Wir bei Sciforma unterstützen Unternehmen seit über drei Jahrzehnten bei der Optimierung ihres PPM. Nach unserer Erfahrung ist fehlendes Sponsoring durch die Führungsebene (das sogenannte “Executive Sponsorship”), wohl die häufigste Schwachstelle in ansonsten hocheffizienten Unternehmen.
Im Bereich des Projektportfoliomanagements ist die zuverlässige Unterstützung durch hochrangige Sponsoren ein entscheidender Faktor. Um sie zu gewinnen, bedarf es allerdings der richtigen Strategien.
Auswirkungen von Executive Sponsorship auf den Projekterfolg
Steigerung des Projekterfolgs
Untersuchungen haben gezeigt, dass die aktive Einbindung von Sponsoren ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg ist. Es gibt kaum aktuelle Daten, der PMI-Bericht “Pulse of the Profession 2018” hat jedoch Folgendes festgestellt: “Unzureichende Unterstützung durch den Sponsor ist die Hauptursache für gescheiterte Projekte in durchschnittlich 26 % der Unternehmen und in 41 % der Unternehmen mit einem niedrigen Projektmanagement-Reifegrad.”
Warum beeinflusst dieser Faktor die Durchführung von Projekten so stark? Ganz einfach, weil Sponsoren, die sich stark engagieren, sich nicht nur für Projekte einsetzen. Sie unterstützen auch die Teams, indem sie Visionen vorgeben, Ressourcen bereitstellen und ihre Interessen nach außen vertreten. Aktiv engagierte Sponsoren erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen, wodurch Silos abgebaut und der Blick auf das große Ganze aus der Perspektive des Unternehmens gefördert werden. Das trägt entscheidend dazu bei, die Erfolgsquote von Projekten zu erhöhen.
Sicherheit, dass Projekte mit Strategien übereinstimmen
Darüber hinaus fördert das Engagement von Sponsoren die Ausrichtung von Projekten an Strategien. Es schließt die Lücke zwischen Strategie und Ausführung. Wer könnte die entscheidende Verbindung zwischen den Zielen der Unternehmensleitung und der Projektdurchführung besser gewährleisten als Sponsoren auf der Ebene der Unternehmensleitung?
Die Beaufsichtigung durch Führungskräfte kann auch die Qualität der Projektarbeit verbessern. Sie können ihren Einfluss nutzen, um zu gewährleisten, dass Ressourcen effektiv zugewiesen, Risiken gemindert und Projekte nach Prioritäten des Unternehmens ausgerichtet werden.
Wenn Sie eine Kultur des Executive Sponsorship pflegen, können Sie dementsprechend schnellere Projekterfolge, bessere strategische Ergebnisse von Programmen und Portfolios und letztlich Wettbewerbsvorteile für Ihr Unternehmen erzielen.
Strategien zur Förderung einer Kultur des Executive Sponsorship
Um eine Kultur des Sponsorings durch Führungskräfte zu fördern, müssen Sie ein Umfeld schaffen, in dem die aktive Beteiligung und Unterstützung der obersten Führungsebene wertgeschätzt werden.
Zunächst einmal müssen PMOs potenzielle Projektsponsoren auf der Führungsebene ermitteln. Diese können in verschiedenen Abteilungen und Funktionen angesiedelt sein, von der Finanzabteilung bis zum Marketing. Sie können auch unmittelbar der Unternehmensleitung angehören – es ist nicht ungewöhnlich, dass die Liste der Projektsponsoren Rollenbezeichnungen wie CEO, COO und CIO enthält. Unabhängig von ihrem Kompetenzbereich sollten Projektsponsoren über die nötige Leidenschaft, Einflussmöglichkeiten und die Ausrichtung verfügen, um Projekte effektiv zu fördern.
Die Bedeutung der Kommunikation
Um das Engagement dieser potenziellen Champions zu fördern und ihre Unterstützung zu sichern, müssen Sie ihre Sprache sprechen. Normalerweise werden in PMOs projektbezogene Themen (Zeitpläne, Kosten, inhaltliche Änderungen usw.) diskutiert. Für Führungskräfte der Geschäftsleitungsebene sind solche Themen jedoch nicht unbedingt interessant. Viel wichtiger für sie ist, ob und auf welche Weise Projekte dazu beitragen, Unternehmensziele zu erreichen, und welche Auswirkungen für das Unternehmen sich daraus ergeben.
