Bewertungsmaßstäbe für die Portfolioqualität
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- Ein Projektportfolio sollte während seines gesamten Lebenszyklus regelmäßig neu bewertet werden. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Ihr Portfolio tatsächlich Nutzen für Ihr Unternehmen stiftet und substanziell zur Erfüllung strategischer Vorgaben beiträgt.
- Es gibt drei wesentliche Kriterien, die dabei berücksichtigt werden müssen: der Gesamtwert aller Projekte im Portfolio, ihr kombiniertes Nutzen-/Risikoprofil und die Unterstützung des Portfolios für die strategischen Zielen Ihres Unternehmens.
Viele Unternehmen organisieren ihre begonnenen und bearbeiteten Projekte in Portfolios, um sie leichter verwalten und optimieren zu können. Basierend auf verschiedenen strategischen und operativen Überlegungen wie Projektinhalten und -arten, strategischen Faktoren oder Prioritäten, denen sie entsprechen, ihren Risikoprofilen etc. werden Projekte in Portfolios zusammengefasst.
Im Projektmanagement ändert sich vieles sehr schnell. Auch ein Projektportfolio, das in der Vergangenheit sinnvoll erschien, kann sich in eine bunte Mischung von Projekten verwandeln, die angepasst werden muss. Um unausgewogene oder schlecht funktionierende Projektportfolios zu vermeiden, müssen PMOs und Verantwortliche immer wieder neu überprüfen, ob ihre Portfolios weiterhin relevant sind und die enthaltenen Projekte übergeordnete Ziele unterstützen. Ist dies nicht der Fall, muss nachgesteuert werden. So sollten Sie dabei vorgehen:
Die drei Säulen der Projektportfoliobewertung: Wert, Ausgewogenheit, Strategie
Den Standards für Projektportfoliomanagement folgend soll die Entscheidung über die Aufnahme eines Projektes in ein Portfolio auf der Grundlage von drei wichtigen Zielen getroffen werden:
1. den Gesamtwert auf Portfolioebene zu maximieren
2. die richtige Balance zwischen Projekten mit unterschiedlichen Nutzen-/Risikoprofilen zu finden
3. sie eng mit den strategischen Vorgaben und Zielen des Unternehmens abzustimmen
Diese drei Dimensionen sollten Sie bei der erstmaligen oder erneuten Bewertung von Performance und Qualität eines Projektportfolios betrachten.
1. Den Wert des Portfolios maximieren
Das übergeordnete Ziel, den Wert zu maximieren, steht wohl außer Frage. Es setzt allerdings ein gemeinsames Verständnis dessen voraus, was “Wert” im Kontext eines Portfolios bedeutet. Und es müssen korrekte und verlässliche Möglichkeiten zur Messung, Bewertung und Verfolgung dieses Wertes festgelegt werden.
Der Wert eines Projektportfolios hängt sowohl von den individuellen Werten aller darin enthaltenen Projekte als auch von der Art und Weise ab, wie diese Projekte zusammengestellt, in einer zeitlichen Abfolge geordnet und gegenüber anderen Projekten höher oder niedriger priorisiert werden. Der Ressourcenpool, über den Verantwortliche im Projektmanagement eines Unternehmens verfügen können, ist naturgemäß begrenzt. Ein wertvolles Portfolio sollte daher Ressourcen so gut und effizient wie möglich nutzen.
Wie lässt sich der Wert eines Projektes einschätzen?
Für die Messung des Mehrwerts, den ein Projekt für ein Unternehmen stiftet, verlassen sich PPM-Führungskräfte meist auf verschiedene Bewertungsmethoden und Kennzahlen.
Zu diesen Methoden zählt die berühmte ROI (“Return on Investment”)-Berechnung. Die Kenngröße ROI wird normalerweise genutzt, um die relativen Rentabilitäten verschiedener, möglicher Investitionen zu bemessen. Die eigentliche Berechnung ist selbst für Nicht-Mathematiker ziemlich einfach: Sie müssen nur die erwarteten Gewinne aus Ihrer Investition durch ihre Kosten teilen und voilà!
Eines sollten Sie allerdings bedenken: Es kann sich als schwierig erweisen, den potenziellen Nutzen eines vorgeschlagenen Projektes vollständig zu erfassen. Möglicherweise müssen Sie eine Reihe von Aspekten (Verkaufsprognosen, Produktions- und Logistikkosten, Auswirkungen auf organisatorische Abläufe und die Produktivität etc.) berücksichtigen und hypothetische Szenarien simulieren, um mögliche Auswirkungen des Projekts auf jeden dieser Aspekte bewerten zu können. Eine weitere, sehr verbreitete Kennzahl ist der Kapitalwert (“Net Present Value” – NPV). Er bewertet, wieviel Cashflow Ihre Investition im Laufe der Jahre generieren wird. Der NPV wird als Differenz zwischen derzeit eingehendem und abfließendem Kapital formuliert.
2. Das bestmögliche Nutzen-Risiko-Verhältnis erzielen
Allein anhand der Bewertung der möglichen Werte von Projekten in einem Portfolio lässt sich seine gesamte Qualität nicht präzise darstellen. Warum? Einfach weil Schätzungen und Prognose eben Schätzungen und Prognosen sind. Es besteht immer die Möglichkeit, dass Sie Nutzen, den Sie sich von Ihren Projekten erhoffen, aus irgendwelchen Gründen nicht erzielen. Dies nennt man Risiko.
Als Daumenregel gilt, dass die Initiativen mit den höchsten möglichen Mehrwert auch die riskantesten sind. (Das werden Ihnen jeder Investmentmanager und Ihr gesunder Menschenverstand bestätigen.)
Eine übliche Vorgehensweise bei der Bewertung des Nutzen-Risikoprofils eines Portfolios ist es, die Projekte in einer Grafik oder einem Diagramm mit vier auf Nutzen und Risiken basierenden Quadranten zu verorten. Damit erhalten Sie sofort einen Überblick über das Profil Ihres Portfolios. Sie können auf dieser Grundlage entscheiden, Projekte hinzuzufügen oder herauszunehmen, um die in Ihrem Unternehmen als optimal betrachtete Balance zu erreichen. (Das Optimum wird sich von einem Unternehmen zum anderen je nach Reifegrad, Geschäftsfeld, Unternehmenskultur, Wertestruktur etc. unterscheiden.)
3. Unterstützung der Strategie des Unternehmens sicherstellen
Kommen wir nochmals auf die zuvor diskutierte Vorstellung von “Wert” zurück. ROI, NVP und ähnliche Kenngrößen ermöglichen Ihnen die Berechnung der finanziellen Rendite eines Projektes. Dies ist eine absolute Definition von “Wert”. Es gibt aber auch einen relativen Wert. Projekte und Initiativen, die einem Unternehmen helfen, seine wichtigsten strategischen Ziele zu erreichen, schaffen Werte, selbst wenn ihr ROI nicht voll überzeugt. Im Idealfall sollten Unternehmen diejenigen Projekte höher priorisieren, die ihre Strategien am besten unterstützen.
Um dieses Unterstützungspotential zu bewerten, können Sie jedes Projekt in Ihrer Pipeline überprüfen und analysieren und versuchen, herauszufinden, welche der hoch zu bewertenden strategischen Prioritäten oder Ziele es unterstützt. Die so geschaffenen Zusammenhänge zwischen Projekten und Strategien können gewichtet und bewertet werden. Daraus lässt sich auf Portfolioebene eine konsolidierte Matrix zur Identifikation des Potenzials jedes Projekts zur Unterstützung der Strategie erstellen.
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