In der sich rasch verändernden Welt der Informationstechnologie (IT) ist Wissen darüber, wie sich Projekte effektiv priorisieren lassen, ein entscheidender Faktor für den Erfolg. IT-Projekte stellen ihre ganz eigenen, mit anderen Bereichen des Projektmanagements kaum vergleichbaren Herausforderungen. Erfahren Sie mehr über die Strategien und Tools, die IT-Verantwortliche im Jahr 2024 beim effektiven Management ihrer Portfolios unterstützen.
Charakteristika des IT-Portfoliomanagements
Eine wesentlicher Faktor, der IT-Projekte von anderen Projekten unterscheidet, ist der rasche technologische Fortschritt. Er zwingt Projektmanager, sich laufend über die neuesten Entwicklungen zu informieren und ihre Strategien entsprechend anzupassen. In IT-Projekten finden wir oft komplexe Systeme, aufwändige Programmierung und zahlreiche wechselseitige Abhängigkeiten. Daher müssen solche Projekte sorgfältig geplant und umgesetzt werden.
Darüber hinaus erfordern IT-Umgebungen, die sich typischerweise schnell wandeln, Flexibilität und Agilität. Anforderungen können sich während der Bearbeitung eines Projekts jederzeit ändern. Noch komplexer wird das Ganze dann mit Blick auf die Cybersicherheit. Projektmanager müssen in jeder Phase robuste Sicherheitsmaßnahmen implementieren.
Effektive Kommunikation ist das A und O im IT-Portfoliomanagement insbesondere wenn es um die Verständigung von technischen mit nichttechnischen Teams geht. IT-Projektmanager müssen diese Herausforderungen souverän meistern und dafür Sorge tragen, dass Projekte rechtzeitig, innerhalb des Budgetrahmens und mit den geforderten Funktionalitäten fertiggestellt werden. Gleichzeitig dürfen Sie niemals das Risikomanagement und die Fähigkeit, Projekte vor dem Hintergrund sich ständig verändernder Technologien an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen, aus dem Blick verlieren.
Priorisierung von IT-Projekten auf der Grundlage von Zustands- und Leistungskennzahlen
Um den jeweiligen Wert und die Rendite miteinander konkurrierender IT-Projekte zu ermitteln, benötigen Unternehmen quantifizierbare Kennzahlen, anhand derer sich Initiativen objektiv vergleichen lassen.
KPIs sind quantifizierbare Metriken für die Messung des Erfolgs oder der Effektivität eines Projekts. Im IT-Portfoliomanagement können Daten zu Projektzeitplänen, zur Einhaltung von Budgets und zur Kundenzufriedenheit relevante KPIs sein. Es empfiehlt sich jedoch, die Herangehensweise dem individuellen Bedarf anzupassen und KPIs zu definieren, die mit den Unternehmenszielen und -prioritäten übereinstimmen. Diese KPIs können auch dazu dienen, IT-Projekte während der Bearbeitung zu überprüfen, um ihre Leistung und ihren Nutzen objektiv zu beurteilen.
Der Health Score, eine Kennzahl zur Messung des Zustands von Projekten, ist besonders nützlich für Unternehmen, die herausfinden wollen, wie sie ihre IT-Projekte priorisieren sollen. Es handelt sich um eine quantitative Maßzahl zur Statusbewertung. Dabei berücksichtigt der Health Score Faktoren wie Projektfortschritt, Einhaltung des Budgets und die Zufriedenheit der Beteiligten. Daraus generiert er einen umfassenden Überblick über den Gesamtzustand des Projekts. Mit Health Scores lassen sich Projekte bewerten, Ressourcen besser zuweisen und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen.
Und schließlich fassen IT-Projektorganisationen ihre verschiedenen KPIs und Metriken – einschließlich des Health Scores – häufig in Dashboards zusammen. Dashboards bieten einen Gesamtüberblick über alle IT-Projekte. Sie enthalten in der Regel anpassbare Visualisierungen, die kritische KPIs hervorheben und den Beteiligten in Echtzeit Informationen zum Projektstatus, der Ressourcennutzung und den wichtigsten Metriken liefern. Entscheidungsträger können so Projekte mit hoher Priorität schnell erkennen.
Antizipation künftiger Entwicklungen zur effektiven Priorisierung von Projekten
Unwägbarkeiten sind in IT-Projekten nicht zu vermeiden. Daher muss die Priorisierung auch berücksichtigen, dass Unvorhergesehenes jederzeit eintreten kann. Wertvolle Hilfe für Entscheidungsträger leisten hier Was-wäre-wenn-Szenarien.
Was-wäre-wenn-Szenarien-Modellierung ist ein leistungsfähiges PPM-Tool, mit dem sich verschiedene hypothetische Szenarien und deren mögliche Auswirkungen auf ein Projekt simulieren lassen. Projektleiter setzen diese Technik ein, um verschiedene Situationen, Faktoren oder Veränderungen zu antizipieren, die sich auf die Projektergebnisse auswirken könnten.
Indem sie Variablen und Parameter verändern, können Entscheidungsträger die möglichen Folgen bestimmter Entscheidungen, externer Faktoren oder Unwägbarkeiten visualisieren. Was-wäre-wenn-Szenarien bieten einen proaktiven Ansatz für das IT-Portfoliomanagement und ermöglichen es Teams, potenzielle Herausforderungen zu erkennen.
Unternehmen sollten bei der Bewertung von IT-Projekten prädiktive Szenariomodelle in den Entscheidungsprozess einbeziehen. Ziel ist es, zu beurteilen, wie sich externe Faktoren, Ressourcenbeschränkungen oder technologische Veränderungen auf die Projektergebnisse auswirken könnten. Diese Vorausschau ermöglicht eine proaktive Anpassung der Projektpriorisierung.
Neben einer verbesserten Auswahl und Priorisierung von IT-Projekten optimieren Simulationen auch das Risikomanagement und die Fähigkeit, sich an Veränderungen anzupassen.
Stakeholder-Kommunikation zur besseren Priorisierung von IT-Projekten
IT-Projekte lassen sich nur in enger Kommunikation, Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen den Beteiligten erfolgreich priorisieren. Abweichende Ziele und Prioritäten der verschiedenen Interessengruppen müssen erkannt, diskutiert und berücksichtigt werden.
Dazu bedarf es kontinuierlicher Information für alle Beteiligten über den Projektfortschritt, Änderungen und mögliche Auswirkungen auf die Ziele des Unternehmens. PMOs sollten zu diesem Zweck klare Kommunikationskanäle etablieren, über die die Beteiligten über Projektprioritäten und -änderungen auf dem Laufenden gehalten werden. Außerdem sollten PMOs Feedback und Input einholen, um die Ausrichtung der Projekte an den Unternehmenszielen sicherzustellen.
Eine gute Kommunikation mit den Stakeholdern führt zu mehr Zufriedenheit, ermöglicht besser fundierte Entscheidungen, unterstützt IT-Projekte und erleichtert deren Priorisierung.
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