Als PMO oder Projektmanager ist eine Ihrer Obsessionen wahrscheinlich die Zeiterfassung. Sei es, um sicherzustellen, dass Sie genügend Ressourcen für neue Initiativen zur Verfügung haben oder dass Ihre Projekte ohne zusätzliche Kosten pünktlich geliefert werden.
Obwohl die Zeiterfassung eine Ihrer Prioritäten für Ihre Projekte und Portfolios ist, kann es vorkommen, dass Sie sich von der Menge an Arbeit, Aufgaben und Druck während des Tages überwältigt fühlen können, sei es beruflich oder privat. Wie oft haben Sie jemand anderem oder sich selbst gesagt, dass Sie keine Zeit für etwas haben, das Sie gerne tun möchten? Wie wäre es also, wenn wir anfangen, die Methoden, die wir täglich im Projektmanagement anwenden, auf uns selbst anzuwenden und uns ein besseres Bild davon machen, wie überfordert wir wirklich sind.
Machen Sie sich ein besseres Bild davon, wofür Sie Ihre Zeit aufwenden
Celeste Headlee gibt uns in ihrem Buch „Wir müssen reden: Wie man wichtige Gespräche führt“ einen Einblick in die Zeiterfassung. Sie erklärt, dass viele Menschen immer noch das Gefühl haben, zu viel zu arbeiten, was schädliche Auswirkungen haben kann und das, obwohl die Zahl der Arbeitsstunden seit Mitte der 1960er-Jahre erheblich gesunken ist.
Da wir keine klare Vorstellung davon haben, womit wir tagsüber unsere Zeit verbringen, können wir uns leicht überfordert fühlen, was zu schlechten Entscheidungen, Stress, Angst usw. führt. Menschen, die ihren Zeitplan sehr genau kennen, nehmen sich in der Regel mehr Zeit für zusätzliche Aktivitäten oder gar keine Aktivitäten, sind entspannter und haben ihren Tag besser im Griff.
Wie können wir also die Kontrolle über unseren Tag wiedergewinnen und eine bessere Transparenz erreichen? Ich denke, Sie wissen die Antwort… Durch Zeiterfassung natürlich!
Beginnen Sie, Ihre Zeit zu erfassen
PMs und PMOs arbeiten in der Regel nach Stundenzetteln, denn wir wissen, dass dies der effizienteste Weg ist, Aufgaben zu organisieren und Projekte zu planen. Wir sind jedoch nicht immer in der Lage, die Best Practices des Projektmanagements auf uns selbst anzuwenden. Celeste Headlees Rat lautet: Beginnen Sie sofort damit, Ihre Zeit zu erfassen!
Holen Sie sich einen Stift und Papier und machen Sie sich vom Aufwachen bis zum Schlafengehen Notizen darüber, was Sie gerade tun. Wenn Sie 20 Minuten auf Instagram verbringen, schreiben Sie es auf. Wenn Sie eine Kaffeepause machen, schreiben Sie sie auf. Wenn Sie an einem anderthalbstündigen Meeting teilgenommen haben, schreiben Sie es auf. Sie machen es für sich selbst, niemand sonst wird es sehen.
Am Ende der Woche werden Sie eine reale Vorstellung davon bekommen, was Sie tagsüber tun, ob Sie bei der Arbeit wirklich überlastet sind (das kann durchaus stimmen) und welche neuen Aufgaben Sie Ihrem Terminplan tatsächlich hinzufügen könnten.
Erstellen Sie einen Terminplan… und halten Sie sich daran
Nun, da Sie Einblick in Ihre täglichen Aktivitäten haben, besteht der nächste Schritt laut Celeste Headlee darin, eine Routine zu schaffen. Routinen sind der beste Weg, um neue Gewohnheiten zu schaffen. Erstellen Sie einen Zeitplan gemäß Ihrem Tagesablauf: Ob Sie ins Fitnessstudio gehen oder die Kinder von der Schule abholen oder sogar zum Klavierunterricht gehen. Teilen Sie den Tag in 30 Minuten-/1-Stunde-Intervalle ein und schreiben Sie die wichtigsten Aktivitäten auf, die Sie an einem Tag erledigen müssen. Beschränken Sie Ihre Social Media- oder TV-Aktivitäten auf eine bestimmte Tageszeit und Sie werden feststellen, dass Sie viel mehr Zeit zur Verfügung haben… oder auch nicht.
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Camélia Docquin
Camélia ist Sciforma's Marketing Manager für Europa und lernt gerne verschiedene Perspektiven des aktuellen Geschäftsumfelds und der Projektmanagement-Herausforderungen kennen, denen Unternehmen täglich gegenüberstehen. Zu ihren Hauptinteressen gehören: Innovation, digitale Transformation und Strategieumsetzung.