Im Projektmanagement (PM) und Projektportfoliomanagement (PPM) ist häufig von Stakeholdern die Rede. Direkt ins Deutsche übersetzt bedeutet Stakeholder auch Interessenvertreter. Je nach Projekt ist damit eine andere Gruppe von Beteiligten gemeint. Projekt-Stakeholder müssen dabei nicht zwangsläufig am Erfolg des Projekts interessiert sein. Es reicht schon aus, wenn sie von den Ergebnissen in irgendeiner Weise betroffen sind. Was genau es damit auf sich hat und wie Sie beim Stakeholdermanagement oder der Stakeholderanalyse richtig vorgehen, erläutert dieser Beitrag.
Was sind Stakeholder in einem Projekt?
Ein Projekt-Stakeholder kann eine einzelne Person, eine Institution, oder eine Gruppe von Personen wie zum Beispiel die Öffentlichkeit sein. Meistens haben Stakeholder entweder Interesse am Projekt und dessen Ergebnis oder sie sind in anderer Weise von dem Resultat betroffen.
Etwas konkreter formuliert handelt es sich dabei etwa um Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Investoren und das Gemeinwesen. Viele unterschiedliche Stakeholder können an einem Projekt interessiert sein und wollen in der Regel zu einem gewissen Grad über den Fortschritt informiert werden. Was genau Stakeholder wollen, wird auch im Rahmen einer Stakeholderanalyse ermittelt.
Stakeholderanalyse richtig angehen
Bei der Stakeholderanalyse ermitteln Sie, wer an dem Projekt beteiligt ist und wie die Stakeholder den Projektverlauf beeinflussen können. Typischerweise erfolgt die Stakeholderanalyse in 4 Schritten.
1: Projekt-Stakeholder identifizieren
Zunächst gilt es die Projekt-Stakeholder zu identifizieren. Wer ist am Projekt beteiligt oder davon betroffen? In einigen Branchen sind die Projekt-Stakeholder automatisch an einem erfolgreichen Projektausgang interessiert. Doch nicht alle Industrien haben es so einfach. Stakeholder können auch viel Widerstand leisten. Ein Beispiel hierfür sind zum Beispiel Anwohner, die sich gegen den Bau neuer Schienen in ihrem Dorf wehren. Sie sind vom Projekt betroffen und wollen dessen Abbruch unbedingt vorantreiben.
Gegenwehr kann aber auch aus den eigenen Reihen kommen. Beispielsweise, wenn Führungskräfte keine neue Software einführen möchten und deshalb Entscheidungen unnötig hinauszögern. Bei der Identifikation der Projekt-Stakeholder sollten Sie daher auch festhalten, inwiefern die Stakeholder die Prozesse beeinflussen können – ob negativ oder positiv.
2: Beziehungen darstellen
Welche Stakeholder sind unternehmensintern und welche extern? Wer möchte den Projekterfolg und wer wäre mit einem Abbruch glücklicher? Im zweiten Schritt stellen Sie die Beziehungen der Stakeholder zum Projekt und gegebenenfalls untereinander dar. Auf den ersten Blick wirkt das wie eine kleine Aufgabe, allerdings unterschätzen viele Projektmanager die Anzahl der internen und externen Projekt-Stakeholder. Haben Sie an den Personalrat, den Datenschutzbeauftragten und eventuell interessierte Vereine gedacht?
Kurze Übersicht möglicher Stakeholder
Interne Projekt-Stakeholder:
- Sponsoren
- Projektmanager
- Projektteam
- Abteilungsleiter
- Mitarbeiter
- Aktionäre
Externe Projekt-Stakeholder:
- Kunden
- Lieferanten
- Geschäfts- und Kooperationspartner
- Behörden
- Gemeinden & Kommunen
- Medien
- Wettbewerber
3: Charakterisierung der Projekt-Stakeholder
Im nächsten Schritt halten Sie fest, inwieweit die Stakeholder den Projektverlauf beeinflussen können. Das können Sie auch mithilfe einer Matrix veranschaulichen. Je nachdem, wie genau sie vorgehen möchten, reicht meist eine Einteilung der Einflussstufen in niedrig, mittel und hoch. Die Anwohner, die den Bau der Schienen verhindern möchten, sind beispielsweise stark gegen das Projekt und haben einen hohen Einfluss. Doch auch die Erwartungen der weniger extremen Stakeholder sind nicht zu unterschätzen.
