Projekte in einem Portfolio verwalten

Wie Sie Ihr Projektportfolio managen können

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

• Bei der Verwaltung einzelner Projekte steht die Fertigstellung der geforderten Projektinhalte innerhalb vorgegebener Fristen und Budgets im Fokus. Im Gegensatz dazu befasst sich Portfoliomanagement mit der Maximierung eines angestrebten und als strategische Ziele beschriebenen Mehrwerts.
• Hierfür bedarf es eines soliden Prozesses zur Unterstützung, mit dem sich der Nutzen von Projekten und die damit verbundenen Risiken genau bewerten, die Entwicklung des Portfolios überwachen und, basierend auf objektiven Fakten und Daten, fundierte Trade-off-Entscheidungen treffen lassen.

Ein Projektportfolio lässt sich nur mit Fähigkeiten und Tools erfolgreich managen, die über über den Bereich des traditionelles Projektmanagements hinausgehen. Schließlich ist ein Projektportfolio mehr als die Summe aller darin enthaltenen Projekte: Es ist eine sich selbst stabilisierende Struktur im Unternehmen, die mit Hilfe der Verbindungen innerhalb einer Gruppe ähnlicher Projekte das Erreichen spezifischer Ziele und Vorgaben des Unternehmens fördert.Entsprechend zielt Portfoliomanagement darauf ab, übergeordnete Werte und Nutzen für das Unternehmen zu maximieren. Unternehmen sind verschieden aufgebaut, setzen unterschiedliche Prioritäten und verfügen über individuelle Unternehmenskulturen. Entsprechend unterscheiden sich auch ihre Prozesse für das Portfoliomanagement. Dennoch bietet dieser Blogbeitrag einen Überblick über allgemein gültige Standards und Best Practices im Portfoliomanagement.

Welchen Zweck verfolgt Projektportfoliomanagement?

Das Arbeitsgebiet Projektportfoliomanagement entstand, um Unternehmen bei der Maximierung des Mehrwertes zu unterstützen, den sie mit ihren Projektaktivitäten generieren. Dahinter steht ein ziemlich einfaches Prinzip: Individuelle Projekte werden in einer übergeordneten Portfoliostruktur zusammengefasst, um Synergien zu schaffen und die Verwaltung zu vereinfachen. Damit lassen sich beträchtliche Effizienzgewinne auf Unternehmensebene erzielen. 

Portfolios werden zusammengestellt, um strategische Ziele und Prioritäten zu unterstützen und zu erreichen. Dazu müssen Portfolios kontinuierlich überwacht und gemanagt werden. Nur so kann das Unternehmen sicherstellen, dass sie die Zielvorgaben erfüllen und den erwarteten Mehrwert generieren.

Mit den bewährten Praktiken und Methoden des Projektportfoliomanagements lassen sich viele Ineffizienzen reduzieren, die aus Konflikten oder wechselseitigen Abhängigkeiten von Projekten entstehen. Zudem lassen sich die Erfolgsraten individueller Projekte steigern, kritische Ressourcen besser zuordnen und nutzen und Projekte besser an Unternehmensstrategien ausrichten.

Allerdings sollten Unternehmen und PMOs einen formellen PPM-Prozess implementieren, um diese Vorteile in vollem Umfang realisieren zu können.

Ein Projektportfolio managen

1. Ein Projektportfolio zusammenstellen

Alles beginnt mit der Auswahl der Projekte, die Sie in Ihr Portfolio aufnehmen wollen — und das ist vielleicht der wichtigste Schritt im gesamten Projektportfoliomanagement-Prozess.

Legen Sie datenbasierte Kriterien und Methoden zur Bewertung der jeweiligen Stärken, Schwächen, Herausforderungen und Chancen aller vorgeschlagenen Initiativen fest. Damit können Sie diejenigen Projektideen identifizieren, die den meisten Erfolg versprechen, und die Projekte nach ihrer Übereinstimmung mit der Strategie und ihren Risikoprofilen gruppieren.

