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Wichtige Schlussfolgerungen:

• Die Hauptaufgabe eines Projektmanagementbüros besteht darin, den Projektmanagementprozess zu standardisieren und die Projektlieferung zu verbessern. Die Vorteile eines PMO gehen jedoch weit über die Leistung der Durchführung hinaus. Erfolgreiche PMOs richten die gesamte Organisation auf eine gemeinsame Vision aus, um das Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen.
• Jedes PMO ist einzigartig. Das richtige PMO-Modell für Ihr Unternehmen hängt von seinen spezifischen Funktionen und Anforderungen ab. Aus diesem Grund müssen Sie zunächst die Anforderungen und Herausforderungen Ihres Unternehmens verstehen, um ein PMO einzurichten, das effektiv ist.
• Das Management der Erwartungen von Stakeholdern (sowohl Entscheidungsträgern als auch Teammitgliedern) ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg Ihres PMOs.

Ein Leitfaden zur Einrichtung eines effektiven PMO

Es gibt viele Unternehmen und Organisationen, die ein Projektmanagementbüro einrichten möchten, um die Effizienz und Konsistenz ihrer Projektportfolio-Managementaktivitäten zu verbessern. Es kommt jedoch nur allzu häufig vor, dass Unternehmen viel Zeit, Mühe und Geld in die Einrichtung eines PMOs investieren, nur um dann festzustellen, dass dieses keinen wirklichen geschäftlichen Mehrwert bietet, nicht den Bedürfnissen der Organisation entspricht oder von Mitarbeitern und Entscheidungsträgern nicht als relevante Geschäftsfunktion verstanden und identifiziert wird. Das bedeutet aber nicht, dass die Vorteile eines PMOs übertrieben sind. Sondern nur, dass Sie es richtig machen müssen, wenn Sie ein Projektmanagementbüro errichten.

Wir hoffen, dass die folgenden Überlegungen und Tipps Sie auf Ihrem Weg zur Einrichtung eines erfolgreichen PMO unterstützen.

Traditionell wird ein Projektmanagementbüro als „eine Gruppe oder Abteilung innerhalb eines Unternehmens, einer Regierungsbehörde oder eines Unternehmens definiert, die Standards für das Projektmanagement innerhalb der Organisation definiert und aufrechterhält“.

Das PMO ist daher eine prozessorientierte Organisationsfunktion mit der Verantwortung, einheitliche Methoden für Projekt- und Portfolio-bezogene Aktivitäten zu formulieren. Projektmanagementbüros stellen sicher, dass verschiedene Abteilungen, Geschäftsbereiche oder andere Unternehmensgruppen demselben Prozess folgen und dieselben Metriken für die Verwaltung der Projektabwicklung verwenden. Zusätzlich zur Festlegung solcher Standards sind PMOs oft für die Implementierung verantwortlich: Meist überwachen sie die Projektarbeit, um die Einhaltung der von ihnen implementierten unternehmensweiten PPM-Richtlinien zu kontrollieren.

Die Stellenbeschreibung des heutigen PMO hört hier jedoch selten auf. Als Verwalter standardisierter Praktiken und einheitlicher Arbeitsmethoden im gesamten Unternehmen fungiert das Projektmanagementbüro als „Bindemittel“, das Teams zusammenbringt. Im digitalen Zeitalter soll das PMO sicherstellen, dass verschiedene Abteilungen, Teams und Mitarbeiter dieselbe Sprache sprechen und reibungslos zusammenarbeiten.

Durch die Verbreitung von Best Practices, die Definition von Benchmarks, die Entwicklung von Bibliotheken mit gemeinsamem Wissen und internen Kommunikationswerkzeugen hat das Projektmanagementbüro die Befugnis und die Verantwortung, alle Teammitglieder auf eine gemeinsame Vision und gemeinsame Ziele auszurichten – und muss sicherstellen, dass diese Vision und Ziele tatsächlich der strategischen Ausrichtung des Unternehmens entsprechen.

Als funktionsübergreifende Einheit bietet das PMO einen umfassenden Überblick über alle Projektaktivitäten und kann die Arbeit projekt- und programmübergreifend koordinieren, um Probleme von Abhängigkeiten oder Konflikte zu vermeiden und den Wert auf Organisationsebene zu maximieren.

