Was können Sie von einem guten Dashboard für das Projektportfoliomanagement erwarten?
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- PMOs und andere Entscheidungsträger in Projekten oder Unternehmen nutzen Projektportfolio-Dashboards zur Gewinnung verwertbarer Informationen über den Zustand und die Leistung ihrer Projektportfolios.
- Die meisten digitalen Dashboards enthalten Kernfunktionalitäten wie beispielsweise Zeitpläne und Beurteilungen des Zustands von Portfolios.
- Welche Funktionen Unternehmen darüber hinaus benötigen, mag sich von Fall zu Fall unterscheiden. Grundsätzlich empfiehlt es sich aber, eine flexible, anpassbare, dynamische und anwenderfreundliche Lösung zu wählen.
Zu den Aufgaben von Projektmanagementbüros zählt oft das zentrale Management von Gruppen miteinander verbundener Projekte und Programme – oder kurz: des Portfolios. Solche Portfolios können eine Reihe komplexer, für das Unternehmen bedeutsamer Projekte enthalten. Entsprechend erweist es sich oft als schwierig, jederzeit einen vollständigen und aktuellen Überblick über die Aktivitäten auf Portfolioebene zu behalten. Hier kommen Portfolio-Dashboards ins Spiel. PPM-Dashboards sind Tools, die den Verlauf und Zustand der Projekte in einem Portfolio sichtbar machen und gleichzeitig die Planung und das Erstellen von Roadmaps unterstützen. Im Folgenden fassen wir zusammen, was PPM-Experten über Portfolio-Dashboards wissen sollten.
Projektportfolio-Dashboards: Wozu dienen sie?
Aufgabe eines Portfolio-Dashboards ist es, auf einer Bildschirmseite einen konsolidierten Überblick über den Status und Indikatoren für den Zustand sämtlicher Projekte im Portfolio für alle relevanten Beteiligten bereitzustellen.
Projektportfolio-Dashboards werden meist von Projektleitern oder Verantwortlichen in Unternehmen wie Portfoliomanagern, Leitern IT, CxOs, PMOs und anderen Managern eingesetzt, die verschiedene Projekte überwachen und einen Gesamtüberblick über deren Verlauf benötigen. Außerdem können Projekt- oder Programmmanager Portfolio-Dashboards nutzen, um Berichte für Projekteigner und -sponsoren sowie für andere Beteiligte im Unternehmen zu erstellen.
Ein Portfolio-Dashboard konsolidiert sowohl verschiedene grafisch aufbereitete Berichte, Diagramme und Darstellungen als auch eine Reihe wichtiger Leistungskennzahlen. Es ist also ein Hilfsmittel zur Verfolgung und Messung des Zustands von Projekten, Projektfortschritten und Budgetinformationen. Auf einem solchen Dashboard sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten Informationen zu Ihrem gesamten Portfolio. Sie können nachvollziehen, ob die Projekte planmäßig voranschreiten und erfolgreich innerhalb der gesetzten Fristen abgeschlossen werden können, ob sie die definierten Anforderungen erfüllen, wofür Geld ausgegeben wird und wo Schwierigkeiten oder Probleme für das Portfolio entstehen könnten. Damit können Verantwortliche Portfolio-Entscheidungen leichter und schneller treffen, mögliche Hürden rechtzeitig vorab erkennen und letztlich den Gesamtwert der Projektaktivitäten für das Unternehmen maximieren.
Zwar liegt die eigentliche Aufgabe dieser Tools in der Bereitstellung konsolidierter Informationen über das gesamte Portfolio. Dennoch sollte ein gutes Projektportfolio-Dashboard auch Detailinformationen zu einzelnen Projekten liefern können.
Die wichtigsten Elemente eines leistungsfähigen Portfolio-Dashboards
Früher haben Projektportfoliomanagement-Experten Portfolio-Dashboards auf unterschiedliche Art und Weise erstellt – von handschriftlichen Dashboards bis zu Eigenentwicklungen mit Excel oder anderen Desktop-Tools. Heutzutage nutzen wir stattdessen meist dedizierte Portfolio-Dashboard-Module auf professionellen Projektportfoliomanagement-Plattformen.
Es gibt keinen absoluten, universellen Standard für Portfolio-Dashboards. Wir listen hier aber einige Features, Fähigkeiten und Visualisierungsmöglichkeiten auf, die die meisten Anbieter in ihre PPM-Software integrieren:
- ein Portfolio-Timeline-Diagramm mit Zeitplänen, das die Verbindungen, Abhängigkeiten und Fortschritte von Projekten zeigt. Meist werden Projekte, die hinter ihren Zeitplänen zurückbleiben, grafisch hervorgehoben.
- Zustandsindikatoren und Grafiken zur operativen und finanziellen Situation des Portfolios und der verschiedenen, darin enthaltenen Projekte. Die Indikatoren werden oft in den Farben Rot, Gelb und Grün oder als Heatmaps dargestellt.
- ein Überblick über Projekte und Budgets einschließlich einer Zusammenfassung aller Projekte
- budgetspezifische Indikatoren (beispielsweise geplantes Budget vs. aufgewandte Kosten)
- Informationen zum momentanen und geplanten Einsatz von Ressourcen
- Funktionen zur Überprüfung, inwieweit das Portfolio strategischen Vorgaben und Prioritäten des Unternehmens gerecht wird
- ein Überblick über noch nicht gelöste Probleme, Risiken und Aufgaben nach Projekten und über nicht adressierte Risiken auf Portfolioebene
- Funktionen zum Teilen von Anmerkungen und Notizen, zum Senden von Benachrichtigungen und für Detailansichten zu einzelnen Projekten.
Was Sie bei der Auswahl oder Entwicklung eines Portfolio-Dashboards berücksichtigen sollten
Wie oben erwähnt, gibt es verschiedene Arten und Formen von Portfolio-Dashboards, die jeweils unterschiedliche Funktionalitäten bieten. Welches Portfolio-Dashboard Ihr Unternehmen benötigt, hängt von Ihren strategischen und operativen Prioritäten, von Art und Umfang Ihrer Projekte und Portfolios sowie von Ihrem PPM-Prozess ab.
Bei der Bewertung verschiedener Softwareangebote empfiehlt es sich jedoch, darauf zu achten, dass die darin enthaltenen Portfolio-Dashboards einige wesentliche Bedingungen erfüllen:
- Benutzerfreundlichkeit: Ihr Projektportfolio-Dashboard konsolidiert große Datenmengen und muss sie verschiedenen Anwendern (auch aus nicht operativen und nicht technischen Aufgabengebieten) zugänglich und nutzbar machen.
- Anpassbarkeit: Möglicherweise wollen Sie die Bildschirmansichten, die Navigation und das Verhalten Ihres Dashboards an die Kultur und Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens und an die bei Ihren Beschäftigten und Führungskräften übliche Nutzung von Informationen anpassen, Ein anpassbares, flexibles und skalierbares Portfolio-Dashboard können Sie außerdem zu einem späteren Zeitpunkt mit zusätzlichen Funktionen und Berichten ergänzen, falls entsprechender Bedarf entstehen sollte.
- Dynamik: Projektmanagement erfordert immer auch Veränderung. Achten Sie darauf, dass das Portfolio-Dashboard Ihrer Wahl in der Lage ist, Daten in Echtzeit zu aktualisieren.
