Projektaufnahme und -priorisierung strategisch angehen

Welche Projekte schaffen es ins Portfolio und wie werden die verfügbaren Ressourcen verteilt? Das sind zwei zentrale Fragen des Projekt-Portfolio-Managements (PPM), die zyklisch immer wieder aufkommen. Insbesondere bei der Priorisierung mehrerer Projekte oder Projektkandidaten. Die richtigen Antworten entscheiden über den Erfolg des Unternehmens. Daher verdient die Projektaufnahme und -priorisierung besondere Aufmerksamkeit. Das Ziel: Genau die Ideen zu Projekten transformieren, die Sie weiterbringen. Wie genau Sie hierbei am besten vorgehen und wie die unterschiedlichen Rahmen für die Priorisierung von Projekten Ihnen dabei helfen, steht in diesem Beitrag.

Wozu dient die Projektpriorisierung?

Die Projektaufnahme und -priorisierung sind Teil der Initialisierungsphase im klassischen 5-Phasen-Modell. Darauf folgen Planung, Durchführung, Überwachung & Abschluss.

Im Rahmen der strategischen Projektaufnahme und -priorisierung kommen spezielle Verfahren zur Bewertung zum Einsatz. Diese ermitteln den Umfang potenzieller Projekte und geben Aufschluss über deren Dringlichkeit sowie den voraussichtlichen Ressourcenbedarf. Welche Verfahren das genau sind, hängt meist vom Unternehmen ab. Ein Trend zeichnet sich jedoch deutlich ab. Immer mehr Unternehmen setzen auf bewährte Methoden und Prozesse. Laut einer Corporate Portfolio Management Studie von PwC haben 29 Prozent der befragten Unternehmen einen strategischen Portfolio-Management-Ansatz bereits voll implementiert.

Wichtig ist auch, bei der Projektaufnahme und -priorisierung außerdem die übergeordneten Unternehmensziele  im Auge zu behalten. Schließlich wollen Entscheidungsträger nur solche Projekte auswählen, die jegliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Abwicklung erfüllen und wirtschaftlich machbar sind. Unterschiedliche Bewertungsmethoden bieten jeweils andere Herangehensweisen. Im Kern beschäftigen sie sich allerdings mit diesen 5 Punkten.

Kriterien zur Projektbewertung im Rahmen der Projektaufnahme und -priorisierung

1. Unternehmensziele: Projekte, die direkt mit einem oder mehreren strategischen Unternehmenszielen verknüpft sind, haben höhere Priorität.
2. Voraussichtliche Auswirkungen: Je nach Unternehmensform und Branche sind hiermit die Auswirkungen auf Zielmärkte, Zielgruppen, Stakeholder und Mitarbeiter gemeint.
3. Ressourcenbedarf: Neben dem voraussichtlichen Bedarf an essenziellen Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal sollten Sie auch die technologische Infrastruktur berücksichtigen.
4. Risiken: Alle Projekte bringen ein gewisses Risiko mit sich. Volatile Märkte, technische Innovationen und regulatorische Änderungen werden in diesem Zusammenhang oft zu Störenfrieden. Bei der Projektaufnahme und -priorisierung sind Risikoanalysen daher wichtig.
5. Time-to-Value: Projekte, die einen schnelleren Return on Investment (ROI) versprechen, werden in der Regel bevorzugt behandelt. Schließlich sind sie gut für den Cashflow und geben Ressourcen rasch wieder frei.

Rahmen für die Priorisierung von Projekten

Wer Projekte anhand der genannten Kriterien vergleichen möchte, benötigt zunächst einen Rahmen, der diese Vergleichbarkeit überhaupt gewährt. Dabei können Sie folgendermaßen vorgehen.

1.    Liste der Projekte erstellen

Eine ordentliche Liste mit potenziellen, bestehenden und kürzlich abgeschlossenen Projekten gibt eine gute Übersicht möglicher strategischer Ausrichtungen und Chancen.

2.    Kriterien bestimmen

Aus den allgemeinen Kriterien zur Projektbewertung erstellen Sie in diesem Schritt konkrete unternehmensbezogene Merkmale und Prioritäten. Beachten Sie dabei unter anderem die Branche, Marktsituation und Zielgruppen.

3.    Fragenkatalog erstellen

In welchem Maß verfolgt das Projekt die Innovationsziele? Wie hoch ist das Umsatzpotenzial? Und der voraussichtliche Ressourcenbedarf? Wenn alle Ideen den gleichen Fragenkatalog durchlaufen, sind sie in der Projektaufnahme und -prorisierung besser vergleichbar. Sie können Anwärter so auch abgeschlossenen Projekten gegenüberstellen. Dabei hängt der genaue Prozess von der eingesetzten Methode ab.