Ein Projektmanagementbüro ist eine Mehrzweckfunktion, die eine Vielzahl von Aufgaben und Pflichten übernehmen kann, die alle dazu beitragen, die Ausrichtung im gesamten Unternehmen zu verbessern. PMOs schaffen somit dauerhaften Wert für ihre Organisation. Die unmittelbar sichtbarste Auswirkung des PMO ist die Verbesserung der Projektausführung. Projektmanagementbüros optimieren den Projektabwicklungsprozess, um bestimmte Schwachstellen zu beseitigen, die Produktivität und Ressourceneffizienz zu verbessern, die Projekterfolgsrate zu erhöhen, die Markteinführungszeit zu verkürzen und so weiter. Das ist ein wertvoller Beitrag für sich. Zusätzlich zur operativen Verbesserung spielt ein PMO jedoch auch eine wichtige Rolle bei der strategischen Entwicklung der Projektaktivitäten.

Um die Ausrichtung zu fördern, muss sichergestellt werden, dass die Entscheidungsträger sich der betrieblichen Herausforderungen und Chancen bewusst sind – und umgekehrt, dass strategische Anweisungen auf allen Ebenen des Unternehmens bekannt sind und verstanden werden. Diese Projektauswahl und Priorisierung berücksichtigen die strategischen Ziele der Organisation und die Projekte sind darauf ausgerichtet, diese Ziele zu erreichen. Insgesamt gesehen macht ein Projektmanagementbüro die Projektaktivität nützlicher, indem es den Geschäftswert in den Vordergrund stellt. Und das verändert alles.

Von der Einrichtung eines Projektmanagementbüros wird erwartet, dass es eine Reihe von organisatorischen Vorteilen bietet, sodass sich die Initiative lohnt. Wie sollten Sie vorgehen? Ein guter erster Schritt ist es, Ihr „Traum“-PMO so genau wie möglich zu definieren.

Um zu bestimmen, wohin es gehen soll, müssen Sie Ihren Ausgangspunkt verstehen. Das heißt, die Funktionen, die Ihr Unternehmen einzigartig machen, die aktuelle Marktlandschaft und vor allem die Herausforderungen, denen es gegenübersteht. Um das zu verstehen, sollten Sie die Prozesse, Strukturen und Tools bewerten, die derzeit für die Verwaltung von Projekten und Projektportfolios genutzt werden. Machen Sie sich ein Bild von den aktuellen Handlungsweisen und Praktiken aller Teammitglieder. Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder und beschreiben Sie deren jeweilige Rollen und Verantwortlichkeiten. Finden Sie heraus, wie Entscheidungen getroffen und kommuniziert werden, und identifizieren Sie die Mechanismen zur Problemlösung. Versuchen Sie, ein Gefühl für den allgemeinen PPM-Reifegrad der Projektteams zu bekommen.

Des Weiteren müssen Sie auch Parameter berücksichtigen, die über den Bereich der Projektaktivität als solche hinausgehen. Zum Beispiel die Unternehmenskultur insgesamt (z. B. eher digital- oder kontrollorientiert), ihre Form und Struktur (dezentralisiert oder integriert, Matrix oder Vertikal usw.) und sogar das politische Klima. Möglicherweise müssen Sie auch branchenspezifische Faktoren berücksichtigen. Je nach Geschäftsbereich kann die Aktivität Ihres Unternehmens mehr oder weniger von bestimmten Kräften beeinflusst werden – wie z. B. hohen behördlichen Anforderungen, Abhängigkeit von kapitalintensiven Vermögenswerten, Schwankungen der Rohstoffpreise usw.

Insbesondere müssen Sie genau verstehen, mit welchen Anforderungen, Einschränkungen und Hindernissen Ihre Organisation und ihre Projekte konfrontiert sind. Das sind die Grenzen, innerhalb derer Sie operieren können. Sie definieren die Wettbewerbsbedingungen für Ihr zukünftiges Projektmanagementbüro. Aus diesem Grund ist es generell empfehlenswert, sich auf das Negative zu konzentrieren. Finden Sie die Frustrationen, Probleme, Leistungslücken, täglichen Probleme und Blocker heraus, die Ihre Teams belasten. Machen veraltete Tools die Leute verrückt? Beeinträchtigt eine übermäßige Arbeitsbelastung auf einer Abteilungsebene die Produktivität? Beeinträchtigt eine schlechte Kostenverfolgung und -verwaltung das Geschäft? Ist es dringend geworden, gezielte Schmerzpunkte zu lösen? Gibt es einen bestimmten Bereich des Projektmanagements, den Sie verbessern möchten?

