Project Management Offices (PMOs) stehen regelmäßig vor der Aufgabe, einen Kapazitätsplan zu erstellen. Dabei gilt: Je umfangreicher Projekte und Ressourcen, desto anspruchsvoller gestaltet sich auch die Planung. Wer einen Capacity Plan erstellen möchte, profitiert entsprechend von Unterstützung in Form von smarter Software und künstlicher Intelligenz (KI). Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Software & KI bei der Kapazitätsplanung gekonnt nutzen, sind Sie hier genau richtig.
Bedarf vs. Verfügbarkeit in der Kapazitätsplanung
Vorhandene Ressourcen optimal einsetzen, Ziele rechtzeitig erreichen und möglichst nicht an der Qualität sparen – Kapazitätsplanung ist und bleibt ein Balanceakt. Bedarf und Verfügbarkeit in Einklang zu bringen, erfordert detaillierte Informationen über Ressourcen und Projekt-Anforderungen sowie reichlich Fingerspitzengefühl. Der Aufwand für die Kapazitätsplanung steigt entsprechend mit der Komplexität der Projekte und der Anzahl der verfügbaren Ressourcen.
Was ist Kapazitätsplanung?
Erfolgreiche Kapazitätsplanung stellt sicher, dass relevante Projekte zum gesetzten Zeitpunkt und in der angestrebten Qualität umgesetzt werden können. Mit einem gut durchdachten Capacity Plan bleiben PMOs entsprechend handlungsfähig und erhalten ausreichend Spielraum, um in der Projektauswahl strategisch vorteilhafte Entscheidungen treffen zu können.
Konkret sorgt Kapazitätsplanung dementsprechend auch dafür, dass Unternehmen sich nicht mit Projekten verzetteln, die einen geringen Return of Investment (ROI) haben. Wenn neue Mitarbeiter eingestellt oder in bestimmten Bereichen geschult werden sollten, lässt sich das ebenfalls ablesen. Das Gleiche gilt für die Beschaffung neuer Materialien, Server oder vergleichbarer Ressourcen.
Gute und schlechte Kapazitätspläne
Wenn die Kapazitätsplanung halbherzig oder unzureichend abläuft, kann allerdings auch einiges schieflaufen. Die Folgen:
- Projekte ziehen sich in die Länge und werden nicht pünktlich abgeschlossen, weil die Ressourcen nicht verfügbar sind.
- Die Kosten explodieren, da Verzögerungen zu Vertragsstrafen führen, teure Ressourcen leer laufen oder Überstunden ausbezahlt werden müssen.
- Chancen verkommen, denn die Kapazitäten sind einfach nicht rechtzeitig verfügbar.
- Langfristiger Umsatzverlust, da wertvolle Projekte und mögliche Folgeprojekte nicht umgesetzt werden können.
- Der Aufwand zur Koordination steigt, denn regelmäßig auftretende Konflikte benötigen umfangreiche Interventionsmaßnahmen.
- Weitreichende Imageschäden aufgrund schlechter Leistung.
Angesichts dieser verhängnisvollen Folgen schlechter Kapazitätsplanung lohnt es sich umso mehr, dem Capacity Plan besondere Aufmerksamkeit zu schenken.
Kapazitätsplanung mit Projektmanagement-Tools
Die Kapazitätsplanung kann in Excel erfolgen. Allerdings geht der Prozess in spezialisierten Tools einfacher, schneller und präziser vonstatten. Nicht zu vergessen: Die richtige Software ist nötig, um die Vorteile der KI voll ausnutzen zu können.
Projektanagement-Tools bieten spezielle Funktionen zur Verwaltung von Ressourcen, Zeitpläne und Arbeitsbelastung. Dadurch ermöglichen sie eine präzisere Zuweisung von Aufgaben und geben bei möglichen Engpässen frühzeitig Warnungen aus. Dementsprechend helfen sie PMOs dabei, die Nutzung der Ressourcen zu optimieren und tragen so zu gesteigerter Effizienz und Produktivität bei.
KI in der Kapazitätsplanung
Kapazitätsplanungs-Software, die bereits über integrierte KI-gestützte Anwendungen verfügt, vereinfacht die Planung zusätzlich. Die Vorteile zeigen sich in vielen verschiedenen Bereichen.
Prognosen: KI kann historische Daten und Muster analysieren, um zukünftige Kapazitätsanforderungen vorherzusagen und Engpässe zu identifizieren.
Automatisierung: Automatisch Ressourcen zuweisen und Arbeitspläne erstellen, die auf den ermittelten Anforderungen und verfügbaren Kapazitäten basieren – mit KI kein Problem.
Simulationen: Mithilfe von KI-gestützten Szenarioanalysen können Sie den Verlauf verschiedener Kapazitätspläne simulieren, um die besten Entscheidungen zu treffen.
Optimierung von Zeitplänen: Der unsichtbare Helfer erstellt komplexe Zeitpläne und passt diese bei spontanen Änderungen wie Krankheit an, um die Arbeitsbelastung zu optimieren.
Echtzeit-Überwachung: KI-basierte Systeme können in Echtzeit Daten überwachen und automatisch auf Veränderungen reagieren, um die Kapazitätsplanung kontinuierlich zu optimieren.
Analyse und Berichterstattung: KI führt umfangreiche Analysen durch und generiert Berichte automatisch. So liefert sie unter anderem Einblicke in die Auslastung der Ressourcen und der Performance.
Mit gepflegten Daten zum perfekten Kapazitätsplan
Gute Entscheidungen basieren auf gepflegten Daten. Das gilt übrigens auch für brillante „Bauchentscheidungen“ – die Datenverarbeitung läuft in dem Fall nur unterbewusst ab. Projektmanagement-Software ist allerdings an einigen Stellen auf externen Input angewiesen. Sei es durch manuelle Eingabe oder die Anbindung mit anderen Systemen, die Daten liefern.
Damit Sie bei der Kapazitätsplanung von Analysen, Prognosen und Simulationen profitieren können, ist die Datenpflege daher unerlässlich. Achten Sie unter anderem darauf, dass Angaben zu Mitarbeitern, deren Qualifikationen und zeitliche Verfügbarkeiten korrekt sind. Um Ihre Kapazitätsplanung gegebenenfalls anpassen zu können, sind Echtzeit-Informationen zu Projektfortschritten und geleistetem Aufwand ebenfalls erforderlich. Wenn Projektteams im selben Projektmanagement-Tool oder vernetzten Anwendungen arbeiten, erfolgt dieser Prozess in hochwertiger Projektmanagement-Software glücklicherweise automatisch.
Die KI ernährt sich praktisch von diesen Daten und verarbeitet Sie zu nützlichen Informationen und Analysen, die Ihre Kapazitätsplanung bereichern, präzisieren und schlussendlich effizienter gestalten.
Sind Sie zufrieden mit Ihren Kapazitätsplänen?
Kapazitätsplanung ist anspruchsvoll und nimmt viel Zeit in Anspruch. Mit den passenden Werkzeugen geht sie allerdings leichter und schneller über die Bühne. Wenn Sie Ihre Kapazitätspläne optimieren möchten, lohnt sich die nähere Auseinandersetzung mit Projektmanagement-Software wie Sciforma. Falls Sie mit Ihren Kapazitätsplänen bereits vollends zufrieden sind – Hut ab! Wahrscheinlich können Sie mit der passenden Software allerdings immer noch Zeit bei der Erstellung sparen.
Mehr Informationen über Projektmanagement und neue Technologien finden Sie in unseren Blogbeiträgen:
