Alle, die an einem Projekt beteiligt sind, tragen maßgeblich zu dessen Erfolg bei. Stakeholder sind da keine Ausnahme. Ihre Expertise und Unterstützung können das Projekt voranbringen. Allerdings behindern nicht kooperative Interessenvertreter den Fortschritt eher. Auch deshalb ist es wichtig für Project Management Offices (PMOs), die Zusammenarbeit mit Stakeholdern zu fördern und ihre Kooperation sicherzustellen. Diese 4 Tipps helfen Ihnen dabei, Stakeholder auf Ihre Seite zu bringen.
Tipp #1: Offene und transparente Kommunikation
An den meisten Projekten sind einige unterschiedliche Stakeholder beteiligt, darunter Kunden, Teammitglieder, Führungskräfte und Aufsichtsbehörden. Sie alle haben spezifische Vorstellungen von dem Projekt und entsprechende Erwartungen. Kunden rechnen mit einer pünktlichen Lieferung und der vereinbarten Qualität, Teammitglieder wünschen sich klare Anweisungen und Unterstützung, während Führungskräfte meistens den ROI priorisieren. Diese unterschiedlichen Erwartungen lassen sich durch effektive Kommunikation und strategische Ausrichtung am besten in Einklang bringen – und genau das macht erfolgreiches Projektmanagement aus.
Offene Kommunikation ist dementsprechend das Herzstück effektiver Zusammenarbeit mit Stakeholdern. Zur Optimierung der Kommunikationsprozesse können Sie Kanäle definieren, über die Stakeholder ihre Erwartungen und Bedenken mitteilen können. Darüber hinaus tragen Updates und Berichte zu einem transparenten Umfeld bei. Achten Sie darauf, dass die Sprache in diesen Beiträgen für alle Stakeholder mit unterschiedlichem Wissensstand verständlich ist. So vermeiden Sie Missverständnisse und vermitteln die Projektrealität präzise.
Eine zugängliche Projektdokumentation und eine zeitnahe Kommunikation des Projektfortschritts fördern die Zusammenarbeit mit Stakeholdern zusätzlich und schaffen Vertrauen.
Tipp #2: Früh starten und Dialoge schaffen
Die Zusammenarbeit mit Stakeholdern sollte bereits in den frühen Phasen des Projekts beginnen. Stakeholder-Workshops und interaktive Meetings können dazu beitragen, die aktive Beteiligung aller relevanten Parteien frühzeitig sicherzustellen. Davon profitieren nicht nur die Stakeholder. Durch die Zusammenführung verschiedener Perspektiven können PMOs sämtliche Anforderungen erfassen und so die Wahrscheinlichkeit von Versäumnissen verringern. Dieser Ansatz führt zu genaueren Projektspezifikationen und lässt die Stakeholder interaktiv am Projekt teilhaben.
In späteren Phasen des Projektzyklus können PMOs die Stakeholder in die Planungs- und Entscheidungsprozesse einbeziehen. Wenn alle gemeinsam an Planungssitzungen und entsprechenden Foren teilhaben, fördert das die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern und stärkt die Beziehungen.
Einige Stakeholder bringen wertvolles Fachwissen und Erkenntnisse mit, die Ihr Projekt vorantreiben können. Wenn Sie Dialoge schaffen, haben Sie bessere Chancen, auf dieses Wissen zuzugreifen. Außerdem trägt dieser kooperative Ansatz auch dazu bei, Zustimmung und Unterstützung der Interessenvertreter zu sichern.
Stakeholder Management Tip Tipp #3: Feedback einholen und agil bleiben
Stakeholder, die an Planungsprozessen beteiligt sind, können nach einiger Zeit wertvolles Feedback liefern – das gilt vor allem für Beteiligte aus der Leitungsebene. Deshalb lohnt es sich, regelmäßige Feedbackschleifen einzurichten. Wenn Sie rechtzeitig entsprechende Mitteilungen erhalten, können Sie Anpassungen vornehmen und besser auf unvorhergesehene Herausforderungen reagieren.
Regelmäßige Feedback-Sitzungen sind eine gute Methode, um die Zusammenarbeit mit Stakeholdern zu fördern. Jedes Treffen bietet Chancen für weitere Verbesserungen und schafft so die Grundlage für ständige Projektoptimierung. Im Idealfall erhalten Sie dadurch Projektergebnisse in höherer Qualität und werden reaktionsfähiger.
Agile Methoden eignen sich besonders gut, um die Zusammenarbeit mit Stakeholdern zu fördern und Feedback einzuholen. Ein anschauliches Beispiel hierfür ist die Retrospektive in Scrum. Wenn Ihr Team bereits agil arbeitet, können Sie die Stakeholder möglicherweise zu einigen Terminen dazu einladen.
Tipp #4: Schulungen und Moderation anbieten
Nicht alle Stakeholder verfügen über Fachwissen oder Projektmanagement-Fähigkeiten. Doch das lässt sich ändern. PMOs können Schulungen anbieten, um Beteiligten wichtige Informationen zu allen relevanten Themen anzubieten. Auch spezielle Tools helfen dabei, Wissen aufzubauen und die Zusammenarbeit mit Stakeholdern zu stärken.
Stakeholder aus der Leitungsebene profitieren wie alle anderen auch von Schulungen, die Wissen und Fähigkeiten vermitteln. Sie können wahrscheinlich am besten abschätzen, ob die Geschäftsführung mehr aus einem Kurs im Projektmanagement oder einem fachbezogenen Workshop mitnehmen kann. In jedem Fall bringen Entscheidungsträger mit hoher Wahrscheinlichkeit neue Perspektiven mit, die das Projekt voranbringen.
Zusätzlich dazu lohnt es sich oft einen Moderator einzustellen oder von Moderationstechniken Gebrauch zu machen. Wenn verschiedene Interessengruppen sehr unterschiedliche Meinungen und Prioritäten äußern, helfen diese Mittel dabei, einen Konsens zu erzielen. Sie können Moderatoren einstellen, die Diskussionen leiten und sicherstellen, dass alle Stimmen gehört werden. Neben einer besseren Entscheidungsfindung kann die Konsensbildung auch zu einer positiven Zusammenarbeit mit Stakeholdern beitragen.
Digitale Lösungen für bessere Zusammenarbeit mit Stakeholdern
Kollaborative Arbeitstechniken fördern effektive Zusammenarbeit mit Stakeholdern. Mit der passenden Technologie geht das noch mal um einiges einfacher. Daher sollten PMOs, die Ihre Beziehungen mit Stakeholdern verbessern möchten, einen Blick auf PMO-Software werfen. Vor allem Lösungen, die Kollaboration unterstützen, Interaktionen fördern und Echtzeit-Updates ermöglichen, bieten sich an. Das gilt insbesondere für Projekte mit Stakeholdern, die nicht alle am gleichen Standort sitzen.
