Im Projektportfoliomanagement sind das Verständnis und die weitestmögliche Reduzierung von Risiken entscheidende Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung jeglicher Vorhaben. Lassen Sie uns die Feinheiten der Projektrisikoanalyse, ihre Bedeutung und ihre Methodik einmal im Detail ansehen und herausfinden, warum solche Analysen die Grundlage für jede erfolgreiche Umsetzung bilden.
Die Bedeutung der Projektrisikoanalyse
Die “UK Association for Project Management” definiert “Projektrisiko” als “das Risiko, dass Beteiligte die Folgen von nicht plangemäßen Ergebnissen hinnehmen müssen”. Der Begriff umfasst das gesamte Spektrum der Unwägbarkeiten, die den Zeitplan, das Budget und die Qualität eines Projekts gefährden können.
Die Risikoanalyse ist nicht nur eine Vorsichtsmaßnahme. Sie ist eine strategische Herangehensweise, mit der Unternehmen potenzielle Hindernisse frühzeitig erkennen und somit besser fundierte Entscheidungen treffen können. Eine proaktive Risikoanalyse hilft dabei, potenzielle Fallstricke vorauszusehen, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und die Erfolgsquote von Projekten zu erhöhen. Damit bietet sie weitaus mehr Vorteile als reaktives Krisenmanagement.
Außerdem können eine transparente Risikokommunikation und ein proaktives Risikomanagement das Vertrauen der Beteiligten stärken und eine offene Kommunikation aufrechterhalten.
Die Risikoanalyse spielt bei allen Arten von Projekten eine wichtige Rolle. In Produktentwicklungsprojekten ist sie jedoch von entscheidender Bedeutung. Um die Komplexität von Investitionen in die Entwicklung neuer Produkte und deren Einführung auf dem Markt zu beherrschen, müssen innovative Unternehmen die damit verbundenen Risiken effektiv managen.
Wie effektive Projektrisikoanalysen durchgeführt werden
Eine erfolgreiche Risikoanalyse beginnt mit der Identifizierung von Risiken. PMOs oder andere Projektmanagementverantwortliche sollten Techniken zur systematischen Ermittlung und Kategorisierung potenzieller Risiken beherrschen. Zu solchen Risiken zählen sowohl interne Faktoren wie Ressourcenknappheit oder unsicherer Cashflow als auch externe wie Initiativen von Wettbewerbern.
Den nächsten Schritt bilden die Bewertung der Auswirkungen und der Eintrittswahrscheinlichkeit der ermittelten Risiken und ihre Priorisierung entsprechend ihrem Schweregrad. Sie müssen entscheiden, in welcher Reihenfolge Sie den verschiedenen Risiken, die Sie ausfindig gemacht haben, Ihre Zeit und Aufmerksamkeit widmen wollen.
In dieser Phase der Risikobewertung und -priorisierung wird die Grundlage für eine gezielte Strategie zur Risikominderung gelegt. Je nach Art der Risiken und den individuellen Bedingungen Ihres Projekts können die Strategien zur Risikominderung Folgendes umfassen:
- Vermeiden von Risiken
- Verlagern von Risiken
- Reduktion von Risiken
- Akzeptanz von Risiken
Die wichtigsten Tools und Ressourcen
Es gibt Risiken ganz unterschiedlicher Natur. Dementsprechend haben sich Workshops und Brainstormings zur Risikobewertung und -analyse mit verschiedenen Beteiligten als äußerst effektiv erwiesen. Je mehr unterschiedliche Perspektiven einfließen, umso fundierter werden die Ergebnisse!
Allerdings benötigt eine solide Risikoanalyse auch die Unterstützung durch geeignete Werkzeuge. Software-Anbieter bieten speziell entwickelte Risikomanagement-Tools an, die den Analyseprozess optimieren und verbessern sollen.
Alternativ können Sie auch die Risikomanagement-Funktionen Ihrer PPM (Project Portfolio Management)-Plattform nutzen. Damit lässt sich der Wildwuchs an nicht miteinander verknüpften Tools in Ihrem Unternehmen eindämmen. PPM-Software für Unternehmen bietet in der Regel Funktionen zur Erkennung potenzieller Risiken im Zusammenhang mit einer Projektidee oder einem Business Case. Funktionen zur Risikobewertung und -minderung ermöglichen zudem die Neubewertung und das Management von Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus: von der Ideenfindung bis zur Fertigstellung! Erstklassige PPM-Tools unterstützen darüber hinaus auch die Risikoanalyse und das Risikomanagement auf Portfolioebene und erzielen damit eine noch größere Wirkung.
Noch weitergehende Überlegungen zu Projektrisiken finden Sie im eBook unseres PPM-Experten “Projektportfolio-Management in Zeiten des wirtschaftlichen Umbruchs”.