Um den Wert von Executive Sponsoring klarzumachen, sollten sie den Projektsponsoren verdeutlichen, welchen Beitrag zur Umsetzung der Prioritäten des Unternehmens die Projekte leisten:
- Wachstum
- Umsatz
- Wettbewerbsfähigkeit
- Marktposition
- Widerstandsfähigkeit gegen äußere Einflüsse
- und weitere, ähnlich übergeordnete Kriterien
Der Erfolg des Executive Sponsorship hängt von der Fähigkeit des Unternehmens ab, eine effektive Kommunikation zwischen Sponsoren und Projektteams zu gewährleisten. PMOs sollten für einen reibungslosen Informationsfluss sorgen, sowohl von oben nach unten als auch von unten nach oben. Darüber hinaus sollte das Sponsoring sichtbar genug sein, um die Teams zu motivieren und auf die gemeinsamen Ziele auszurichten. Dies trägt zur Schaffung eines für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmens- und Projektteams förderlichen Projektumfeldes bei.
Voraussetzungen für maximalen Einfluss der Projektsponsoren
Projektsponsoren gut behandeln
Die Bedeutung von Projekten für Unternehmen wächst immer mehr. Somit werden auch immer mehr Sponsoren in Führungspositionen benötigt. Das Angebot bleibt jedoch begrenzt. In der Praxis führt das oft zu überforderten Sponsoren mit negativen Auswirkungen auf das Engagement aller Beteiligten und den Projekterfolg.
Angesichts der Bedeutung des Sponsorings sollte die Beseitigung von Hindernissen, die das Engagement von Sponsoren einschränken, Priorität genießen.
Wie für jede andere, wichtige Ressource sollten Sie Strategien entwickeln, um eine Überlastung der Sponsoren zu verhindern. Nutzen Sie Feedback- und Kommunikationskanäle wie Tools zur Nachverfolgung von Aufgaben, um Ihre wertvollen Sponsoren vor nachlassendem Engagement oder Burnouts zu bewahren.
Kontinuierliches Training
Schulung ist ein weiterer wichtiger Faktor für die Befähigung von Sponsoren. PMOs sollten Tools, Wissen und Erkenntnisse zur Verfügung stellen, die Sponsoren bei der Entwicklung der für ihre Rolle benötigten Fähigkeiten unterstützen. Dazu kann gehören, ihr Wissen zum Projektmanagement und zu ihrer Rolle während des gesamten Projektlebenszyklus zu vertiefen. Der Schwerpunkt der Schulungsprogramme für Sponsoren liegt jedoch in der Regel auf der Übernahme einer Führungsrolle im Change-Management. Um erfolgreich zu sein, sollten Sponsoren wissen, wie sie die wichtigsten Stakeholder einbinden und motivieren können, wie sie proaktiv Probleme lösen und Hindernisse beseitigen können und wie sie sicherstellen können, dass Projekte jederzeit vollständig mit den Strategien des Unternehmens im Einklang stehen.
Und schließlich ist das Engagement der Sponsoren ein Marathon und kein Sprint. Es liegt in der Verantwortung des PMOs, ihr kontinuierliches Engagement während des gesamten Lebenszyklus des Projekts – oder sogar des Portfolios – sicherzustellen.
Zusammenfassung
PPM ist ein unternehmensweiter Prozess, an dem eine Vielzahl unterschiedlicher Akteure beteiligt sind. Gemeinsam entwickeln sie eine Kultur des Sponsorings durch die Unternehmensleitung zu einer treibenden Kraft für den Erfolg. Durch das Sponsoring werden Teams leistungsfähiger, bessere strategische Entscheidungen werden möglich, Komplexität lässt sich besser bewältigen und Projekterfolge lassen sich schneller erzielen. PMOs sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass die Förderung einer Kultur im Unternehmen fortlaufender Bemühungen bedarf und ständige Anpassungen an sich verändernde Bedarfe des Unternehmens und an die Führungsdynamik erforderlich sein werden.
Weitere Informationen darüber, wie PMOs werthaltigere Projektportfolios aufbauen und den Projekterfolg verbessern können, finden Sie in unserem eBook “Drei Kernprioritäten für PMOs für werthaltigere Portfolios”.