Um dieses Verständnis zu erreichen, können Sie die Projektaktivität direkt beobachten und den Verlauf und die Ergebnisse früherer Initiativen analysieren, Mitarbeiterbefragungen durchführen, um Ideen und Feedback zu sammeln, Projektteams und andere an Projektaktivitäten beteiligte Stakeholder treffen – sowohl interne als auch externe – , um deren Erwartungen zu verstehen.

Die vorläufige Zuordnung der Erwartungen hilft Ihnen dabei, ein Projektmanagementbüro einzurichten, das auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Die Möglichkeiten sind grenzenlos.

Einige PMOs mit beschränktem Anwendungsbereich konzentrieren ihre Maßnahmen auf einen bestimmten Bereich (z. B. eine wichtige Geschäftseinheit oder die IT-Abteilung), während andere die gesamte Organisation abdecken. Enterprise PMO-Hubs haben in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen, insbesondere für größere Unternehmen.

Einige Projektmanagementbüros konzentrieren sich auf die Ausführung und bevorzugen einen sehr praktischen Ansatz, andere konzentrieren sich eher auf die Formalisierung der Strategie auf einer höheren Ebene.

Einige werden das Bedürfnis verspüren, Richtlinien zu formalisieren und durchzusetzen, während andere versuchen werden, Teams zu stärken und die Mobilität zu fördern, eine unterstützende Rolle zu spielen, die Entwicklung von Fähigkeiten oder die kontinuierliche Verbesserung zu fördern oder die Zusammenarbeit zu verbessern.

In bestimmten Fällen kann sich die Mission des Projektmanagementbüros auf eine gezielte Facette von PPM konzentrieren – beispielsweise die Optimierung der Zuweisung von Projektressourcen, um maximale Auslastung und Kosteneffizienz sicherzustellen, oder die Sicherstellung, dass der Projektauswahlprozess konsequent zum Start von strategiekonformen, ertragsstarken Initiativen führt.

Wie Sie sehen, gibt es nicht nur ein Modell für ein Projektmanagementbüro. Es liegt an jeder einzelnen Organisation, zu definieren, welche Art von PMO ihren spezifischen Anforderungen und Herausforderungen am besten entspricht.

Basierend auf Ihrer ersten Analyse und den von Ihnen identifizierten Anforderungen haben Sie jetzt eine Vorstellung davon, wohin es gehen soll. Sie können mit der Erstellung eines Aktionsplans beginnen, um Ihre Vision zu verwirklichen und das gewünschte Projektmanagementbüro zu erstellen.

Legen Sie den Umfang der Aufgaben Ihres zukünftigen PMO fest: Einflussbereich, Art der Aufgaben, Verwaltungsstruktur und Stakeholder, auf die es reagieren sollte. Versuchen Sie herauszufinden, wie es täglich mit den Projektbeteiligten interagieren soll, um einen maximalen Wert für sie zu schaffen.

In dieser Phase sollten Sie auch ermitteln, was Ihr Projektmanagementbüro benötigt, um eine optimale Leistung zu erzielen – beispielsweise die Einstellung neuer Mitarbeiter mit gezielten Fähigkeiten oder die Anschaffung von PMO-Tools. Professionelle PPM-Software ist normalerweise eine Voraussetzung für ein erfolgreiches PMO. PPM-Tools konsolidieren alle Ihre Daten, um einen Überblick über die Projektaktivitäten zu erhalten und Informationssilos aufzubrechen. Funktionen der Automatisierung befreien Projektteams von administrativen Aufgaben und minimieren das Risiko menschlicher Fehler. Strukturierte Workflows helfen dabei, das Projektmanagement in jedem Schritt und jeder Phase des Projektlebenszyklus zu optimieren. Analytics- und Data Intelligence-Funktionen helfen dabei, die Informationen sinnvoll zu nutzen und intelligente Entscheidungen zu treffen. Kurz gesagt, eine Projektportfolio-Management-Lösung ist auf jeden Fall eine Überlegung wert.

