgelegten Verfahren und Praktiken angewandt werden, und bei Bedarf die Einhaltung des PMO-Rahmenwerks durchzusetzen. Es überwacht die Effektivität der Durchführung, um sicherzustellen, dass alle Projekte und Programme so effizient und schnell wie möglich ausgeführt werden. Ihr PMO erkennt Leistungslücken in Teams oder Arbeitsabläufen und leitet Korrekturmaßnahmen ein. Es führt regelmäßig Bewertungen des Projektzustands durch, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, Hindernisse zu antizipieren und Lösungen anzubieten. Einige praxisorientierte PMOs leiten Projekte oder Programme auch direkt.

Ein PMO unterstützt Projektmanager

Ein Projektmanagementbüro bietet Projektmanagern und anderen an der Projektarbeit beteiligten Experten fortlaufende Unterstützung, indem es Informationen, Anleitungen, Ratschläge und Hilfe anbietet, um den Projekterfolg sicherzustellen. Es gibt seine Erfahrung und sein Wissen weiter und bietet Projektbeteiligten im gesamten Unternehmen eine zentrale Anlaufstelle für projektbezogene Fragen, Probleme und Wünsche. Die administrative und operative Unterstützung des PMOs deckt alle Bereiche des PPMs ab, von der Terminplanung bis zum Qualitätsmanagement, von Ressourcenkonflikten bis zum Risikomanagement, von der Beschaffung und dem Sourcing bis hin zu Investor Relations. Das PMO ist befugt, fachkundige Beratung zu technischen Fragen oder zu Grundlagen, Standards und Techniken des Projektmanagements zu leisten.

Im Rahmen dieser unterstützenden Rolle fungiert das PMO auch als Mentor und schult Projektmanager. Es bietet Mentoring-Unterstützung und Coaching für Projektteams, um deren Kompetenzen zu entwickeln, technische Fähigkeiten zu aktualisieren und Führungsqualitäten zu verbessern, damit das Gesamtpotenzial der Organisation gesteigert wird. Es kann außerdem gezielte oder übergreifende Trainingsprogramme anbieten, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder mit den richtigen Fähigkeiten ausgestattet sind oder gezielt Einzelpersonen dazu ermutigen, an PPM-Zertifizierungsprogrammen teilzunehmen. Dies ist besonders nützlich für Organisationen, in denen Projekte nicht immer von professionellen Projektmanagern geleitet werden.

Ein PMO konsolidiert und verbreitet unternehmensweites Wissen

Ein wesentlicher Bestandteil der Rolle der meisten PMOs ist die Schaffung eines umfassenden Wissens- und Ressourcenbestands, der die Aktivitäten des Projektportfoliomanagements steuert. Ein Projektmanagementbüro erleichtert die organisationsweite Kommunikation und den Wissenstransfer zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen. Es zentralisiert Informationen und stellt Ressourcen für alle Beteiligten zur Verfügung: Erfahrungen aus vergangenen Projekten, Standardmetriken und -vorlagen, Tipps und Tricks, Anleitungen, Schulungsmaterial und inspirierende Inhalte wie Anwenderberichte.

Das PMO sorgt dafür, dass alle Projektbeteiligten dieses Informationscenter kennen und fördert es, um sicherzustellen, dass jeder vom Austausch des unternehmensweiten Wissens profitieren und dass aus früheren Erfahrungen gelernt wird, um zu vermeiden, dass die gleichen Fehler zweimal gemacht werden. Ein weiteres Ziel ist es, die Lernkurve für Projektteams zu verkürzen und bereits Erreichtes wiederzuverwenden, um noch mehr Arbeit erledigen zu können.

Ein PMO erleichtert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team

Ihr Projektmanagementbüro ist dafür verantwortlich, eine nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Projektteams und Teammitgliedern sicherzustellen. Es verwaltet die Teamdynamik und stellt sicher, dass sich alle einig sind und verhindert oder verwaltet Konflikte und Differenzen. Es fördert und kultiviert eine teamorientierte Denkweise und hilft den Teammitgliedern, sich ihrer jeweiligen Stärken oder potenziellen Schwächen bewusst zu werden, damit die richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden und die Teammitglieder sich gegenseitig helfen können. Dies verbessert die Koordination und trägt dazu bei, Arbeiten schneller und effizienter zu erledigen, Probleme zügiger anzugehen und zu lösen und die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter zu steigern.

