Die wichtigsten Features und Vorteile von Projektportfoliomanagement-Systemen

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

• Tools für das Projektportfoliomanagement unterstützen Projektprofis und PMOs durch Vereinfachung und Optimierung aller für die Qualität eines Projektportfolios relevanten Aspekte.
• Solche Tools zentralisieren die Daten auf einer leistungsfähigen Plattform und ermöglichen damit sofortigen Zugriff, zu jeder Zeit und an jedem Ort. Darüber hinaus bieten moderne PPM-Plattformen aber auch Automatisierungsfunktionen zur Steigerung der Produktivität der Teams.
• Die meisten PPM-Softwareplattformen verfügen über zahlreiche verschiedene Fähigkeiten. Dazu zählen Features für die Verwaltung von Projektideen und der Projektaufnahme, zur Optimierung der Zuteilung und des Einsatzes von Ressourcen und Budgets sowie für intelligente Risikoprognosen und Risikominimierung.

Bei der Verwaltung eines Projektportfolios muss der Bearbeitungsstand einer Reihe von Prozessen und Aktivitäten überwacht werden. Sorgfältig ausgeführt, kann das bei größeren Portfolios viel Zeit und Energie kosten.

Realistische Zeitpläne für Projekte zu erstellen, kritische Pfade zu definieren, Ressourcen optimal auf Projekte und Aufgaben zu verteilen, die beste Zusammensetzung eines Portfolios festzulegen und alles auf längere Zeit auszubalancieren sind komplexe und schwierige Aufgaben. Aus diesem Grund benötigen Projektmanagementbüros und Spezialisten für Portfoliomanagement Unterstützung durch Projektportfoliomanagement-Tools. Sie wurden entwickelt, um die Verwaltung und Pflege von Projektportfolios zu konsolidieren und zu rationalisieren.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die derzeit erhältlichen PPM-Plattformen und die wichtigsten Features der enthaltenen Tools, mit denen Sie Ihre PPM-Aktivitäten entscheidend voranbringen können.

PPM-Tools auf einen Blick

Projektportfoliomanagement-Systeme besitzen die spezifischen Fähigkeiten, die PMOs und Projekt-, Programm- oder Portfoliomanager zur Optimierung ihrer Projekt- und Portfolioergebnisse benötigten. Solche Software-Tools stellen ein Framework bereit, mit dem sich Projektressourcen, Zeitpläne und Budgets effektiv managen lassen. Und sie unterstützen bei der Koordination sämtlicher projektbezogenen Aktivitäten mit dem Ziel, die Wertschöpfung des Portfolios zu maximieren und gleichzeitig operative, technische und finanzielle Risiken zu vermeiden.

Dafür werden zunächst sämtliche Daten auf der Plattform zentralisiert und konsolidiert. So entsteht eine verlässliche Informationsbasis für Projektinformationen, eine “single version of the truth”. Zudem gewinnen die Verantwortlichen bessere Einblicke in den aktuellen Status und Bearbeitungsstand von Projekten und Portfolios. Außer diesem Zentralisierungslayer bietet PPM-Software meist auch weitere Fähigkeiten, die Aktivitäten vereinfachen und optimieren, die Produktivität steigern, Kosten minimieren und die gesamte Wertschöpfung maximieren.

Die wichtigsten Fähigkeiten von PPM-Software

Automatisierung von Aufgaben & Produktivitätsfeatures

Hauptaufgabe der PPM-Tools ist es, die Arbeit von Projektmanagern und PMOs zu erleichtern. Dazu verfügen sie über produktivitätsorientierte Fähigkeiten, die menschlichen Projektmitarbeitern helfen, Zeit und Energie zu sparen. So kann ein Projektportfoliomanagement-System beispielsweise die meisten Administrationsaufgaben automatisieren, die ansonsten viel Arbeitszeit der Projektmanager unproduktiv binden: Daten formatieren, Erinnerungen verschicken, Berechnungen anstellen und so weiter.

Projektauswahl und Pipeline-Management

Möglicherweise ist das Management neu eingehender Projekte, die gestartet und in ein Portfolio (oder mehrere Portfolios) eines Unternehmens aufgenommen werden sollen, die kritischste Phase in der PPM-Optimierung. Das PMO muss nicht nur gewährleisten, dass die verfügbaren Ressourcen alle ausgewählten und vom Unternehmen initiierten Projekte bewältigen können. Ebenso wichtig ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen die richtigen Projekte auswählt – diejenigen, die mit den strategischen Unternehmenszielen übereinstimmen und helfen, von Entscheidungsträgern geforderte Ergebnisse und Vorteile zu erzielen.

