Die Rolle von Projektmanagementbüros (Project Management Offices – PMOs) kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass Ihr PMO über die nötige Reife verfügt, um seine Aufgaben vollständig zu erfüllen. Je höher der Reifegrad Ihres PMOs entwickelt ist, umso mehr kann es zum Erfolg nicht nur von Projekten sondern auch des gesamten Unternehmens beitragen. Glücklicherweise kann der strategische Einsatz von PPM-Lösungen diese Entwicklung von projektbasiert arbeitenden Unternehmen fördern und deutlich beschleunigen. Das funktioniert so:
PPM-Lösungen nutzen, um eine höhere PMO-Reife zu erreichen
PPM-Lösungen sind nicht einfach nur Software. Sie sind strategische Werkzeuge zur Entwicklung der PMO-Reife durch Optimierung der Governance, der Ausrichtung von Projekten an strategischen Unternehmenszielen und des Projekterfolgs.
Schlüsselkriterien für die Entwicklung der PMO-Reife
PPM-Plattformen können die PMO-Reife von PMOs fördern, indem sie helfen, Projektportfolios besser an strategischen Unternehmenszielen auszurichten. Mit PPM-Lösungen können PMOs sicherstellen, dass ihre Portfolios Unternehmensziele unterstützen und dass Ressourcen für die Projekte eingesetzt werden, die den größten Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Diese Plattformen liefern auch Informationen zur Verfügbarkeit von Ressourcen, ihren Qualifikationen und zu den Anforderungen der Projekte. Damit können PMOs Ressourcen leichter optimal zuweisen und die gesamte Effizienz in der Bearbeitung von Projekten steigern.
Darüber hinaus können PMOs mit Hilfe von PPM fundierte, datenbasierte Entscheidungen treffen und die Auswahl von Projekten, die Bewertung von Risiken und die Zuweisung von Ressourcen verbessern .
Allerdings muss das PMO sicherstellen, dass Tools und Prozesse so ausgewählt und implementiert werden, dass sie die übergeordnete Unternehmensvision unterstützen.
Anforderungen und wie sie erfüllt werden können
Mit der Einführung einiger Best Practices können Sie das Potenzial Ihrer PPM-Plattform für die Transformation und zur Entwicklung Ihrer PMO-Reife stärken.
Zunächst benötigen Sie eine gut durchdachte Einführungsstrategie. Bei der Implementierung oder Neueinführung von PPM müssen PMOs die Bedürfnisse, Anforderungen und Erwartungen aller Beteiligten berücksichtigen. Nur so können sie die Tools bedarfsgerecht konfigurieren.
Eine weitere Herausforderung ist das Change-Management. Entscheidende Faktoren sind dabei die effektive Einbindung aller Beteiligten und die Entwicklung von Strategien, um die Akzeptanz zu sichern, Erwartungen zu steuern und den Wandel zu erleichtern.
Ebenso wichtig ist es, eine Kollaborationskultur im PPM zu pflegen. Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen den Stakeholdern, die Ihre PPM-Lösung nutzen (Projektmanager, Führungskräfte usw.), und verbessern Sie damit ressourcenbezogene Entscheidungen, an denen verschiedene Funktionen beteiligt sind!
Und schließlich sollten Sie auch die Integration nicht vergessen. Um Störungen zu minimieren und die Chancen auf breite Akzeptanz der Anwender zu maximieren, sollten Unternehmen PPM-Lösungen nahtlos in bestehende Prozesse, Tools und Arbeitsabläufe einbinden. Möglich ist dies beispielsweise mit Hilfe von APIs.
Praxisbeispiele von Unternehmen, die ihre PMO-Reife mit Sciforma steigern konnten
Wer könnte den Wert von PPM für PMOs besser bewerten als Ihre Kolleginnen und Kollegen? Hier sind einige Beispiele, die zeigen, was unsere Kunden mit Sciforma PPM erreicht haben.
Sciforma hat das PMO des Finanzdienstleisters S2E bei der Stärkung seiner Kompetenzen unterstützt. Mit der Einführung des Tools strukturierte das PMO den PPM-Prozess neu, um ihn leichter managen zu können. Dank aussagekräftigerer Informationen aus konsistenten und zuverlässigen Datensätzen kann das PMO das Portfolio jetzt besser überwachen und sicherstellen, dass relevante Vorgaben und Erwartungen erfüllt werden.
Beim Halbleiterhersteller NXP ermöglicht die Software einen Überblick über die Technologieentwicklung, Abhängigkeiten in den Lebenszyklen von Herstellungsprozessen und Informationen zu Aufwendungen im gesamten Unternehmen. Damit lassen sich Portfolios und Roadmaps top-down verwalten.
Seit der Einführung von Sciforma im Fertigungsunternehmen Aubert & Duval “verfügt das PMO über einen konsolidierten Überblick über die Kapazitätsanforderungen der kommenden 18 Monate, kategorisiert nach Team und Rolle, für laufende und anstehende Projekte.”
Sie interessieren sich für mehr Details und Best Practices zum Erfolg von PMOs? Sehen Sie sich unser Webinar “Build, Reimagine, or Revive Your PMO in 100 Days” an.
