Praktiken und Werkzeuge, die im Enterprise Projektportfoliomanagement (EPPM) genutzt werden, sollen Unternehmen bei der Priorisierung, Planung, Durchführung und Überwachung ihrer Projekte und Projektportfolios unterstützen. Sie sollen ihnen helfen, deren Wert zu maximieren.
Der Einführung einer effektiven PPM-Strategie für Unternehmen kommt in der heutigen schwierigen Wirtschaftslage größere Bedeutung zu als je zuvor. Betrachten wir doch einmal etwas genauer, vor welchen Herausforderungen wir im Projektmanagement stehen, und welche Best Practices PMOs und Projektleiter bei der Bewältigung dieser Herausforderungen unterstützen können.
Enterprise PPM-Prozesse standardisieren
Die in den USA als “Great Resignation“ bezeichnete Kündigungswelle von Arbeitnehmern führte im Jahr 2021 zu einem deutlichen Anstieg der Mitarbeiterfluktuation. Bis heute zwingt sie Unternehmen dazu, immer neue Beschäftigte zu integrieren und einzuarbeiten. Dies kann nur gelingen, wenn alle Beschäftigten eines Unternehmens dieselbe Terminologie und dieselben Werkzeuge, Methoden und Prozesse zur Verwaltung und Durchführung von Projekten verwenden.
Eine standardisierte Methodik und ein standardisiertes Toolset helfen Unternehmen, ihr Enterprise PPM zu optimieren und die Qualität der Projektdurchführung zu sichern. Sie minimieren damit Projektrisiken und erhöhen die Erfolgschancen.
Performance überwachen
Unternehmen sollten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators – KPIs) festlegen und verfolgen, um die Projektdurchführung zu überwachen und zu gewährleisten, dass Pläne umgesetzt und entsprechende Fortschritte erzielt werden. Gerade in dieser Zeit knapper Ressourcen und unsicherer wirtschaftlicher Rahmenbedingungen ist es besonders wichtig, die geforderte Performance sicherzustellen.
PMOs sollten darauf achten, dass sie über die richtigen Messgrößen und Tools verfügen, unter anderem auch zur Verwaltung von Budgets.
Zusammenarbeit fördern
Mit der COVID-19-Pandemie haben viele Unternehmen mobiles Arbeiten als neue Normalität akzeptiert. Um Beschäftigte, die an unterschiedlichen Orten arbeiten, während des gesamten Lebenszyklus eines Projektes zu koordinieren und zu integrieren, bedarf es jedoch neuer Tools und Strategien. Zusammenarbeit zu fördern, ist eine Aufgabe der Unternehmenskultur und des Führungsstils, erfordert aber auch leistungsfähige Tools.
Projekte und Initiativen priorisieren
Für PMOs ist die Bewertung des ROI möglicher Projekte seit jeher von großer Bedeutung. Der potenzielle Wert eines Projektes ist eines der Kriterien, nach denen Entscheidungen zur Priorisierung getroffen werden. Mit der Priorisierung schaffen vor allem jene Unternehmen, die PPM einsetzen, die Voraussetzung für eine effiziente Zuweisung von Ressourcen und für eine optimale Performance. Bei der Projektbewertung und -priorisierung sollten in dem heute sehr komplexen, sich wandelnden Umfeld zusätzlich aber auch die Bewertung und Minderung von Risiken mehr in den Fokus rücken. Die Möglichkeit, “Was-wäre-wenn”-Szenarien durchzuspielen, kann wesentlich dazu beitragen, Verzögerungen, Planüberschreitungen oder gar Fehlschläge zu vermeiden.
Projektportfolios an der Unternehmensstrategie ausrichten
Den potenziellen ROI von Projekten zu berechnen, kann sehr hilfreich sein. Dennoch spiegeln solche quantitativen Kennzahlen nicht notwendigerweise den tatsächlichen Nutzen eines Projektes für das Unternehmen wider. Ein Programm mit einem vergleichsweise niedrigeren ROI, das gleichzeitig aber strategische Vorgaben effektiver umsetzt, kann insgesamt wertvoller für das Unternehmen sein. Daher müssen Unternehmen in der Lage sein, PPM mit der strategischen Planung zu verbinden.
Um die aktuellen Herausforderungen bewältigen und die oben beschriebenen Best Practices einführen zu können, benötigen PMOs solide Fähigkeiten zur Konsolidierung und Analyse von Daten. Technologische Innovationen schaffen die Voraussetzungen dafür, dass Projektleiter in Echtzeit die Informationen und Insights erhalten, die sie zur Optimierung ihres Enterprise PPM benötigen.
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