Die in einem PPM-Tool enthaltene Funktionalität für das Ideen- und Anforderungsmanagement bildet ein standardisiertes Framework, mit dem sich die Erfolgsaussichten, die Übereinstimmung mit der Strategie und die gesamte Qualität der verschiedenen Projektvorschläge bewerten lassen. Auf diese Weise hilft das System Entscheidungsträgern im Portfoliomanagement bei der Auswahl und Planung der besten Vorschläge. Mit Hilfe von Funktionen für Phase-Gate-Reviews kann Portfoliomanagement-Software im weiteren Verlauf dann zusätzliche Checkpoints zur Überwachung aktiver Projekte und für möglicherweise notwendige Kurskorrekturen einrichten. Und schließlich ermöglichen es Fähigkeiten zur Modellierung von What-If-Szenarien auf Portfolioebene dem PMO, Initiativen optimal zu verteilen und zu gruppieren.

Ressourcenmanagement

Nahezu alle PPM-Tools enthalten auch Funktionalitäten, die PMOs beim effizienten und effektiven Einsatz von Ressourcen des Unternehmens unterstützen. Dabei kommt es darauf an, Budgets, Anlagen und vor allem qualifizierte Beschäftigte zur richtigen Zeit dort einzusetzen, wo sie am dringendsten benötigt werden. Kritische Ressourcen müssen möglichst optimal ausgelastet werden. Mit den PPM-Plattformen können Ressourcenmanager und Entscheidungsträger im Portfoliomanagement die Verfügbarkeit und die Attribute von Ressourcen auf einen Blick prüfen und auf dieser Grundlage die richtigen Entscheidungen treffen. Außerdem helfen zahlreiche Kollaborationsfeatures, die Interaktionen zwischen Projektmanagern und Ressourcenmanagern erleichtern und beschleunigen, bei der Optimierung der Ressourcenzuteilung und -auslastung. Gleichzeitig lässt sich damit auch ein robuster und strukturierter Prozess zur Zuteilung von Ressourcen zu spezifischen Aufgaben implementieren und unterhalten.

Budget- und Finanzmanagement

Eine Studie des Project Management Institute ergab, dass nur 59 % aller Projekte im geplanten Budgetrahmen fertiggestellt werden. Die gute Nachricht ist, dass Projektportfoliomanagement-Plattformen wirklich helfen können, die Zuteilung von Budgets und das Finanzmanagement effizienter zu gestalten. Weil die Konsolidierung von Daten auf einer einzigen Plattform mehr Transparenz und ein besseres Verständnis der Projekte schafft, können das PMO und die Controller besser überprüfen, wie genau Budget- und Kostenschätzungen eingehalten werden. Dank der Möglichkeit, Kosten in Echtzeit zu verfolgen, sie zu filtern und zu kategorisieren und damit im Detail zu betrachten, können Unternehmen Kostenüberschreitungen vorab erkennen und rechtzeitig reagieren. Außerdem ermöglichen es PPM-Systeme, die Wertschöpfung und Renditen von Projekten zu messen und mit den strategischen Zielen und Prioritäten des Unternehmens abzugleichen.

Risikomanagement

Jegliche Bewertung des Wertes und der möglichen Rendite eines Projektes sollte Hand in Hand gehen mit einer Analyse seiner Risikoanfälligkeit. Die Evaluation von Risiken, die jedes Projekt mit sich bringt, kann als Basis für die Festlegung von Erfolgswahrscheinlichkeiten für das gesamte Portfolio dienen. Projektportfoliomanagement-Plattformen verfügen meist über automatisierte Techniken zur Bewertung ungeplanter Ereignisse und intelligente Funktionen, mit deren Hilfe Entscheidungsträger angemessene Pläne zum Umgang mit diesen Risiken oder zu ihrer Vermeidung entwickeln können. Zudem erlauben PPM-Tools Risikobewertungen nicht nur zu Projektbeginn. Portfoliomanager können über die gesamte Projektlaufzeit Neubewertungen vornehmen. Dabei können sie verschiedene Veränderungen oder Probleme berücksichtigen, die das Risikoprofil zwischenzeitlich verändert haben könnten.
Alle diese beschriebenen Fähigkeiten zählen zu den wichtigsten Features von PPM-Software. Und dennoch müssen wir uns darüber im Klaren sein, dass nicht alle PPM-Softwaretools gleich sind. Nahezu jedes Projektportfoliomanagement-System, das sie bereitstellen und einführen, sollte in der Lage sein, Projektarbeit produktiver und effizienter zu machen. Eine tatsächliche Optimierung des Portfolios funktioniert allerdings nur mit einem Tool, das zu Ihrem Unternehmen passt.

 

Sehen Sie sich auch die anderen Blogbeiträge von Sciforma zu PPM-Tools an:

• Wie funktioniert PPM-Software?
• Wer arbeitet mit Portfoliomanagement?
• Was ist eine Portfolio-Roadmap?

Zuteilung und Trade-Off von Ressourcen