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Wie Sie Unwägbarkeiten in Projekten begegnen?
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
- Unsicherheiten in Projekten sind unvermeidbar. Sie können sicher davon ausgehen, dass bei der Projektbearbeitung Ungeplantes und Unerwartetes geschehen wird.
- Spezialisten im Projektmanagement können Unsicherheiten minimieren, indem sie detaillierte Informationen zu ihrer Projektpipeline gewinnen und mögliche Risiken einplanen.
- Dennoch lassen sich Risiken und Unsicherheiten nie ganz ausschließen. Die beste Strategie könnte deshalb sein, sie zu akzeptieren.
Haben Sie jemals von einem Unternehmen gehört, das angibt, 100 % seiner Projekte erfolgreich abzuschließen? Wir nicht. Und wir befassen uns bereits seit geraumer Zeit mit Projektportfoliomanagement (Genau genommen seit Jahrzehnten.).
Egal, wie viel Engagement Unternehmen auf der ganzen Welt in ihre Projekte investieren, sie haben immer noch mit Hindernissen und Problemen zu kämpfen, die den erwarteten Nutzen ihrer Investitionen in Projekte verhindern oder verzögern. Talentierte Mitarbeitende, motivierende Führung, eine Ausstattung mit Tools auf aktuellem Stand, bewährte Prozesse, und Best Practices können allerdings helfen, Risiken bis zu einem gewissen Grad zu reduzieren und zu vermeiden. Aber auch dann kommen immer wieder unvorhergesehene Ereignisse dazwischen, an denen Projekte möglicherweise scheitern. Wie können PPM-Experten diese Unwägbarkeiten und Unsicherheiten bewältigen?
In Projekten arbeiten normalerweise eine ganze Reihe sehr unterschiedlicher Beteiligter zusammen. Projekte werden initiiert, um Marktchancen zu nutzen oder um Probleme zu lösen, die durch externe Faktoren verursacht wurden. Das bedeutet, dass der Erfolg jedes Projektes von einer Reihe von Bedingungen abhängt, die erfüllt werden müssen. Mit anderen Worten, Projekte sind naturgemäß einer Vielzahl verschiedener, interner oder externer Risiken ausgesetzt: Unternehmensrisiken, Risiken, die eingesetzte Technologie mit sich bringt, marktbedingte oder regulatorische Risiken und weiteren.
Zu den wichtigsten Aufgaben der Projektmanager zählt es, einen Weg aufzuzeigen zur erfolgreichen Fertigstellung und Übergabe von Projekten. Dazu müssen sie einen Arbeits- und Zeitplan für die verschiedenen, im Projekt anstehenden Aufgaben und Aktivitäten erstellen. Die ursprünglichen Annahmen, auf denen diese Planung basiert, können sich jedoch als fehlerhaft erweisen. Kostenschätzungen können von der Realität abweichen oder die Situation kann sich im Laufe der Projektbearbeitung unerwartet verändern.
Zwar kann kein Projektmanager Unsicherheiten vollkommen beseitigen, sie lassen sich aber mit einigen Maßnahmen verringern. Zunächst ist es empfehlenswert, für mehr Transparenz im Unternehmen und in den Projekten zu sorgen. Sie sollten sämtliche relevanten Beteiligten und Endanwender in die Auswahl, die Anbahnung und die Planung Ihrer Projekte einbeziehen, damit Sie die Faktoren detailliert verstehen, die Ihr Projekt unterstützen oder behindern und die Sie berücksichtigen müssen. Außerdem sollten Sie auch den Tools, Anlagen und Gesamtkapazitäten, die Sie zur Fertigstellung eines Projekts nutzen wollen, etwas Aufmerksamkeit schenken. Vorab zu wissen, dass dieser oder jener Teil Ihres Equipments diese oder jene spezifischen Bedingungen benötigt, um zu funktionieren, oder dass Sie mit bestimmten technischen Risiken rechnen müssen, kann viel dazu beitragen, unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Und schließlich ist auch ein vollständiger Überblick über alle anderen, derzeit laufenden oder kurz bevorstehenden Programme und Projekte im Unternehmen sehr hilfreich. Meist teilen sich verschiedene Projekte gemeinsame Ressourcen, und Sie können anhand eines solchen Überblicks über das gesamte Unternehmen mögliche Ressourcenkonflikte leichter erkennen.