4: Maßnahmen planen
Basierend auf Ihren bisherigen Erkenntnissen, geht es im vierten Schritt an die Entwicklung der entsprechenden Strategien. Wie gehen Sie am besten mit den Gegnern um und was können Befürworter leisten? Typischerweise definieren Projektmanager hier Risiken, Kommunikationsstrategien sowie Maßnahmen zur Interessensvermittlung und Konfliktbewältigung. Ziel ist es, eine möglichst positive Beziehung zu den Stakeholdern aufzubauen und sicherzustellen, dass ihre Erwartungen mit den Projektzielen im Einklang stehen.
Stakeholdermanagement mit Köpfchen
Mit der Stakeholderanalyse beginnt Stakeholdermanagement des Projekts in der Regel. Im Anschluss an die Analyse geht es an die Umsetzung der definierten Strategien. Effektive Kommunikation und regelmäßige Abstimmung mit den Stakeholdern während des Projektverlaufs sind für den Erfolg ausgesprochen wichtig. Deshalb sollten Sie bereits bei der Projektplanung festlegen, bei welchen Meilensteinen Sie Stakeholder miteinbeziehen möchten.
Natürlich liegt die Stakeholder-Kommunikation nicht immer in den Händen des Projektmanagements. Häufig übernimmt beispielsweise die Presseabteilung die Kommunikation mit den Medien-Stakeholdern. Die Medien können ihrerseits die Öffentlichkeit über den Projektfortschritt informieren. Für Projektmanager, die gerne die Kontrolle über jegliche Projektangelegenheiten behalten, gestaltet sich die Stakeholder-Kommunikation entsprechend nervenaufreibend. Der Trick dabei ist, genau zwischen kontrollierbaren und nicht kontrollierbaren Kanälen zu unterscheiden.
Projekt-Stakeholder mit der richtigen Software managen
Das Stakeholdermanagement von einem Projekt ist sehr umfangreich. Noch anspruchsvoller ist es, die Beziehungen mehrere Projekte im Blick zu behalten. Projektportfoliomanager haben entsprechend eine besonders knifflige Aufgabe. Zwar übernehmen die Projektmanager einen Großteil der Stakeholder-Kommunikation. Allerdings ist es vor allem für größere Projektmanagementbüros sinnvoll, die Stakeholder auch projektübergreifend zu überblicken. Schließlich können die unterschiedlichen Stakeholder auch an mehreren Projekten Ihrer Organisation interessiert sein.
Mit einer vollumfänglichen Sicht auf die Stakeholder lassen sich Risiken und Chancen auch besser erkennen und managen. Außerdem können Sie das Verhalten von Beteiligten zuverlässiger vorhersehen, wenn Sie sich auf eigene und hochwertige Daten aus bereits abgeschlossenen Projekten beziehen. Diese komplexe Aufgabe gehen Sie am besten mit der richtigen Software an.
Projektportfoliomanagement-Software von Sciforma ist auch hierfür konzipiert. Dank zentraler Datenspeicherung können Sie auf alle relevanten Informationen der Stakeholder zugreifen und diese auch projektübergreifend pflegen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie PPM-Software Sie unterstützen kann, finden Sie im E-Book „Haben Sie die richtigen Tools für Ihr PMO?“ hilfreiche Informationen. Oder schauen Sie sich unsere Beiträge zum Thema PPM-Software an. Viel Erfolg!
