Mitarbeiter sind das wichtigste Gut jeder Organisation. Wer behauptet, dass Technologie wichtiger sei als Personalressourcen, vergisst dabei, dass jemand diese Technologie immer noch anwenden und anweisen muss. Nicht nur deshalb ist die Mitarbeiter-Ressourcenplanung eine der wichtigsten Aktivitäten im Projektmanagement. Wenn die richtigen Talente zur richtigen Zeit am richtigen Projekt arbeiten, steigen die Anzahl der Projekterfolge und der Umsatz. Zumindest zielt das Ressourcenmanagement genau darauf ab. In diesem Beitrag gehen wir genauer darauf ein, wie Sie personelle Ressourcen erfolgreich verwalten und zuweisen.
Was gehört zur Mitarbeiter-Ressourcenplanung?
Manager, die mit der Mitarbeiter-Ressourcenplanung beauftragt sind, beschäftigen sich meistens mit operativen Aufgaben. Dazu zählen etwa die Erfassung der Mitarbeiterkapazitäten und die Zuweisung der Ressourcen zu den entsprechenden Projekten. Wenn Fähigkeiten fehlen oder Personalengpässe drohen, bleibt vielen Projektmanagern oft nichts anderes übrig, als die Führungsetage darüber zu informieren. Ob die Personalbedarfsermittlung und -beschaffung zur Mitarbeiter-Ressourcenplanung zählen oder auf höherer Strategie-Ebene stattfinden, hängt also vom Unternehmen ab.
Personalressourcen Schritt für Schritt planen
Effektive Mitarbeiter-Ressourcenplanung hat System. Wie bei anderen Planungsformen auch, ist eine ordentliche Bestandsaufnahme ein guter erster Schritt, wenn es um die Planung der Personalressourcen geht. Zunächst sollten Sie also ermitteln, welche Fähigkeiten im Personalpool vorhanden sind und welche fehlen.
Personalbedarf ermitteln
Bei kleinen Projekten mit bekannten und branchenüblichen Anforderungen ist der Personalbedarf meist schnell ermittelt. Historische Daten können bei Standard-Projekten oft mit nur wenig Anpassungen übernommen werden. Wenn keine Daten vorliegen oder das Projekt sehr komplex ist, steht eine Analyse der Projektziele, des voraussichtlichen Umfangs und gewünschten Zeitplans an. Dabei stellen sich unter anderem folgende Fragen:
- Welche Fähigkeiten benötigen wir?
- Was erledigen wir intern?
- Was können wir Dienstleistern und freien Kräften überlassen?
- Benötigen wir neue Kollegen dafür? Und welche Qualifikationen benötigen diese, um auch nach dem Projekt einsetzbar zu sein?
- Wie viel Arbeitszeit steht unter Berücksichtigung von Verträgen, Ferienzeiten und möglichen Ausfallzeiten zur Verfügung?
- Bei Schichtarbeit ist auch die Frage, wann diese Arbeitszeit überhaupt zur Verfügung steht. Morgens, mittags, nachts?
- Welche Risikofaktoren spielen eine Rolle?
Ist Ihnen bekannt, dass im Dezember oft besonders viele Krankheitstage anfallen? In Kombination mit den Weihnachtsfeiertagen kommen Projekte gegen Ende des Jahres typischerweise eher schleppend voran.
Mitarbeiter beschaffen
Manchmal ist selbst die Beschaffung von bereits eingestellten Mitarbeitern für ein bestimmtes Projekt gar nicht so einfach. Schließlich sind die Wunschkandidaten im Unternehmen nicht immer verfügbar. Eventuell kann es in dem Fall sinnvoll sein, gemeinsam mit dem Projektportfoliomanager im Rahmen der Mitarbeiter-Ressourcenplanung ein paar personelle Ressourcen umzuverteilen.
Wenn Sie allerdings neue Mitarbeiter einstellen möchten, starten Sie am besten damit, die benötigten Fähigkeiten und Qualifikationen zu identifizieren. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Anforderungen für spezifische Projekte. Schließlich möchten Sie den Neuzugang auch nach erfolgreichem Abschluss weiteren Projekten im Unternehmen zuweisen. Anschließend erstellen Sie selbst eine Stellenbeschreibung oder geben diese bei der verantwortlichen Abteilung in Auftrag. Neben der Publikation der Stellenausschreibungen können Sie auch bestehende Kontakte nutzen, um Mitarbeiter durch gezieltes Networking anzuwerben.
