Die wichtigsten Aktivitäten im Portfoliomanagement

So wird Projektportfoliomanagement effektiv und erfolgreich

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

• Projektportfoliomanagement wurde als Methode entwickelt, um die Wertschöpfung von Projekten und ihre Ergebnisse für Unternehmen zu maximieren.
• PPM-Methoden modernisieren und optimieren Auswahl- und Priorisierungsprozesse und helfen Unternehmen, wertvolle Projektportfolios zusammenzustellen.
• Nach der Erstbewertung sollten Portfoliomanager ihre Portfolios regelmäßig überprüfen. So können sie sicherstellen, dass Projekte tatsächlich die erwarteten Werte schaffen. Fester Bestandteil dieser Überprüfung ist eine Echtzeit-Überwachung der Risiken von Projekten und Portfolios.
• Portfoliomanager überblicken sämtliche Projektaktivitäten und erhalten alle notwendigen Informationen für datenbasiertes Management. Sie verfügen damit über ideale Voraussetzungen für die Förderung einer besseren Zusammenarbeit der Projektteams.

Vermutlich haben Sie schon einmal von “Portfoliomanagement” im Finanzbereich gehört. Der Begriff bezeichnet dort Anlagestrategien, die auf maximale Gewinne bei minimalen Risiken abzielen.

Ähnliches gilt für Projektportfoliomanagement (oft abgekürzt als PPM). Mit Hilfe dieser Methode können Unternehmen entscheiden, welche Projekte und Initiativen sie verfolgen sollten, um die größtmögliche Rendite zu erzielen.

Der Prozess umfasst zum einen die Klärung, Priorisierung und Auswahl von Projekten, die den übergeordneten Zielen des Unternehmens am besten gerecht werden. Zum anderen dient er zur Festlegung der optimalen Reihenfolge und von Zeitplänen für die Bearbeitung. Er soll sicherstellen, dass Unternehmen die bestmöglichen Ergebnisse mit ihren Aktivitäten erzielen.

Portfoliomanagement ist die zentrale Verwaltung eines oder mehrerer Portfolios. Es betrifft und umfasst eine erstaunliche Bandbreite von Prozessen und Aktivitäten, von der Implementierung standardisierter Management-Methodiken bis zur Optimierung der Auslastung von Ressourcen. Allerdings sind nicht alle diese Aktivitäten gleich bedeutsam. Wir stellen Ihnen hier die für die Effektivität und Effizienz von Projektportfoliomanagement entscheidenden Aufgaben im PPM-Prozess vor.

Projektauswahl und Zusammenstellung des Portfolios

Eine Voraussetzung für maximalen Wert und Nutzen von Projekten für Unternehmen ist die Auswahl der richtigen Projekte: Unternehmen sollten ihre wertvollen Ressourcen nur für solche Projekte einsetzen, die ihre Ziele unterstützen und möglichst großen Nutzen versprechen.

Projektportfoliomanagement bietet eine strukturierte Vorgehensweise zur Unterstützung von Unternehmen bei der Auswahl der Projekte, in die sie investieren wollen. Portfoliomanager schätzen dazu den relativen Wert der verschiedenen, vorgeschlagenen Projekte und Programme ab. Ziel ist eine exakte Einschätzung der möglichen Ergebnisse und Risiken. Auf dieser Grundlage lassen sich bessere Trade-off-Entscheidungen treffen als nach Bauchgefühl oder persönlichen Vorlieben. Zudem erleichtern die PPM-basierte Projektauswahl und objektivierte Investmententscheidungen die Aufgabe, alle Beteiligten hinter einer gemeinsamen Vision und gemeinsamen Zielen zu versammeln.

Optimierung der Zusammensetzung von Projektportfolios

Neben der Möglichkeit, die vielversprechendsten Initiativen zu identifizieren und zu priorisieren, bietet Projektportfoliomanagement einen methodischen und strukturierten Ansatz für die Zusammenstellung und Optimierung von Portfolios. Obwohl ein Portfolio meist miteinander verbundene Projekte und und Programme umfasst, die als Gruppe effektiver verwaltet werden können, müssen doch unterschiedliche Projekte sinnvoll zusammengestellt und aufeinander abgestimmt werden. Ähnlich wie bei einem Portfolio verschiedener Finanzanlagen sollte Ihr Projektportfolio Projekte und Programme mit unterschiedlichen Inhalten, Zielen und Risikoprofilen enthalten.

Sie müssen das richtige Gleichgewicht zwischen riskanten Vorhaben und Alltagsprojekten sowie zwischen langfristigen und schneller abzuschließenden Projekten treffen, um Gefahren und das Gesamtrisikoprofil des Portfolios zu optimieren. Der Erfolg einer Projektportfoliomanagement-Strategie hängt davon ab, ob ein Unternehmen Entscheidungen basierend einerseits auf einem klaren und vollständigen Überblick über die Erfolgsfaktoren und Vorgaben, andererseits auf der existierenden Projektpipeline treffen kann. Besonders wichtig ist, dass Portfoliomanagement-Experten die wechselseitigen Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Projekten (beispielsweise den Wettbewerb um gemeinsame Ressourcen oder Parent-Child-Beziehungen) im Detail verstehen und sämtliche relevanten Informationen erhalten zu getätigten und geplanten Investitionen in sämtliche Anwendungen aller Geschäftsfelder.

