Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- Bei der Implementierung eines neuen PPM-Tools ist Change-Management ein entscheidender Faktor.
- Experten empfehlen: Ein vernünftiges Change-Management-Konzept erfordert einen verständlichen Plan, den Sie an alle Beteiligten kommunizieren. Bedenken sollten Sie ernst nehmen.
- Genauso wichtig ist ein solides Schulungskonzept. Personalisierung und Gamification erleichtern das Lernen erheblich.
“Wir haben ein großartiges PPM-Tool erworben, warum laufen unsere Projekte dennoch nicht wie erwartet?”
“Das PPM-Tool bringt nichts”, “Vieles funktioniert nicht wie versprochen”, “Ich fühle mich allein gelassen mit diesem Monster-Tool”. Dies sind nur einige der Klagen, die Verantwortliche im Projektmanagement oft von Anwendern nach dem Roll-out eines neuen PPM-Tools zu hören bekommen.
Eine Software-Plattform zu erwerben und bereitzustellen ist eine notwendige Voraussetzung, garantiert aber kein erfolgreiches Projektmanagement. Tatsächlich ist das nur der erste Schritt auf dem Weg dorthin.
Aus diesem Grund haben wir die Pharma & Medtech PPM-Konferenz in Basel genutzt, um mit einer Gruppe von Experten Best Practices zur Implementierung eines neuen Unternehmenssoftware-Tools zu diskutieren.
Andreas Ronczka, Presales Consultant bei Sciforma, hat Anna Pannenberg und Dieter Riegelhof – Leiterin Training bzw. Leiter Consulting beim PPM-Dienstleister Accelond – gebeten, über ihre Erfahrungen mit erfolgreichen Initiativen ihrer Kunden zu berichten.
Hier die wichtigsten Erkenntnisse:
PPM-Tool: die Bedeutung des Change-Managements
Als Head of Consulting bei Accelond ist Dieter Riegelhof für die erfolgreiche Implementierung von Software verantwortlich. Seiner Erfahrung nach gelingt es etwa 70 % der Software-Implementierungsprojekte nicht, echten Mehrwert für Kunden oder Endanwender zu schaffen. Warum ist das so? Hauptsächlich, weil nicht genügend Augenmerk auf das Change-Management gelegt wird.
“Jedes neue Werkzeug bringt Veränderungen für das Unternehmen mit sich, und die Beschäftigten müssen sich auf diese Veränderungen einstellen. Als Faustregel gilt: Menschen fürchten Veränderungen, sie bleiben gerne in ihrer Komfortzone. Man wird also mit einer gewissen Unwilligkeit oder Zögerlichkeit konfrontiert. Die Bedenken muss man ernst nehmen. Schließlich wirken sie sich auf das Tempo Ihres Software-Einführungsprojekts und letztlich auf seinen Erfolg aus. Change-Management ist der Schlüssel zum Erfolg jeder Einführung eines neuen PPM-Tools, unabhängig von der Größe des Unternehmens, unabhängig davon, welches Tool Sie einführen wollen”, so Dieter Riegelhof.
Und er fügte hinzu: “Ein gutes Change-Management-Konzept kann also wichtiger sein als das schnelle Hochfahren der Server. Wenn Sie die richtigen Ansatzpunkte finden, werden die Beschäftigten Ihnen folgen und noch erfolgreicher arbeiten, nachdem sie die Veränderung bewältigt haben. Ihr gesamtes Unternehmen wird dadurch gestärkt, weil letztendlich alle Beschäftigten zusammenarbeiten, um den Wandel zu schaffen.”
Das führt uns zu der Frage, wie wir ein gutes Change-Management-Konzept erstellen können.
Es kommt auf die Kommunikation an
Dieter Riegelhof erwähnte, wie wichtig es ist, “die richtigen Ansatzpunkte” zu finden. Kommunikation ist einer von ihnen. Change-Management ist eine Frage der Überzeugung. Das bedeutet, die Wahrnehmung ist entscheidend.
“Wenn die Menschen wissen, warum sie diese Veränderung durchmachen müssen, werden sie Ihnen viel leichter folgen und Vertrauen entwickeln”, erklärt Dieter Riegelhof. Deshalb ist es so wichtig, zu kommunizieren, was man tut und warum eine neue Software eingeführt werden soll.
Ihr Kommunikationsplan und -konzept sollten auf die Besonderheiten Ihres Unternehmens zugeschnitten sein. Experten empfehlen, die Storyline im Vorfeld gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern zu entwickeln. So stellen Sie sicher, dass Sie auf ihre Bedürfnisse und Ängste eingehen und ihnen helfen zu verstehen, warum die Veränderung notwendig ist.
Nichts sollte ungeplant bleiben, jedes einzelne Szenario und jede Frage muss im Voraus bedacht und behandelt werden.
Jeder mag Herausforderungen und liebt es, belohnt zu werden
Dieter Riegelhof empfiehlt für die erfolgreiche Umsetzung eines Change-Management-Konzepts in einem Unternehmen eine Mischung aus Herausforderung und Umsorgen.
“Herausforderungen beziehen die Menschen mit ein. Ihre Erfahrung bleibt so nicht auf ein paar Schulungen und das Verteilen einer neuen, schicken Benutzerdokumentation beschränkt. Herausforderungen tragen dazu bei, dass sich die Anwender mit auf den Weg machen, das neue PPM-Tool entdecken, damit spielen, sich ihm stellen und am Ende das meiste darüber lernen. Umsorgen ist das zweite Element: Tun Sie alles, um Ihren Beschäftigten ein leistungsfähiges, völlig fehlerfreies und zuverlässiges Werkzeug zu bieten. Achten Sie auf alle diese Elemente und bauen Sie sie in Ihre Change-Management-Storyline ein, dann wird Ihr Projekt erfolgreich werden.”
Intelligentes Training für intelligentes Lernen
Sie werden Anwender nur mit gut geplanter Kommunikation einbeziehen können. Sie müssen sie aber auch die befähigen, um eine erfolgreiche Umsetzung zu ermöglichen. Und dazu gehört, dass Sie Schulungsprogramme erstellen.
“Manche Leute vertreten die Ansicht, dass die heutige Software so anwenderfreundlich sein sollte, dass sie ohne Schulung genutzt werden kann. Tatsächlich geht es aber bei Schulungen nicht nur um Software und ihre Funktionen. Vielmehr geben Schulungen den Lernenden Zeit, mit dem neuen Werkzeug zu spielen. Und sie helfen, Vertrauen und die richtigen Gewohnheiten zu entwickeln.”
Nach Anna Pannenbergs Erfahrung ist ein Schulungskonzept genauso wichtig und individuell wie ein Kommunikationsplan. Für optimalen Wissenserwerb und die Bildung von Best Practices sollte ein gutes Schulungskonzept die individuellen Schulungsbedürfnisse der Lernenden berücksichtigen und darauf motivierende Antworten geben.
“Grundsätzlich gilt: Ohne motivierte Lernende gibt es keinen Lerneffekt. Die größte Gefahr in diesem Zusammenhang ist Frustration. Sie kann durch eine Vielzahl von Faktoren entstehen, beispielsweise durch:
- Probleme beim Zugang zum Training oder eine unattraktive Überschrift für das Training
- die Unfähigkeit, der Lerneinheit zu folgen, oder zu komplexe Inhalte…
- und andere.
Das Konzept sollte also den Inhalt ansprechend und didaktisch aufbereiten.
Und wie macht man das? Halten Sie die Schulung klar und einfach. Sie muss Spaß machen. Dieser letzte Punkt ist wichtig und kann durch interaktive und spielerische Elemente (Videos, Musik, Bilder mit Pop-ups usw.) erreicht werden.
“Spaß motiviert Lernende enorm. Und langfristiger Erfolg ist nur mit langfristig motivierten Anwendern möglich.”
Anna Pannenberg empfiehlt außerdem, die Schulungsprogramme mit kleinen Quizfragen abzuschließen, die den Lernenden Feedback geben und den Lernerfolg sichtbar machen. Letzteres bezeichnet man als “Backwash-Effekt”
Zum Abschluss ein guter Rat: Halten Sie es einfach!
Dieter Riegelhof und Anna Pannenberg sind sich einig: Es ist wichtig, bei großen Implementierungsprojekten schrittweise vorzugehen. Sie empfehlen, komplexe Aufgaben in kleinere Teile zu zerlegen (also beispielsweise die Gesamtziele, Arbeitspakete und Ergebnisse in mehrere messbare Phasen zu unterteilen), um den Menschen den Einstieg in das neue System zu erleichtern.
Haben Sie Fragen oder Anmerkungen? Nehmen Sie Kontakt mit unseren Experten auf!
Andreas Ronczka (andreas.ronczka@sciforma.com) – www.sciforma.com
Dieter Riegelhof (dieter.riegelhof@accelond.com – www.accelond.com
Anna Pannenberg (anna.pannenberg@accelond.com) – www.accelond.com