Einsatz der Personalressourcen planen
Der nächste Schritt der Mitarbeiter-Ressourcenplanung ist die Zuweisung der Personalressourcen. Wer ist wofür verantwortlich und übernimmt welche Aufgaben? Definieren Sie die Verantwortungen klar und deutlich, damit legen Sie die Grundsteine für effiziente Projektprozesse. Achten Sie auch darauf, Aufgaben gemäß den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu verteilen. Mit der RACI-Matrix können Sie das Ganze visuell übersichtlich darstellen.
Budgetieren
Insbesondere wenn externe Kräfte am Projekt arbeiten, sollten Sie den Kosten bei der Mitarbeiter-Ressourcenplanung besondere Beachtung schenken. Die Kostenplanung umfasst die Budgetierung für die Mitarbeiterressourcen, einschließlich Gehälter, Sozialleistungen und Fortbildungen. In den meisten Fällen sind diese Kosten fest und schnell abrufbereit. Zu den Variablen zählen Überstunden, externe Ressourcen oder zusätzliche Arbeitsmittel. Bei der Erstellung des Kostenplans können Sie bereits ermitteln, was günstiger ist, Überstunden oder Outsourcing?
Um die Kosten möglichst gering zu halten, streichen einige Projektmanager bei der Mitarbeiter-Ressourcenplanung ein paar Kräfte. Das ist allerdings ein recht großes Risiko, denn bei besonders starker Belastung im Projekt und einem entsprechend hohen Stresspegel leidet die Gesundheit der Teammitglieder. Krankheitsfälle führen dann möglicherweise dazu, dass externe Kräfte mehr übernehmen müssen. Dadurch steigen die Kosten und die Beendigung des Projekts verzögert sich, wegen umfangreicher Übergaben. Ein Grund mehr, sich bei der Mitarbeiter-Ressourcenplanung näher mit den Abwesenheiten zu befassen.
Abwesenheiten berücksichtigen
Die Vorbereitung auf Abwesenheiten, wie Urlaub oder Krankheitstage, ist entscheidend für einen runden Projektablauf. Achten Sie darauf, bei der Genehmigung von Urlaubsanträgen, die Mitarbeiter-Ressourcenplanung und den Bedarf innerhalb Ihres Teams im Blick zu behalten.
Planbare Abwesenheiten sind in der Regel allerdings harmlos, die ungeplanten Abwesenheiten bringen dafür oft Chaos mit sich. Um im Fall von Krankheiten oder Notfällen bestens vorbereitet zu sein, können Sie bei der Mitarbeiter-Ressourcenplanung einen Vertretungsplan erstellen und Standardverfahren zur Übergabe definieren. Dadurch lernen alle Mitarbeiter, wie sie im Falle einer unerwarteten Abwesenheit vorgehen sollen. Diese Maßnahmen können dazu beitragen, die Auswirkungen unerwarteter Abwesenheiten zu minimieren und das Projekt am Laufen zu halten.
Auslastung der personellen Ressourcen überwachen
Die fortlaufende Überwachung der Auslastung ist ebenfalls ein wichtiger Teil der Mitarbeiter-Ressourcenplanung. Wie kommt das Projekt voran? Leisten alle Teammitglieder, was erwartet wird? Welche Faktoren schränken die Produktivität ein? Und was können Sie dagegen unternehmen? Mit einem Burndown-Chart können Sie den tatsächlichen Projektablauf beispielsweise schnell mit dem idealen Plan vergleichen.
Führen Sie zusätzlich regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass alle personellen Ressourcen optimal genutzt werden und passen Sie Ihre Strategien an sich ändernde Geschäftsanforderungen an. Dies ermöglicht es Ihnen, proaktiv auf Veränderungen zu reagieren und die Effizienz Ihrer Projekte zu steigern.
Effiziente Mitarbeiter-Ressourcenplanung mit der richtigen Software
Jeder Schritt der Mitarbeiter-Ressourcenplanung läuft mit passender Projektmanagement-Software schneller und präziser ab. Sciforma bietet Ihnen beispielsweise zahlreiche Funktionen zur Planung Ihrer Personalressourcen. Auf der Plattform können Sie sämtliche Informationen zu Ihren personellen Ressourcen sammeln und verwalten. Die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen wird in Echtzeit angezeigt. So vereinfacht Sciforma die Planung von Mitarbeiterkapazitäten und hilft dabei, Über- oder Unterauslastungen zu vermeiden.
Zusätzlich dazu identifiziert die PPM-Software Konflikte und löst diese, indem sie alternative Zuweisungen und Anpassungen vorschlägt. Auch die Reporting- und Analysefunktionen, die Manager über die Ressourcennutzung und -effizienz informieren, vereinfachen die Prozesse der Mitarbeiter-Ressourcenplanung. Wenn Sie sich die Lösung genauer anschauen möchten, finden Sie hier mehr Informationen über Ressourcen- und Kapazitätsmanagement mit Sciforma.