In dieser Phase ist ein kristallklares Verständnis der Ziele und Strategien Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Außerdem sollten Sie Datenkonsolidierungs- und Analysefunktionen professioneller, digitaler Tools nutzen, um detaillierte Einblicke in die vorgeschlagenen Projekte zu gewinnen. Potenzielle, strategische Vorteile, ROI, Ressourcenbedarf und Risiken der zu bewertenden Initiativen sind nur einige der Faktoren, die Sie dabei beachten sollten.

2. Mehrwert und Risiken überwachen

Nach der Zusammenstellung solider und konsistenter Projektportfolios müssen PMOs und Portfoliomanager mit regelmäßigen Überprüfungen gewährleisten, dass sie korrekt verwaltet werden und nicht ihre Relevanz verlieren. Projektportfoliomanagement ist ein fortlaufender Prozess, der eine kontinuierliche Überwachung der Risiken des Portfolios und des damit generierten Mehrwerts in Echtzeit erfordert. Hindernisse, unerwartete Herausforderungen oder Veränderungen im Geschäftsumfeld können das Portfolio oder sein Nutzen-/Risikoprofil aus der Balance bringen. Aus diesem Grund müssen Sie die ursprünglichen Annahmen, auf deren Grundlage Sie das Portfolio zusammengestellt haben, immer wieder hinterfragen. Es ist entscheidend, dass Sie solche Störungen so früh wie möglich erkennen, um rechtzeitig Anpassungen vornehmen und dafür sorgen können, dass Ihr Portfolio letztlich den erwarteten Nutzen erzielt. Professionelle PPM-Tools mit automatischen Warnmeldungen und Benachrichtigungen können die Effizienz und Produktivität Ihrer Überwachung deutlich steigern und Ihnen helfen, Probleme zu erkennen, bevor es zu spät ist.

3. Zusammensetzung und Verwaltung Ihres Portfolios optimieren

Diese Überwachung hilft Projektportfoliomanagern, ihr Portfolio während seines gesamten Lebenszyklus zu managen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. So stellen sie sicher, dass es gleichermaßen in wirtschaftlicher Hinsicht wettbewerbsfähig und mit Blick auf die strategischen Ziele des Unternehmens relevant bleibt.

Man kann PPM als kontinuierlichen Prozess sehen, in dem Entscheidungen getroffen werden zur Maximierung der Rendite von Projekten und zur Kontrolle von Erwartungen der Stakeholder und der mit den Projekten verbundenen Risiken. Dazu gehören auch Reviews der Zuteilungen von Ressourcen und Budgets zu mehreren Projekten, um deren optimale Verteilung und Nutzung (basierend sowohl auf spezifischen Attributen der Ressourcen als auch auf dem Mehrwert, den einzelne Aufgaben generieren) sicherzustellen. Ebenso müssen der Gesamtwert des Portfolios und sämtliche Risiken über den gesamten Lebenszyklus regelmäßig analysiert werden.

Anhand der Analyseergebnisse können Entscheidungsträger fundiert über Veränderungen bei Zuteilungen oder Prioritäten entscheiden und wenn notwendig die Zusammensetzung des Portfolios verändern. Beispielsweise können Projekte in ein anderes Portfolio verschoben oder sogar beendet oder neue Projekte in das Portfolio aufgenommen werden. Eine weitere Option sind Maßnahmen auf der Ebene einzelner Projekte, um ihren Verlauf zu korrigieren. In keinem Fall dürfen Sie vergessen, dass die verschiedenen Projekte in einem Portfolio meist miteinander verbunden sind und dass vermutlich jede Änderung am Inhalt oder Zeitplan eines Vorhabens Auswirkungen auf den Rest des Portfolios haben wird.

Auch aus diesem Grund benötigen PMOs professionelle PPM-Plattformen. Deren Fähigkeiten, Daten zu analysieren (zum Beispiel für prädiktive Modelle) erweisen sich als unschätzbar hilfreich bei komplexen Entscheidungen auf Portfolioebene.

Weitere Informationen über Projektportfoliomanagement finden Sie hier:

• Optimierung der Projektsteuerung in Ihrem Portfolio
• PM-Prozesse identifizieren
• Welche Blockaden gibt es im Projektportfoliomanagement?