Sobald Sie Ihr Projekt und sein Umfeld vernünftig einschätzen können, sollten Sie alle identifizierten Risiken auflisten und in einem umfassenden Verzeichnis zusammenfassen. Zu jedem Risiko sollten Sie die Wahrscheinlichkeit, dass es eintritt, und den Schweregrad seiner möglichen Auswirkungen vermerken. Mit diesem Wissen um die Risiken, die Ihr Projekt birgt, können Sie die Unsicherheiten insgesamt reduzieren und besser und schneller reagieren, wenn benannte Probleme tatsächlich auftreten sollten.
Warum Projektmanager Unsicherheiten akzeptieren sollten (und wie das geht)?
Sie können Unsicherheiten mit einem System zur Risikoerkennung und einem Notfallplan deutlich reduzieren, jedoch niemals sämtliche Risiken in Ihren Projekten eliminieren. Daher können PPM-Experten solche Unsicherheiten ebenso gut akzeptieren und lernen, damit umzugehen und zu leben.
Es wäre irrsinnig, einen Projekt- und Zeitplan als in Stein gemeißelt zu betrachten. Die Welt verändert sich von Minute zu Minute. Unternehmen entwickeln sich, Märkte wandeln sich beständig und jede Verzögerung in den aufeinander folgenden Aufgaben bei der Fertigstellung eines Projektes kann unvorhergesehene Auswirkungen haben. Kunden oder Projekteigner können ihre Meinung ändern und die Anforderungen an das Projekt über Nacht verändern.
Kostenschätzungen und Pläne für das Risikomanagement sind wichtig, aber nicht alles. Es wird immer Veränderungen geben, egal, was Sie tun. Daher können Sie sich ebenso gut darauf vorbereiten, auf Unerwartetes zu reagieren. Projektmanager und PMOs sollten Anpassungsfähigkeit fördern und kultivieren. Sie sollten flexible Methoden unterstützen, beispielsweise indem sie agile Projektmanagement-Frameworks einführen. Beim Management von eher langfristigen und komplexen Projekten könnte es sich als gute Idee erweisen, mit den Teilen zu beginnen, die das größte Risiko bergen. Und schließlich ist eine umfassende Kommunikation mit den Stakeholdern eine wesentliche Voraussetzung für die erfolgreiche Bewältigung von Unsicherheiten in Projekten. Projekt- und Produkteigner, verantwortliche Führungskräfte und Mitglieder des Projektteams sollten jederzeit über den aktuellen Projektfortschritt und -status informiert sein – selbst dann, wenn einiges nicht läuft wie geplant. Eine agile Kultur im Unternehmen zu pflegen, ist das beste Mittel. Damit verstehen alle Beteiligten besser, dass sich Unsicherheiten nicht vermeiden lassen. Und sie können schneller und intelligenter auf unerwartete Ereignisse reagieren.
Weiterführende Informationen über Risikomanagement und Agilität finden Sie hier:
- Wer nutzt heute die agile Methodik?
- Effectively Monitoring Project Risks
- Welches sind die wesentlichen Probleme im Projektportfoliomanagement?
Benoît Boitard
Benoît ist seit 2020 stolzes Mitglied des Marketingteams von Sciforma. Durch zahlreiche Berufserfahrungen als Berater für digitale Strategien, sowohl in aufstrebenden Start-up-Unternehmen als auch in großen Unternehmen, besitzt er ein umfassendes Verständnis des Projektmanagements in sowohl traditionellen als auch agilen Arbeitsumgebungen.