Für viele PMOs ist die Einbindung von Führungskräften der obersten Ebene in Projektaktivitäten ein schwer erreichbares Ziel. Für Unternehmen, die Projekte erfolgreich bearbeiten und ihr strategisches Wachstum vorantreiben wollen, ist diese Einbindung in den Projektlebenszyklus allerdings unerlässlich. Dieser Beitrag erläutert, wie wir Führungskräfte in jeder Phase des Projektlebenszyklus effektiv einbeziehen können. Außerdem stellt er Strategien zur Förderung ihrer Beteiligung vor. Und er beschreibt, welche Vorteile sich mit der daraus entstehenden Synergie erzielen lassen.
Projektlebenszyklus – Phase 1: Initiierung
PMOs, die die oberste Leitungsebene gleich zu Beginn eines Projektes mit einbeziehen, können von deren Expertise und ihren Visionen profitieren. Mit dem Input der Unternehmensleitung bereits bei der Initiierung von Projekten können PMOs sicherstellen, dass die Projekte einen Beitrag zur Umsetzung der Unternehmensstrategie leisten. Damit wird das Risiko reduziert, Initiativen zu verfolgen, die nicht die langfristigen Ziele des Unternehmens unterstützen.
In einem ersten Schritt sollten PMOs Projekte identifizieren, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Über diese potenziellen Projekte sollte die Unternehmensleitung über fest etablierte Kommunikationskanäle informiert werden. Vielleicht setzen Sie auch ein Projekt-Kick-off-Meeting mit wichtigen Führungskräften an, in dem diskutiert wird, ob ein Projekt zur Vision des Unternehmens passt oder wie dies erreicht werden kann.
Projektlebenszyklus – Phase 2: Planung
In der Planungsphase können die obersten Führungskräfte wichtige Erkenntnisse und Hinweise beisteuern. Die Einbeziehung der Leitungsebene in die Projektplanung unterstützt die optimale Zuweisung von Ressourcen. Sie stellt auch sicher, dass die Projekte den finanziellen und strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen. Und schließlich hilft sie PMOs bei der Identifizierung von Risiken und der Planung von Maßnahmen, mit denen sie sich mindern lassen.
Regelmäßige Updates zum Status quo, Strategiesitzungen und Präsentationen können dazu beitragen, das Engagement der Führungskräfte aufrechtzuerhalten. Insbesondere empfehlen wir, ihre Einschätzungen zu wichtigen Entscheidungen und zur Zuweisung von Ressourcen einzuholen.
Projektlebenszyklus – Phase 3: Ausführung
Führungskräfte, die in die Durchführung von Projekten einbezogen werden, bleiben zu jeder Zeit über deren aktuellen Zustand informiert. Damit sind sie in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen und im Bedarfsfall zusätzliche Ressourcen zuzuweisen. Das Risiko, dass Projekte aus dem Ruder laufen, wird dadurch verringert.
Um Führungskräfte auf dem Laufenden zu halten, können Sie über Dashboards in Echtzeit verfügbare Informationen sowie Fortschrittsberichte bereitstellen. Ebenso schätzen vielbeschäftigte Manager auch visuelle Schnittstellen, die Sachverhalte klar und übersichtlich vermitteln.
Außerdem können Sie regelmäßige Review-Meetings einberufen, in denen Sie Meilensteine der Projekte, Herausforderungen und Chancen diskutieren. Generell sollten PMOs Führungskräfte motivieren, sich an der Lösung kritischer Probleme zu beteiligen.
Projektlebenszyklus – Phase 4: Überwachung und Controlling
Projekte, die von leitenden Führungskräften beaufsichtigt werden, werden mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich abgeschlossen. Außerdem lassen sich Zeit und Ressourcen sparen, wenn nötigenfalls unmittelbar korrigierend eingegriffen werden kann. Die Beteiligung der Führungsebene stellt sicher, dass die Projektergebnisse mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Sie sollten Ihre Führungskräfte regelmäßig über Kennzahlen und KPIs zur Performance eines Projekts informieren. Darüber hinaus kann es hilfreich sein, Abweichungen von der Planung mit ihnen zu besprechen und Empfehlungen zur Kurskorrektur zu geben. Scheuen Sie auch nicht, Führungskräften die aktive Teilnahme an Lenkungsausschüssen zu empfehlen.
Projektlebenszyklus – Phase 5: Abschluss
Führungskräfte auch in den Projektabschluss zu involvieren, trägt zum Wissenstransfer bei und stellt sicher, dass der Projekterfolg auf höchster Ebene anerkannt wird. So werden die Moral und die Motivation des Teams gestärkt.
Um dies zu erreichen, sollten Sie ein Review-Meeting mit Führungskräften aus dem oberen Management durchführen, in dem das Projekt überprüft und evaluiert wird. In diesem Meeting werden die Projektergebnisse, die gewonnenen Erkenntnisse und der Beitrag des Projekts zu den strategischen Zielen des Unternehmens vorgestellt. Und auf jeden Fall sollten Sie dann auch den Erfolg des Projektes würdigen und feiern!
Zusammenfassung
Unternehmen, die die obersten Führungskräfte in den Projektlebenszyklus einbinden, schaffen sich einen strategischen Vorteil. Indem sie die Mitwirkung der Leitungsebene in jeder Phase fördern, können sie die Erfahrung ihrer Top-Führungskräfte nutzen, fundierte Entscheidungen treffen und sicherstellen, dass Projekte mit den strategischen Zielen übereinstimmen.
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