Erfolgreiche Teambildung ist von zentraler Bedeutung für den Aufstieg und die Verbreitung von Remote-Arbeit, abseits des Büros. Manche Unternehmen arbeiten von Natur aus seit einiger Zeit remote, aber viele andere waren kürzlich gezwungen, von heute auf morgen umzustellen. Vor diesem Hintergrund stellt ein Projektmanagementbüro einen bedeutenden Vorteil dar: Es hilft dabei, virtuelle Projektteams aufzubauen und zu pflegen, es fördert die Interaktionen und sorgt für klare Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen geografisch verteilten Mitarbeitern.

Ein Projektmanagementbüros beschafft und pflegt die richtigen PPM-Tools

Es liegt nun in der Verantwortung des Projektmanagementbüros, sicherzustellen, dass geeignete Tools und Software zur Unterstützung der Projektmanagementarbeit vorhanden sind. Branchenübliche Projektmanagement-Software und -Lösungen sind darauf ausgelegt, die Aktivitäten des Projektportfoliomanagements erheblich zu vereinfachen und eine Reihe von Prozessen und Aufgaben zu automatisieren, die früher manuell ausgeführt wurden, um die Arbeit zu beschleunigen und zu verbessern.

Ein gutes PMO-IT-Tool sollte ein zentralisiertes System bieten, um Datensilos aufzubrechen und Echtzeit-Transparenz über Projekte und Portfolios hinweg zu ermöglichen. Es sollte dem PMO ermöglichen, auf Knopfdruck Daten an der Quelle zu sammeln und erweiterte Analysen durchzuführen. Des Weiteren sollte es die Möglichkeit bieten, Projekte in verschiedene Phasen und Aktivitäten zu unterteilen und alle Aspekte (Zeitplan, Budget, Ressourcen, usw.) mit großer Genauigkeit zu verwalten. Alles in allem verbessern die richtigen Projektmanagement- und PMO-Tools die organisatorische Leistung und helfen dem Unternehmen, schneller auf veränderte Geschäftsumgebungen zu reagieren.

Neben der Auswahl, Beschaffung und Implementierung des geeigneten Toolsets unterstützt das Projektmanagementbüros die Einführung und Nutzung der digitalen Systeme, leitet das Change Management und bietet Schulungen an, damit die Benutzer ihre neuen Tools optimal nutzen können.

Ein PMO optimiert die Ressourceneffizienz

Die effizienteste Planung und Zuweisung von Ressourcen ist eine der wichtigsten Aufgaben eines erfolgreichen, wertvollen PMOs. Die Spielregeln sind sehr einfach. Einerseits muss das PMO sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen mit den richtigen Fähigkeiten dem richtigen Projekt oder der richtigen Aufgabe zur richtigen Zeit zugewiesen werden. Auf der anderen Seite muss die Auslastung des Ressourcenpools des Unternehmens maximiert werden, um sicherzustellen, dass strategische und kritische Ressourcen nicht überlastet werden und alle Mitarbeiter mit voller Kapazität arbeiten. Dies minimiert die Ressourcenverschwendung und trägt zu einer höheren Produktivität und reduzierten Projektressourcenkosten, aber auch zu einer verbesserten Effektivität und Projektqualität bei. Mit einem Wort: die Ressourcenoptimierung ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.

Um Ressourceneffizienz zu erreichen, sammelt und konsolidiert ein Projektmanagementbüro aktuelle Informationen über die Fähigkeiten, Rollen und Erfahrungen der Mitarbeiter und richtet eine einzige gemeinsame Ressourcenbasis ein, um allen Beteiligten eine klare Übersicht über die Ressourcenkapazität, -verfügbarkeit und -kompetenz zu geben. Es richtet ein reaktionsfähiges Echtzeitsystem für die Ressourcenplanung und -verwaltung ein, das einen klaren Prozess und Arbeitsablauf für den Bedarf, die Anforderung und die Zuweisung von Ressourcen vorgibt. Es ist von großer Bedeutung, dass das vom PMO implementierte Ressourcenmanagement-System die Verwaltung der wichtigsten Ressourcen ermöglicht, die projekt- und teamübergreifend genutzt werden müssen.

Wenn es um das Ressourcenmanagement geht, sollten PMOs einen proaktiven Ansatz verfolgen und eine vorausschauende Kapazitätsplanung durchführen, indem sie den zukünftigen Ressourcenbedarf über Projekte und Portfolios hinweg verfolgen, um Ressourcenüberschüsse oder -engpässe vorherzusagen und rechtzeitig entsprechend anzupassen. Dies hilft dem Unternehmen, mit Geschäfts- oder Marktunsicherheiten umzugehen.