Werkzeuge und Kompetenzen sind wichtig, das ist eine Tatsache. Der entscheidende Faktor beim Erstellen eines Projektmanagementbüros ist jedoch die Einbeziehung der Mitarbeiter.

Ohne ein Minimum an Unterstützung durch Führungskräfte wird Ihre Initiative wahrscheinlich nicht sehr weit kommen. Sie benötigen allermindestens die finanziellen Mittel für die Infrastruktur, Tools und das Personal Ihres PMO. Dies bedeutet, dass Sie sich das Buy-In Ihrer Geschäftsleitung sichern müssen. Sie müssen einen Business Case erstellen, um zu demonstrieren, warum es sich lohnt, in Ihre Initiative zu investieren, und wie sie eine Rendite erzielt. Zu diesem Zweck sollten Sie Metriken erstellen, mit denen der Fortschritt im Laufe der Zeit demonstriert werden soll.

Die gute Nachricht ist, dass dieselben Metriken und Analysen auch verwendet werden können, um den Rest Ihrer Stakeholder an Bord zu bringen. Zusätzlich zu den Entscheidungsträgern müssen Sie alle Projektbeteiligten sowie die wichtigsten Manager (in HR, Beschaffung, IT usw.) überzeugen, mit denen sich Ihr Projektmanagementbüro befassen muss. Ihre Unterstützung wird entscheidend zum Erfolg Ihres PMO beitragen. Daher ist es wichtig, die Gründe für Ihre Initiative, die Dienstleistungen, die das Projektmanagementbüro anbieten wird, die Probleme und Hindernisse, die es lösen soll, klar zu erläutern. Veranschaulichen Sie die erwarteten Verbesserungen, indem Sie sich auf die Beseitigung von Schmerzpunkten konzentrieren. Wenn Sie den Leuten sagen, dass Sie ihre lästigsten Probleme beseitigen werden, ist dies normalerweise eine großartige Möglichkeit, die Massen zufriedenzustellen!

Einer der Hauptgründe, warum die Kommunikation des Mehrwerts Ihres Projektmanagementbüros so wichtig ist, besteht darin, zu vermeiden, was Gartner als „Zombie PMOs“ bezeichnet hat. Möglicherweise sind Sie irgendwann schon einmal auf eines gestoßen. Die Rolle dieser PMOs beschränkt sich normalerweise auf die der Verwaltung des Zeitplans. Ihnen fehlt Autorität und sie kämpfen darum, gehört zu werden. Sie sind „da“, erbringen aber keine messbaren Verbesserungen für das Geschäft.

Meistens ist diese traurige Situation nicht das Ergebnis eines intrinsischen Mangels an Kompetenz. Sondern ein Zeichen dafür, dass das PMO nicht in der Lage ist, auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens zu reagieren oder seinen Stakeholdern zu demonstrieren, was es für das Unternehmen tut.

Einfach „nur ein PMO zu haben“, reicht nicht aus. Sie müssen sicherstellen, dass das einzurichtende Projektmanagementbüro tatsächliche Auswirkungen hat. Das ist der Schlüssel zum Überleben.

Immer mehr große und kleine Organisationen erkennen die Verlockung eines PMO und wollen eines einrichten. Sie haben gute Gründe dafür: Von einer verbesserten Liefereffizienz bis hin zu einer aufschlussreicheren strategischen Planung hat ein PMO viel zu bieten.

Damit Ihr PMO jedoch wirklich Wert für Ihr Unternehmen schafft, müssen Sie es richtig machen. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Art eines PMOs erstellen, das zu Ihrem Unternehmen passt, und die einzigartigen Herausforderungen bewältigt. Dazu gehört auch, dass alle Beteiligten an Bord sind, vom Projektteam bis zum Sponsor auf C-Ebene.

Die Errichtung einer neuen Funktion von Grund auf ist selten ein einfaches Unterfangen, aber unter dem Strich lohnt es sich auf jeden Fall, ein erfolgreiches PMO zu haben.

 

Empfohlene Lektüre:

• PMO-Setup-Kit
• Wie kann ein Projektmanagementbüro die organisatorische Effektivität verbessern?
• Die Rolle des PMOs im Projektportfolio-Management