Projekte sind der Antrieb für Veränderungen innerhalb eines Unternehmens. Ohne ein Programm aus mehreren Projekten können Sie keine strategische Initiative implementieren, keinen neuen Dienst bereitstellen und kein neues Projekt auf den Markt bringen. Das bedeutet auch, je schneller diese Projekte ablaufen, desto eher profitiert das Unternehmen von ihren Erfolgen. Dabei hat selbst eine geringe Verkürzung der Projektlaufzeit einen Multiplikatoreffekt auf Programmebene. Es lohnt sich also, Projekte zu beschleunigen und die Laufzeiten zu verkürzen.
Projektlaufzeit und Projektdauer
Während einige Projekte durchgängig laufen, nehmen manche beispielsweise saison- oder urlaubsbedingt eine Pause. Deshalb sind die Begriffe Projektlaufzeit und Projektdauer auch nicht immer identisch. Mit Projektlaufzeit ist die Zeitspanne von Projektstart bis Projektende gemeint. Die Projektdauer beschreibt die Zeit, die aktiv am Projekt gearbeitet wurde.
Erfolgreiche Projekte haben Methode
Laut einer internationalen Umfrage des Project Management Institute, wurden nur die Hälfte der abgeschlossenen Projekte rechtzeitig beendet. Die Unternehmen, die eine Projektmanagementmethode einsetzten, waren, was die Projektlaufzeit angeht, etwas erfolgreicher. Allerdings reicht es oft nicht aus, eine Methode wie Wasserfall oder Scrum auszuwählen und diese stur sämtlichen Projekten „aufzuzwingen“. Vielmehr sollten Projektportfoliomanager Rahmenbedingungen schaffen, die Zusammenarbeit fördern und Mitarbeiter dazu befähigen, effizienter zu arbeiten.
Dadurch erreichen Unternehmen ihre Ziele wie Kostensenkung oder -vermeidung schneller und können bei einer flotteren Markteinführung auch eher den gesteigerten Umsatz verzeichnen. Das heißt, wenn jedes Projekt in der Pipeline früher beginnt und endet, entstehen finanzielle Vorteile früher – auf ganzer Linie.
Strategien zur Verbesserung der Projektlaufzeiten
Wie genau die Maßnahmen zur Optimierung der Projektlaufzeiten aussehen können, variiert je nach Branche und Unternehmensform. Folgende Ansätze sind branchenweit häufig erfolgreich.
Klare Kommunikation: Offene und transparente Kommunikation schafft während der gesamten Projektlaufzeit Klarheit über Projektanforderungen, Erwartungen und Zeitpläne.
Ressourcenzuweisung: Effiziente Zuweisung von Ressourcen, einschließlich Personal, Budget und Ausrüstung, sorgt für optimale Nutzung der verfügbaren Leistung.
Risikomanagement: Wer Risiken schnell erkennt und bewertet, kann möglichen Verzögerungen der Projektlaufzeit schnell entgegenwirken.
Standardisierte Prozesse: Standardisierte Projektmanagementprozesse und Arbeitsabläufe machen sämtliche Prozesse der Projektdurchführung effizienter und räumen so unnötige Verzögerungen aus dem Weg.
Einbindung der Stakeholder: Stakeholder sollten frühzeitig und regelmäßig zurate gezogen werden, um Erwartungen abzustimmen und rechtzeitig Entscheidungen zu treffen. Ansonsten können Kommunikationsfehler oder Missverständnisse auftreten.
Technologie: Spezialisierte Tools und umfangreiche Software für Projektportfoliomanagement steigern die Effizienz und Produktivität und beugen so einer längeren Projektlaufzeit vor.
Das Ressourcenmanagement spielt eine besondere Rolle
Alle genannten Maßnahmen können sich positiv auf die Projektlaufzeit auswirken. Das Ressourcenmanagement verdient allerdings eine besondere Gewichtung. Schließlich verkürzen selbst die besten Prozesse die Projektlaufzeiten nicht, wenn die falschen Ressourcen am Projekt arbeiten. Nur, wenn die richtigen Ressourcen mit den benötigten Fähigkeiten optimal ausgelastet sind, erzielen Sie den größtmöglichen Nutzen.
Aus strategischer Sicht ist es daher entsprechend wichtig, Ressourcen effizient zu verwalten und auszubauen. Dadurch erlangen Projektmitarbeiter die nötige Flexibilität, um auf den rasanten Wandel der heutigen Zeit gekonnt zu reagieren. Sie müssen Ihre Ressourcen dabei so einsetzen, dass sie sofort erfolgreich sein können und auch die längerfristigen Ziele nicht außer Acht lassen. Ansonsten gehen Sie möglicherweise einen ungünstigen Trade-off ein.
Ressourcenmanagement für kürzere Projektlaufzeiten
Wie können Sie am besten Ihr Ressourcenmanagement optimieren, um Projektlaufzeiten zu verbessern? Ein guter erster Schritt ist zunächst, grundlegende Informationen über Ihre Ressourcen zu sammeln. Wer sind sie? Wo sitzen sie? Worin sind sie gut? Und woran arbeiten sie gerade?
Daraufhin geht es an die sorgfältige Planung und Zuweisung von Ressourcen, um Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass die benötigten Ressourcen zur richtigen Zeit verfügbar sind. Ein weiterer Faktor, auf den Projektmanager achten sollten, ist die kontinuierliche Überwachung und Anpassung des Ressourceneinsatzes. Indem sie den Fortschritt des Projekts genau verfolgen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, können sie Engpässe frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen, um die Projektlaufzeiten zu verkürzen.
Weitere relevante Faktoren in Bezug auf die Projektlaufzeiten sind:
- Klare Kommunikation und Abstimmung innerhalb des Teams sowie mit externen Stakeholdern.
- Identifizierung und Beseitigung von Verschwendungen und ineffizienten Prozessen.
- Optimierung von Arbeitsabläufen und die Minimierung von Leerlaufzeiten.
Projektlaufzeiten mit PPM-Lösungen optimieren
Welche konkreten Maßnahmen Sie zur Beschleunigung Ihrer Projekte umsetzen können, erfahren Sie in unserem E-Book „Verkürzen Sie Ihre Projektlaufzeiten“. Ein kleiner Tipp schon mal vorweg. Wenn Sie nicht bereits eine gute Übersicht Ihrer Ressourcen erstellt haben, ist das ein guter erster Schritt in Richtung kürzere Projektlaufzeiten. Diese Sichtbarkeit können Sie mit der richtigen Software besonders schnell und einfach erreichen.
Mehr über Ressourcenmanagement und PPM-Software:
- PMO Best Practices – Zusammenarbeit mit Stakeholdern fördern
- Wie funktioniert PPM-Software?
- Wie erstelle ich ein Arbeitsmodell für das Ressourcenmanagement?
Valerie Zeller
Valerie Zeller ist Chief Marketing Officer bei Sciforma. Valeries Hauptinteressen sind Digitale Transformation, Change Management und Strategieumsetzung. Teilen Sie Ihre Meinung mit @valeriezeller