Überwachung von Nutzen und Risiken

Die Nutzen-Risiko-Analyse sollte bereits bei der Projektauswahl durchgeführt und dann während des gesamten Lebenszyklusses des Projektes immer wieder überprüft werden. Unerwartete Ereignisse – innerhalb oder außerhalb des Unternehmens – können jederzeit eintreten und verändern die Grundlagen der ursprünglichen Trade-off-Entscheidungen. Hinzu kommt, dass aufgrund der wechselseitigen Beziehungen zwischen den verschiedenen Projekten sich jede Veränderung lawinenartig auf das gesamte Portfolio auswirken kann.

Daher ist es so wichtig, dass Projektportfoliomanager die Durchführung der Projekte überwachen und notwendige Anpassungen rechtzeitig vornehmen. Nur so können sie gewährleisten, dass das Portfolio eines Unternehmens für seine Vision, seine Zukunftspläne und seine Ziele wettbewerbsfähig und relevant bleibt.

Konzentration auf Risikomanagement

Für maximale Chancen eines Unternehmens, seine Ziele zu erreichen und die Erfolgsrate seiner Projekte zu optimieren, spielt ein geeigneter Ansatz für das Risikomanagement eine entscheidende Rolle.

Verschiedene Risikofaktoren können sowohl die Chancen, dass Projekte den erwarteten Nutzen erzielen, als auch den Wert des gesamten Portfolios schmälern. Portfoliomanager oder Projektmanagementbüros sollten daher spezifische Konzepte und Prozesse zur Erkennung, Überwachung und Vermeidung oder Behebung von Risiken entwickeln und umsetzen. Dieses Rahmenwerk sollte auch spezifische Metriken für die Bewertung und Messung von Risiken (beispielsweise Kosten vs. Rendite) enthalten, mit klar definierten Schwellenwerten für die Beendigung oder Neubewertung eines Projektes. Ebenso sollte es Strategien für die Vermeidung, Minderung oder Beseitigung von Risiken festlegen. Wichtig ist, dass der Risikomanagementprozess die gesamte Bandbreite von Risiken abdeckt: finanzielle, technologische, operative etc.

Durch Echtzeitanalysen von Projekt- und Portfoliowerten, nicht nur bei der Projektauswahl sondern während der gesamten Projektlaufzeit, können Portfoliomanagement-Experten gewährleisten, dass ihre Portfolios den Plan erfüllen und und maximalen Nutzen für das Unternehmen stiften.

Stärkung der Identifikation des gesamten Unternehmens mit übergeordneten Zielen

Eine weitere, entscheidende Aufgabe für die Führung des Portfoliomanagement ist es, die Zusammenarbeit zwischen Projektteams weiterzuentwickeln und zu verstärken. In einem Portfolio finden sich oft sehr unterschiedliche Projekte mit ganz verschiedenen Beteiligten. Dennoch greifen diese Projekte auf denselben, begrenzten Ressourcenpool des Unternehmens zu. Das Portfoliomanagement dient dazu, Projekte nach ihrer Wertschöpfung auszuwählen und zu priorisieren, Konflikte und Missverständnisse weitestgehend zu reduzieren und die Teams stärker auf gemeinsame Ziele auszurichten.

Zudem macht Projektportfoliomanagement den individuellen Beitrag projektbezogener Aktivitäten zum Erreichen der langfristigen Ziele des Unternehmens sichtbar. Es stärkt damit die Identifikation aller Beteiligten mit einer gemeinsamen Vision.

Um diese Identifikation und Zusammenarbeit effektiv zu unterstützen, sollten Projektportfoliomanager sicherstellen, dass geeignete Kommunikations- und Kollaborationstools eingeführt und genutzt werden. Fehlen solche Systeme bislang, kann sich die Investition in ein robustes Software-Tool für Projektportfoliomanagement lohnen, mit dem sich deutliche Verbesserungen in der Zusammenarbeit der Teams erreichen lassen.

Weitere Informationen über Portfoliomanagement finden Sie hier:

• Warum ein Projektmanagementbüro für eine Organisation so wichtig ist
• Die Hauptaufgaben eines Projektmanagementbüros
• Aufbau eines Projektmanagementbüros in Ihrem Unternehmen

Isabelle Bouscatie

Mit vielen Jahren Erfahrung als EMEA Marketing Managerin ist Isabelle derzeit verantwortlich für Sciformas Kundenmarketing und globale Veranstaltungen. Sie fühlt sich in der dynamischen, schnelllebigen digitalen Umgebung von Sciforma wohl und genießt Ihre Arbeit im direkten Kontakt mit Kunden, was ihr dabei hilft, mit den PPM-Herausforderungen in Unternehmen Schritt zu halten.