Für ein effektives Projektportfoliomanagement ist es unerlässlich, das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement zu optimieren. Vielen Unternehmen gelingt es jedoch kaum, ihre begrenzten Ressourcen optimal auszulasten. Tatsächlich benennen Projektmanagementspezialisten in den “State of Project Management”-Jahresberichten von Wellingtone seit 2016 jedes Jahr “schlechtes Ressourcenmanagement” als eine der größten Herausforderungen.
Im Folgenden werden wir sehen, wie speziell entwickelte PPM-Tools und -Systeme die Kapazitätsplanung erleichtern, beschleunigen und qualitativ verbessern können.
Optimierungsschritt 1: Den Bedarf bewerten
Zur Optimierung des Ressourcen- und Kapazitätsmanagements muss zunächst geklärt werden, welche verschiedenen Arten von Ressourcen die unterschiedlichen Aktivitäten in einem bestimmten Projekt erfordern. Dazu werden die für die Bearbeitung der Projektaufgaben benötigten Rollen und Fähigkeiten ermittelt und die mit den Aufgaben einhergehende Arbeitsbelastung bewertet.
Eine Portfoliomanagement (PPM)-Plattform kann diese Berechnungen nicht nur erleichtern und beschleunigen. Sie liefert auch zuverlässigere Ergebnisse. Schließlich basieren die Analysen dieser Tools auf objektiven Kriterien und fundierten Daten.
Optimierungsschritt 2: Benötigte mit verfügbaren Ressourcen abgleichen
Eine weitere wichtige Phase in der Ressourcen- und Kapazitätsplanung ist die Zuordnung einer namentlich benannten Ressource zu jeder Aktivität. Basierend auf der Liste mit Anforderungen, die Sie zuvor erstellt haben, müssen Sie die verfügbaren Ressourcen mit dem Bedarf abgleichen und einzelnen Mitarbeiter/innen bestimmte Aufgaben zuweisen.
Auch dabei helfen PPM-Funktionen. PPM-Tools für Unternehmen ermöglichen detaillierte Einblicke in Ressourcenpools anhand von klar definierten Attributen. Ein solches Attribut ist die Verfügbarkeit. Auf diese Weise erhalten Sie einen umfassenden Überblick darüber, wer wann woran arbeitet, und vermeiden Ressourcen- und Kapazitätskonflikte.
Optimierungsschritt 3: Ressourcen optimal auslasten
Knappe, kritische oder strategische Ressourcen können sehr teuer sein. Um maximale Renditen aus Arbeitskosten und Investitionen in Technologie erzielen zu können, müssen solche Ressourcen optimal ausgelastet werden. Andererseits arbeiten überlastete Beschäftigte in der Regel weniger motiviert und weniger produktiv. Es kommt also darauf an, die richtige Balance für eine optimale Auslastung zu finden.
Projektportfoliomanagement-Tools bieten spezielle Arbeitsbereiche und Funktionen für Projekt- und Ressourcenmanager für die Verwaltung von Ressourcen aus der übergeordneten Perspektive des Unternehmens. Sie können sie damit maximal auslasten und das Ressourcenmanagement anhand von Szenariomodellen im Lauf der Zeit optimieren.
Auswahl eines PPM-Tools für das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement
Die meisten erhältlichen PPM-Tools schaffen mehr Datentransparenz mit positiven Auswirkungen auf das Ressourcenmanagement und die Kapazitätsplanung. Bei der Auswahl einer Software sollten Unternehmen allerdings darauf achten, dass die Plattform ihrer Wahl flexibel genug ist und verschiedene Methoden und Optionen für die Ressourcenzuweisung (beispielsweise weich, generisch und namentlich benannt, stundenweise, tageweise etc.) unterstützt.
Lassen Sie sich von Sciforma beraten, wenn Sie sich auf dem Markt nach einem PPM-Tool umsehen oder Veränderungen in Ihrem Unternehmen anstreben! Vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit einem Mitglied unseres Teams zur Besprechung Ihrer Anforderungen an das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement.
