Projektmanagement-Prozesse identifizieren

Welches sind die entscheidenden Arbeitsabläufe im Projektmanagement?

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

• Projektmanagement ist ein strukturiertes, prozessorientiertes Arbeitsfeld
• Projektmanagementprozesse werden im Allgemeinen in fünf Kategorien unterteilt: Anbahnung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss
• Projektmanagementprozesse können Sie nur festlegen, implementieren und optimieren, wenn Sie über ein solides Verständnis der Herausforderungen und Einflussfaktoren in Ihren Projekten verfügen

Projektmanagement entstand als professionelles Arbeitsgebiet aus der Notwendigkeit, Standardprozesse zu definieren und durchzusetzen, um Aktivitäten rund um Projekte zu optimieren und zu strukturieren. So soll es Projektmanagern und Projektmanagementbüros gelingen, die Produktivität und Effizienz bei der Bearbeitung von Projekten zu optimieren und gleichzeitig die Chancen für Projekte zu maximieren, dass diese die erwarteten Ergebnisse und den geforderten Nutzen erzielen.

Dieser Beitrag liefert einen Überblick über die wichtigsten Projektmanagementprozesse und gibt Tipps, wie Sie vernünftige Prozesse definieren und implementieren können.

Der Project Management Institute’s Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) listet 39 verschiedene Projektmanagementprozesse auf, die sich fünf Phasen zuordnen lassen: Anbahnung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss. Die Prozesse sind so gestaltet, dass sie in Unternehmen und Branchen einheitlich angewandt werden können und sollen. Hier eine kurze Beschreibung der Aufgaben und Ziele, die in jeder der Phase erfüllt werden sollen:

Phase 1: Projektanbahnung

Ziel dieser ersten Phase ist es, das Projekt, das Sie demnächst starten wollen, umfassend zu definieren. Dazu gehört die Festlegung des Bedarfs und der Anforderungen für das Projekt: Womit wird die Initiative begründet? Was soll sie dem Unternehmen bringen? Wer sind die wichtigsten Nutznießer? Wann sollte der geforderte Nutzen realisiert werden? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt und welche Bedingungen müssen beachtet werden, um die Ziele zu erreichen? Diese und weitere Fragen müssen in dieser Phase gestellt und beantwortet werden. Erst wenn Sie eine klare Vorstellung von den Zielen und dem Umfang Ihres Projektes haben, können Sie damit beginnen, einen groben Zeitrahmen und ein Budget zu planen und die wichtigsten Beteiligten festzulegen.

Phase 2: Projektplanung

Üblicherweise spielen in der Anbahnungsphase technischen Spezifikationen noch keine Rolle. In der Planungsphase müssen dann aber auch die Details betrachtet werden. Hier wollen Sie einen verlässlichen Fahrplan für Ihr Projekt entwickeln. Dazu gehören auch (aber nicht nur) eine vollständige Auflistung der benötigten Materialien und der technischen Anforderungen, ein bedarfsgerechter Ressourcenplan und ein detaillierter Zeitplan für die Durchführung und Auslieferung. Einen gut funktionierenden Fahrplan für ein Projekt zu erstellen, ist normalerweise die wichtigste Aufgabe für das Projektmanagement.

Phase 3: Projektdurchführung

In dieser Phase kommen die Projektteams ins Spiel und führen die eigentliche Arbeit aus. Projektmanagementexperten fungieren in diesem Stadium als Koordinatoren. Teil ihrer Aufgaben ist es, Maßnahmen zur Optimierung von Arbeitsabläufen zu ergreifen, jegliche Probleme oder Hindernisse, die die Arbeit der Teammitglieder beeinträchtigen, zu überwinden und sicherzustellen, dass Teams und Beteiligte reibungslos interagieren und effektiv zusammenarbeiten.

Phase 4: Projektüberwachung

Projektmanager erhalten nicht nur ein für die Projektarbeit förderliches Umfeld, das gute Arbeitsergebnisse ermöglicht. Sie überwachen auch den Projektfortschritt und stellen sicher, dass alles nach Plan läuft. Sie sollten geeignete Kennzahlen nutzen, um die Arbeit, den Ressourcenverbrauch und die Kosten zu verfolgen und sicherzustellen, dass der für das Projekt vorgesehene Zeit- und Finanzrahmen und die festgelegten Projektinhalte eingehalten werden.

Phase 5: Projektabschluss

Diese letzte Phase kommt nach der Übergabe und der Bewertung durch die wichtigsten Stakeholder. Projektmanager müssen jetzt alle losen Enden verknüpfen und administrative Aufgaben abschließen (beispielsweise Verträge mit Zulieferern und externen Auftragnehmern beenden). Sie werden auch einen Abschlussbericht erstellen, der möglicherweise auf Erkenntnissen aus einem Review-Meeting aufbaut. In solchen Meetings wird die Gesamtleistung in der Projektdurchführung überprüft. Am Ende stellen die Projektmanager die gesamte Dokumentation zum Projekt fertig und archivieren sie, so dass sie in Zukunft als Informationsquelle zur Verfügung steht.

Damit Sie einen zusammenhängenden und hocheffizienten Projektmanagementprozess definieren können, sollten Sie zunächst die Projektaktivitäten Ihres Unternehmens analysieren und die Erfolgsfaktoren und Hindernisse für Ihr Geschäft identifizieren. Verstehen Sie, welche Mission und welche Ziele Ihr Unternehmen verfolgt, vor welchen spezifischen Herausforderungen und Anforderungen es steht und wo Raum für Verbesserungen bleibt. Erstellen Sie eine Übersicht über die verschiedenen Projekte in Ihrer Pipeline und überprüfen Sie, wie sie bearbeitet und gesteuert werden: Welche Tools und Methoden stehen derzeit zur Verfügung, und wie gut funktionieren sie? Wie werden Projekte für die Pipeline ausgewählt? Sind die Arbeitsabläufe für die Projektdurchführung konsistent und gut definiert? Welche Kanäle nutzen Teams für die Kommunikation und die Zusammenarbeit? Gibt es gemeinsame Bewertungskriterien und Kennzahlen? Verfügen Sie über dedizierte Frameworks für das Ressourcen- und das Risikomanagement?

Anhand dieser Vorabanalyse können Sie bestehende Lücken analysieren und Stärken und Schwächen Ihres Projektmanagements aufdecken. Ihr Ziel ist es, spezifische Bereiche mit Verbesserungspotenzial und ungenutzten Möglichkeiten zu erkennen.

Eine weitere Best Practice ist es, einige Projekte aus der Vergangenheit detailliert zu analysieren. Überprüfen Sie die während des gesamten Lebenszyklus´ des Projektes geleistete Arbeit genau und versuchen Sie, herauszufinden, was gut funktioniert hat und was nicht. Identifizieren Sie dann die entscheidenden Maßnahmen, mit denen Sie ähnliche, derzeit laufende Projekte verbessern können.

Mit diesem Verständnis der aktuellen Situation und der Herausforderungen, vor denen Ihre Projektorganisation steht, werden Sie dann auch in der Lage sein, die Prozesse zu ermitteln, mit denen Sie die Leistung und die Ergebnisse Ihrer Projektaktivitäten verbessern. So stellen Sie sicher, dass die Durchführung von Projekten in Ihrem Unternehmen den strategischen Anforderungen gerecht wird.

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