Wie Sie das Portfolio in Ihrem Unternehmen mit solider Governance besser managen
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- Ein System zur Steuerung eines Portfolios bietet verschiedene Prozesse für die Erfassung, Prüfung, Bewertung, Überwachung und Steuerung sämtlicher Projekte. Es dient dazu, Projektmanagern und Verantwortlichen fundierte Entscheidungen zu erleichtern und sie dabei zu unterstützen, maximalen Mehrwert zu schaffen.
- Als Werkzeuge für Ihre PPM-Steuerung sollten Sie eine Matrix nutzen, die Verantwortlichkeiten zuordnet. Außerdem benötigen Sie ein PPM-Glossar, Standard-Kennzahlen und verschiedene Arbeitsabläufe und Kriterien für die Entscheidungsfindung. Es empfiehlt sich, diese Werkzeuge in einer offiziellen Projektportfoliomanagement-Charta zu bündeln.
Um den Wert Ihrer Projektaktivitäten für das Unternehmen zu erhalten, benötigen Sie zwingend Unterstützung durch gute Vorgaben zur Portfoliosteuerung. Solche Vorgaben werden auch als Portfolio-Governance bezeichnet. Die Portfolio-Governance muss alle Prozesse umfassen, mit denen Ihr Unternehmen das Management seines Projektportfolios überwacht. Dabei geht es grundsätzlich darum, den richtigen Leuten zur richtigen Zeit die richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen, damit sie die richtigen Entscheidungen treffen können. Zudem stellt die Portfolio-Governance sicher, dass Ihre Projektportfoliomanagement-Aktivitäten immer konsistent und standardisiert bleiben.
Analog zur Unternehmenssteuerung, die definiert ist als “das Zusammenwirken aller Regeln, Praktiken und Prozesse, die zur Lenkung eines Unternehmens genutzt werden”, beschreibt die Portfolio-Governance die Standards und Mechanismen sowie die Befugnisse und die Verantwortlichkeiten für die Entscheidungsfindung beim Management eines Projektportfolios.
Eine sachgerechte Portfolio-Governance sollte Regeln und Richtlinien für das Management jeder Phase und aller Aspekte der im Portfolio enthaltenen Projekte festlegen, vom Anforderungsmanagement und der Projektauswahl bis zur Überwachung der Durchführung und der Projektverfolgung. Ziel ist es, Manager auf der operativen Ebene ebenso wie übergeordnete Entscheidungsträger bei der Auswahl, der Priorisierung, der Planung, Terminierung und Steuerung ihrer Projekte zu unterstützen und so den Wert der Projekte für das Unternehmen zu maximieren.
Als komplettes Framework für sämtliche Entscheidungen im Projekt- und Portfoliomanagement legt ein gut strukturiertes Steuerungssystem auch fest, wie Projektbeteiligte kommunizieren, zusammenarbeiten und relevante Informationen austauschen.
Ein effektives Portfolio-Governance-Management bringt in der Regel folgende Vorteile mit sich:
- Klare Definitionen der Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten
- Compliance mit gesetzlichen, regulatorischen, ethischen und politischen Standards und Anforderungen
- Verbesserter Zusammenhalt und bessere Abstimmung zwischen Teams und Stakeholdern, auch dank definierter Mechanismen zur Konfliktlösung
- Mehr Transparenz bei Projektaktivitäten dank übersichtlichem Reporting
- Mehr Flexibilität und schnellere Reaktionsfähigkeit des Unternehmens, da das Governance-System auch Richtlinien zur Anpassung des Prozesses an veränderten Bedarf oder neue Anforderungen vorgibt
1. Festlegung der Verantwortung für ein Portfolio
Legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten für interne und externe Beteiligte fest. Damit können Sie klar beschreiben, wer ein Projekt und seine Eingliederung in das Portfolio genehmigt, wer darüber entscheidet, ob ein Projekt angehalten oder aufgeschoben wird, wer das Gesamtbudget überwacht, wer letztlich die Verantwortung für die Projektergebnisse trägt und wer bewertet, ob ein Portfolio den technischen und finanziellen Anforderungen gerecht wird.
Einer der wichtigsten Stakeholder im Governance-Prozess ist meist ein Projektmanagementbüro. Es ist für die Projektsteuerung und -überwachung und für die ordnungsgemäße Anwendung und Durchsetzung des PPM-Prozesses verantwortlich. Ergänzend kann ein PPM-Steuerungskomitee (oder ein Governance-Ausschuss oder -Gremium) eingerichtet werden, in dem Verantwortliche der oberen Ebenen aus operativen und strategischen Bereichen zusammenarbeiten. Ein solches Gremium kann dabei helfen, Prioritäten und Kriterien für die Entscheidungsfindung festzulegen.
2. Etablieren Sie ein Framework für effektive Kommunikation und Zusammenarbeit
Um eine gemeinsame Ebene für alle Stakeholder zu schaffen und sicherzustellen, dass alle dieselbe Sprache sprechen, sollte Ihre Portfolio-Governance standardisierte Begriffe und Metriken festlegen, die alle Teams und Geschäftseinheiten im gesamten PPM-Prozess anwenden.
3. Definieren Sie formale Kriterien und Arbeitsabläufe für Entscheidungen zu Ihren Projekte und Ihrem Portfolio
Bei allen Ihren Projekten sollten Sie die Entscheidung über die Eingliederung in Ihr Portfolio auf der Grundlage realistischer Abschätzungen ihres möglichen Wertes für das Unternehmen treffen. Dabei sollten Sie berücksichtigen, welche Ressourcen in welchem Umfang dafür benötigt werden. Außerdem benötigen Sie formale Prozesse mit klaren, auf festgelegten Kriterien basierenden Regeln für die Überprüfung, Bewertung (Kosten- und Nutzenabschätzungen), Freigabe und Priorisierung von Projektideen, um Ihr Investmentportfolio effizienter zu gestalten.
Ebenso benötigen Sie ein Regelwerk und Kriterien, die definieren, wie Ihre Teams die Projektdurchführung managen, Projektfortschritte überwachen und Entscheidungen über Anpassungen des Portfolios treffen (z. B. über Trade-offs, den Aufschub oder die Beendigung von Projekten).
4. Bündeln Sie Ihre Regeln und Prozesse in einer PPM-Charta
Das Portfoliomanagement soll eine einheitliche Arbeitsgrundlage für alle Beteiligten schaffen. Ihre Charta sollte das Mission Statement Ihres PPM klarstellen und langfristige Ziele formulieren. Sie sollte außerdem ausführlich die Regeln, Standards, Methoden und Best Practices beschreiben, die Sie als PPM-Governance-System definiert haben. Auf diese Weise stehen sie allen Projektbeteiligten zur Information zur Verfügung.