4.    Skala & Gewichtung auswählen

Wenn es schnell gehen soll, ist die Priorisierung anhand von Höhen (niedrig, mittel, hoch) oft praktisch. Genauer wird es mit einer Skala von 0 bis 5 (Kriterium nicht erfüllt bis in besonders hohem Maße erfüllt) oder gar von 0 bis 10. Lassen Sie dabei die Gewichtung nicht außer Acht. Einige Kriterien sind schließlich einfach wichtiger als andere.

5.    Vergleichen

Sobald Sie alle relevanten Ideen bewertet haben, geht es an den Vergleich und die Sortierung. Analysieren Sie die potenziellen Projekte, um deren Priorität festzustellen und letztlich eine Auswahl zu treffen.

Methoden zur Projektaufnahme und -priorisierung

Im Laufe der Zeit entwickelten Experten unterschiedliche Rahmen für die Priorisierung von Projekten. Besonders beliebt sind die RICE-Methode und Eisenhower-Matrix. Beiden können bereits während der Initialisierungsphase zum Einsatz kommen, um Ideen zu bewerten.

RICE-Methode zur Projektaufnahme und -priorisierung

RICE steht für Reach (Reichweite), Impact (Einfluss), Confidence (Vertrauen) und Effort (Aufwand) – und das sind genau die Faktoren, die diese Methode zur Priorisierung heranzieht. Weisen Sie jedem Faktor einen numerischen Wert zu, um Projekte besser miteinander zu vergleichen; das empfiehlt sich vor allem für die Priorisierung mehrerer Projekte.

• Reach: Wie viele Nutzer oder Kunden spricht das Projekt an? Und wie wertvoll sind diese Zielgruppen für die langfristige Strategie?

• Impact: Schlägt das Projekt große Wellen oder ist der Einfluss kaum spürbar? Je stärker der Impact, desto höher die Bewertung.

• Confidence: Wie wahrscheinlich ist es, dass dieses Projekt die gewünschten Erfolge erzielt? Hier spielen häufig Marktsituation und Mitbewerber eine entscheidende Rolle.

• Effort: Welche Ressourcen beansprucht das Projekt und wie genau ist die Berechnung. Unberechenbare Kandidaten erhalten in der Regel einen weniger attraktiven Wert.

Eisenhower-Matrix zur Projektaufnahme und -priorisierung

Die Eisenhower-Matrix simplifiziert Projekte anhand von nur zwei Kriterien: Dringlichkeit und Wichtigkeit. Dringende Projekte müssen häufig in einem bestimmten Zeitrahmen durchgeführt werden, um Schaden abzuwenden oder Profit zu erzielen. Wichtige Projekte zeichnen sich hingegen durch eine große Reichweite oder hohen Einfluss aus. Im typischen Matrix-Modell erhalten Sie entsprechend vier Kategorien für die Projektaufnahme und -priorisierung.

• Dringend & wichtig – Priorität hoch
• Dringend & nicht wichtig – Priorität mittel/gering
• Nicht dringend & wichtig – Priorität mittel/gering
• Nicht dringend & nicht wichtig – Priorität gering

Ausgewählte Ideen aufnehmen

In einer perfekten Welt befördern Sie einfach die Ideen mit der höchsten Priorität zu Projekten. Leider ist das selten möglich, denn Projekte mit hoher Priorisierung beanspruchen erfahrungsgemäß auch die meisten Ressourcen. Für viele Unternehmen und Organisationen ist eine gesunde Mischung aus kleinen und großen Projekten daher oft ideal.

Dementsprechend ist die Fähigkeit, Projekte anhand gewisser Kriterien filtern zu können, ausgesprochen hilfreich. Insbesondere bei der Priorisierung mehrerer Projekte. Filter-Funktion vereinfachen die Auswahl eines ansprechenden Projektmixes enorm. Auch deshalb ist es ratsam, bei der Projektaufnahme und -priorisierung auf intelligente Lösungen zu setzen.

Unterstützung von Sciforma gefällig?

Die Projektaufnahme und -priorisierung sind sehr arbeitsintensiv – vor allem bei größeren Portfolios und einem bunten Ideenpool.

Sciforma unterstützt Sie dabei, Geschäftsziele und -strategien zu bestimmen, Projektbewertungskriterien zu entwickeln und Projektkandidaten geschickt zu bewerten. Mehr Informationen zu zahlreichen Themen rund ums Projekt-Management finden Sie in unserem Blog.