Ein PMO plant voraus und bereitet das Unternehmen auf die Zukunft vor

Eine zukunftsorientierte Denkweise ist eigentlich eine wichtige Voraussetzung für PMOs. Zusätzlich zu den Prognosen zum Ressourcenbedarf und zur Kapazität führt Ihr Projektmanagementbüro eine Vielzahl von Prognoseaktivitäten durch. In einem zunehmend dynamischen Geschäftsumfeld ist es für PMOs von entscheidender Bedeutung, Predictive Analytics zu nutzen, um eine Vorausschau auf die mögliche Zukunft der Projekte und Portfolios des Unternehmens zu erhalten. Als Teil seiner Tool-Umgebung implementiert und nutzt das PMO Technologiefunktionen, um mehrere Szenarien zu erstellen, die dabei helfen, die Folgen von Entscheidungen vorherzusagen und die beste Vorgehensweise zu ermitteln.

Ein PMO macht das Reporting für Führungskräfte aufschlussreicher und zuverlässiger

Eine weitere Kernaufgabe des PMOs ist die Bereitstellung von Projektmanagement-Reports für Führungskräfte und Entscheidungsträger, um sicherzustellen, dass das Top-Management zeitnahe und fundierte Entscheidungen treffen kann. Da alle projekt- und portfoliobezogenen Informationen zentralisiert werden, ist das Projektmanagementbüro für die Konsolidierung und Formatierung verantwortlich, damit sie an die richtigen Stakeholder geliefert werden können. Die Berichte können Daten über den Zustand und den Fortschritt verschiedener Projekte enthalten, wobei der Schwerpunkt auf Meilensteinen liegt: Detaillierte Informationen über die geplanten und tatsächlichen Finanzen und die Ressourcennutzung; Warnungen zu Projektrisiken, -problemen oder -verschiebungen; Übersichten und Analysen auf Portfolioebene. Um eine konsistente und klare Berichterstattung zu erreichen, erstellen und pflegen die meisten PMOs Sätze von KPIs und verwenden Standardberichtsvorlagen.

Ein PMO hilft bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie

Nicht zuletzt ist ein PMO ein unschätzbarer und unverzichtbarer Vermögenswert, um sicherzustellen, dass projektbezogene Aktivitäten mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang gebracht werden. Mit einer klaren Sichtlinie zu den Anweisungen des Unternehmens kann ein Projektmanagementbüro diejenigen Projekte auswählen und priorisieren, die am wahrscheinlichsten dazu beitragen, taktische und strategische Geschäftsziele zu erreichen und langfristigen Geschäftswert zu schaffen.

Diese Übersicht über die verschiedenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die in den Zuständigkeitsbereich eines Projektmanagementbüros fallen können, hat den geschäftlichen Wert und die Vorteile eines PMO aufgezeigt. Das PMO identifiziert und implementiert Best Practices der Branche, hilft bei der Verwaltung und Reduzierung von Kosten, maximiert die Ressourcennutzung, verbessert die Zusammenarbeit und Produktivität, verbreitet wertvolle Informationen, hilft bei der strategischen Entscheidungsfindung und richtet Projekte und Portfolios an Geschäftszielen aus… Mit anderen Worten, ein PMO kann tatsächlich als Wertschöpfungszentrum definiert werden: Während es alle Arten von Aktivitäten ausführen kann, zielen alle darauf ab, direkten Nutzen für das Unternehmen zu generieren.

 

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Ein Projektmanagementbüros ist eine facettenreiche Funktion, die eine Vielzahl von Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernehmen kann
• Die Maßnahmen des PMO können einen wesentlichen Beitrag zum Projekterfolg, zur Kosten- und Ressourceneffizienz, zur Arbeitseffektivität und Produktivität sowie zur Verwirklichung der strategischen Ziele des Unternehmens leisten.

Lesen Sie die folgenden Blog Posts, um mehr über die Rolle eines PMO zu erfahren:

• Warum ein PMO eine wichtige Säule des effektiven Projektmanagements ist
• Aufbau eines Projektmanagementbüros in Ihrem Unternehmen
• Warum ein Projektmanagementbüro für eine Organisation so wichtig ist